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審核員在審核中會(huì)接觸到各種行業(yè)的不同企業(yè)，因管理模式、理念存在差異，每個(gè)企業(yè)也有著各自不同的管理特色。很多人說(shuō)到現(xiàn)場(chǎng)審核，就會(huì)想到準(zhǔn)備大堆的文件，就是翻閱文件，查找手冊(cè)、記錄……在新版的ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中，取消了“質(zhì)量手冊(cè)”的要求，而更加關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)控制、領(lǐng)導(dǎo)力等問(wèn)題。這就對(duì)審核員有了更高的要求。
那么，怎樣才能快速準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理中的薄弱環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)增值審核，是每個(gè)審核員以及受審企業(yè)需要關(guān)注的課題。今天，想就大家一起來(lái)分享一下現(xiàn)場(chǎng)審核那些事
一、審核員，不是材料復(fù)印員
有同行曾總結(jié)道：審核員，不是材料收集員，更不是復(fù)印員！審核是基于審核準(zhǔn)則的一種現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估，現(xiàn)場(chǎng)審核要依據(jù)審核準(zhǔn)則，對(duì)審核證據(jù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，不能只收集，不做評(píng)價(jià)。在實(shí)際審核過(guò)程中，有的審核員的檢查表的記錄中附有大量復(fù)印件，甚至復(fù)印件頁(yè)數(shù)大大超過(guò)手寫(xiě)記錄的頁(yè)數(shù)。為什么會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象呢？
原因一：專(zhuān)業(yè)審核員不具備專(zhuān)業(yè)能力
雖然認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)審核員均進(jìn)行了相應(yīng)的評(píng)價(jià)，對(duì)審核員的學(xué)歷和工作經(jīng)歷也提出了要求，但是有的專(zhuān)業(yè)審核員只有專(zhuān)業(yè)代碼，卻沒(méi)有專(zhuān)業(yè)能力，其審核水平、專(zhuān)業(yè)水平、文字表達(dá)水平等明顯地不能滿(mǎn)足要求。
原因二：責(zé)任心欠缺
有的審核員對(duì)收集到的證據(jù)不加分析就直接復(fù)印附上，顯然，這些都是審核員自身的責(zé)任心問(wèn)題。審核員現(xiàn)場(chǎng)取證時(shí)，責(zé)任心如果再?gòu)?qiáng)一點(diǎn)，工作再細(xì)心一點(diǎn)，是能夠發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，進(jìn)而能夠給受審核方提出一些有益的建議及改進(jìn)意見(jiàn)。
原因三：機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避
認(rèn)證機(jī)構(gòu)在對(duì)審核員進(jìn)行評(píng)價(jià)，以及年度教育時(shí)都會(huì)對(duì)審核員提出要求，現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)盡量不大量復(fù)印材料，只是為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，才不得不復(fù)印留存一些必要的材料。但是實(shí)際操作中難免會(huì)存在一些問(wèn)題。
原因四：評(píng)定人員素養(yǎng)不足
有時(shí)，機(jī)構(gòu)案卷評(píng)定人員會(huì)走神，開(kāi)出“烏龍”的審定意見(jiàn)，審核員為了避免不必要的麻煩，就把檢定證書(shū)的原件核實(shí)后復(fù)印附上。
復(fù)印一大堆資料，浪費(fèi)資源且不說(shuō)，審核員和受審核方忙于復(fù)印資料，是否能有足夠的精力和時(shí)間關(guān)注受審核方體系運(yùn)行的有效性，關(guān)注審核的有效性呢？
二、現(xiàn)場(chǎng)審核中的“六要”
在審核實(shí)踐中，有人總結(jié)出以下需要注意的環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)稱(chēng)現(xiàn)場(chǎng)審核中的“六要”。
1.要關(guān)注國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其他要求
審核員不可能對(duì)所有被審行業(yè)的專(zhuān)業(yè)都熟悉，即使是專(zhuān)業(yè)審核員在審專(zhuān)業(yè)范圍內(nèi)的企業(yè)時(shí)，也可能遇到許多不熟悉的情況，畢竟同行業(yè)內(nèi)不同的產(chǎn)品會(huì)產(chǎn)生許多不同的標(biāo)準(zhǔn)和工藝。
審核中可關(guān)注以下問(wèn)題：
企業(yè)最終檢驗(yàn)規(guī)范是否已充分考慮了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檢測(cè)內(nèi)容，有否遺漏出廠(chǎng)批次檢驗(yàn)必須做到的檢測(cè)項(xiàng)目；
檢測(cè)方法是否與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定一致；
是否實(shí)施了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的型式實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目，并能出具檢測(cè)合格的證據(jù)。
2.要關(guān)注產(chǎn)品、工藝、設(shè)備或檢測(cè)方法和檢測(cè)點(diǎn)的變化
產(chǎn)品工藝設(shè)備或檢測(cè)方法和檢測(cè)點(diǎn)的變化往往會(huì)帶來(lái)控制參數(shù)或條件的變化。如事先策劃和驗(yàn)證不充分，往往會(huì)引起質(zhì)量的波動(dòng)。因此審核員在審核中應(yīng)關(guān)注是否有上述情況發(fā)生，以及變化后控制措施的策劃情況。由此也可以比較清楚地評(píng)估企業(yè)質(zhì)量管理體系策劃能力及控制的有效性。
3.要關(guān)注特殊、關(guān)鍵過(guò)程控制的有效性
特殊、關(guān)鍵過(guò)程控制的水平不僅是對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的重要反映，也是對(duì)企業(yè)質(zhì)量控制能力的一個(gè)重要反映。
審核員在審核過(guò)程應(yīng)充分關(guān)注：特殊過(guò)程有否被識(shí)別，或未按特殊過(guò)程控制要求加以管理及控制的有效性。
4.要關(guān)注不合格品、退貨、返修、投訴反復(fù)出現(xiàn)的環(huán)節(jié)和改進(jìn)情況
觀察一個(gè)質(zhì)量管理體系對(duì)不合格品及投訴的改進(jìn)措施是對(duì)體系自我改進(jìn)、自我完善機(jī)制有效性的最好判斷方法之一。審核員在審核中不能只看內(nèi)審開(kāi)了多少個(gè)不符合項(xiàng)以及不符合項(xiàng)是否已糾正，而是要關(guān)注對(duì)反復(fù)出現(xiàn)不合格和投訴的處理。
5.要關(guān)注受審核方與國(guó)際、行業(yè)先進(jìn)生產(chǎn)方式、發(fā)展動(dòng)態(tài)的差距
專(zhuān)業(yè)審核員對(duì)國(guó)際先進(jìn)生產(chǎn)方式以及動(dòng)態(tài)的介紹，有時(shí)會(huì)給受審核方帶來(lái)新的思路或啟發(fā)。
6.要關(guān)注企業(yè)效益及質(zhì)量成本、推動(dòng)企業(yè)以管理出效益
企業(yè)管理者最關(guān)注的問(wèn)題一般不外乎“效益”與“風(fēng)險(xiǎn)”，審核員如能多從效益與風(fēng)險(xiǎn)出發(fā)實(shí)施審核，就會(huì)達(dá)到增值審核的效果，受到企業(yè)的歡迎。
三、現(xiàn)場(chǎng)審核中的“四不要”
1.不要局限在企業(yè)提供的資料里
在為實(shí)習(xí)審核員驗(yàn)證時(shí)發(fā)現(xiàn)，個(gè)別審核員在尋找證據(jù)時(shí)往往將自己局限在受審核方提供的資料范圍內(nèi)，這樣的審核難以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。審核員在現(xiàn)場(chǎng)必須多看、多問(wèn)、多想，不能僅依據(jù)對(duì)方提供的資料實(shí)施審核。
2.不要輕易開(kāi)具不符合報(bào)告
審核員在正式開(kāi)出不符合報(bào)告前，應(yīng)聽(tīng)取各個(gè)層面的意見(jiàn)。審核員出具書(shū)面不符合報(bào)告一定要慎重，出具前應(yīng)與企業(yè)各層充分溝通，全面了解。而如果不符合事實(shí)確實(shí)存在，且對(duì)受審核方意義重大，即使受審部門(mén)或企業(yè)有爭(zhēng)議，審核組仍應(yīng)堅(jiān)持原則開(kāi)不符合報(bào)告。
3.不要只看書(shū)面文件
對(duì)相關(guān)授權(quán)機(jī)構(gòu)出示的報(bào)告，審核員應(yīng)予以尊重和認(rèn)可，但是現(xiàn)場(chǎng)所見(jiàn)所聞與報(bào)告的結(jié)論明顯不一致時(shí)，審核員應(yīng)細(xì)心觀察，深入調(diào)查，以減少審核風(fēng)險(xiǎn)。
4.不要一味追求形式
一個(gè)好的管理體系應(yīng)該“簡(jiǎn)單”、“有效”。特別是生產(chǎn)企業(yè)，他們應(yīng)注重生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，而個(gè)別審核員過(guò)于追求形式上的“管理方法完美”，或?qū)⑵渌髽I(yè)的模式生搬硬套強(qiáng)加給企業(yè)，對(duì)一些簡(jiǎn)單的過(guò)程也要制定繁雜的方法加以控制，導(dǎo)致企業(yè)浪費(fèi)管理成本。
四、如何做好現(xiàn)場(chǎng)審核記錄
審核記錄是審核員在現(xiàn)場(chǎng)審核中的一項(xiàng)基本工作，審核記錄的好壞，不僅直接關(guān)系到一次質(zhì)量管理體系審核的質(zhì)量，也體現(xiàn)了一名審核員把握現(xiàn)場(chǎng)審核的能力。那么如何做好現(xiàn)場(chǎng)審核記錄，提高審核質(zhì)量呢？
在每一次的審核中，我們會(huì)接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準(zhǔn)則有關(guān)，但也有的信息與審核目的、范圍、準(zhǔn)則無(wú)關(guān)，后者不是審核證據(jù)，前者如果未經(jīng)證實(shí)也不是審核證據(jù)，凡是不屬于審核證據(jù)的信息則是不需要記錄的。因此，審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)的記錄應(yīng)堅(jiān)持以下原則：
1.反映抽樣量
審核是通過(guò)適當(dāng)?shù)某闃舆M(jìn)行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀察了多少活動(dòng)、產(chǎn)品實(shí)物、工作現(xiàn)場(chǎng)等。適當(dāng)?shù)某闃樱褪菍徍怂@得的樣本量對(duì)總體應(yīng)有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。
為表明抽樣量對(duì)審核結(jié)論和認(rèn)證決定的支持，審核員在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)應(yīng)首先詢(xún)問(wèn)抽樣對(duì)象在審核期內(nèi)的總量，再根據(jù)3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細(xì)記錄，以明確反映審核抽樣的情況。
2.有可重現(xiàn)、可追溯性
證據(jù)的一個(gè)重要屬性是“真實(shí)”性，審核記錄所反映的審核證據(jù)必須是真實(shí)存在的，具有可重現(xiàn)性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。
因此，審核員在現(xiàn)場(chǎng)審核中與員工、其他人面談時(shí)，要記下有關(guān)人員的姓名、所屬部門(mén)；審核文件、記錄時(shí)，要記下有關(guān)文件名稱(chēng)、記錄的編號(hào)；檢查儀器、設(shè)備時(shí)，要記下有關(guān)儀器、設(shè)備的編碼/編號(hào)。
3.要適度簡(jiǎn)明扼要
實(shí)際審核經(jīng)驗(yàn)告訴我們，現(xiàn)場(chǎng)審核必須嚴(yán)格控制記錄的時(shí)間，以便能利用更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行審核調(diào)查。
