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1、目的
對采購過程進行有效控制，確保采購的產品符合規(guī)定的要求。
2、適用范圍
公司對原輔材料的采購過程，包括對相應供應商的選擇評價。
3、職責
3.1總經理負責對合格供應商的批準。
3.2采購部負責采購管理：
3.2.1對供應商的選擇、調查、評價及編制合格供應商名錄；
3.2.2負責采購合同的簽署及訂單的下發(fā)；
3.3質量部對采購商品的質量驗證。
3.4相關部門配合上述各部門開展此項工作。
4、定義
無
5、工作流程
5.1供應商的分類
A類供應商——原料和輔料、與食品接觸材料的工業(yè)品和經加工的農產品的供應商。
B類供應商——其他供應商。
5.2供應商的選擇與評價
5.2.1 A類供應商由相應采購部門負責對供應商進行調查，填寫《供應商調查表》。
A類供應商要調查及收集資料的內容包括但不限于以下方面：
a） 營業(yè)執(zhí)照及相關的許可證如衛(wèi)生證等；
b） 主要產品類型以及產能、報價；
c） 人員、技術、設備設施的現(xiàn)狀；經營歷史和市場信譽、企業(yè)形象等。
d） 質量、食品安全管理體系認證證書（必要時或顧客有需求時）；
e） 其他資格能力證明；
f） 樣品。
B類供應商調查其是否有固定的農產品來源或生產基地，固定經營地址，并且在過往的供貨歷史中沒有不良記錄。
5.2.2 供應商資料收集齊全后，由采購負責人組織有關部門（如運營部、運營部）等進行評價，評價結果填入《供應商評價/再評價表》，經采購部門負責人審核，總經理或其授權人批準后成為合格供應商。
評價方式可以采用以下一種或多種方法進行：
a） 對供方的相關經驗進行評價；
b） 對供方的產品質量、價格、交貨情況及品質處理情況進行評審；
c） 對供方管理體系進行審核驗證其按要求提供所需產品的能力；
d） 調查供方的顧客滿意度；
e） 調查供方的財務狀況、服務和支持能力。
5.2.3選擇供應商的基本原則
a） 供應商須是所供應產品的生產商戶或其指定的代理商。
b） 供應商須提供一定時限的合理的保持服務，并有能力提供保證。
c） 對長期一直品質良好，交貨期穩(wěn)定準時，信譽良好，服務優(yōu)良的供應商，優(yōu)先選擇。
d） 在相同條件下，優(yōu)先選擇獲得HACCP、ISO9001、ISO14000認證的供應商。
e） 選擇3家以上的相同采購對象的供應商，對其物資的質量、價格、服務等進行綜合比較。
f） 提供必要的售后服務，大型系統(tǒng)解決方案應提供上門安裝調試、培訓等服務，否則應有相關的等價補償包括退換貨等。
5.2.4所有評價合格的供應商都列入《合格供應商名錄》，在有采購需求時使用。
5.2.5 采購部門應根據公司發(fā)展的需要，不斷擴大供應商隊伍，為采購提供更大選擇空間。
5.2.6已有的供應商應在適當時機保持再評價，填寫《供應商再評價記錄》，確保其持續(xù)合格的供應能力：
a） 每年應進行一次再評價；
b） 當出現(xiàn)嚴重的質量不合格時進行。
c） 如果連續(xù)二次出現(xiàn)供應不合格，應取消其合格供應商資格。
5.2.7 C類采購品的供應商根據了解樣品或實物，以及報價單、品牌效應在采購前對其進行能力、質量和價格方面評價比較，不做資質評價。
5.2.8 顧客供料或由顧客指定的采購不作供方評價，但應將供方表現(xiàn)及時反饋給顧客。
5.3 采購計劃和實施
5.3.1 A類供應商：每周由物資需求部門編制《采購單》，交采購部門，由其審核匯總并咨詢其他相關部門和倉庫情況，確定采購需求，經副總經理以上管理人員批準后，集中采購。
5.3.3應急采購：對于急用物資，由需求部門編制《采購單》并附錄請購報告，經副總理批準后，由采購部門按要求采購。
5.3.4填寫《采購單》須充分表述采購對象的信息，如產品或服務名稱、規(guī)格/型號、數量、價格、交付方式、質量要求。
5.3.5 A/B類采購品只能選用《合格供應商名錄》中的供應商提供，如果不能從《合格供應商名錄》選取擇合格供應商，應執(zhí)行5.2條的規(guī)定，或由副總經理批準選用其他供應商。
5.3.6 A類采購品的采購，應與供方正式簽訂《采購合同》編制訂購單由供方確認并出具送貨清單。適用時，合同應明確采購物資的名稱、型號、規(guī)格、數量、交貨期、產品或服務標準、檢驗規(guī)程或規(guī)范、圖樣及交貨方式和地點。
5.3.7 實施采購前，應向多個供應商進行產品調查才能決定采購。
5.3.8 每次采購活動結束，供應商均要出具發(fā)票和相應報銷憑證和質量保證書。
5.4采購商品的檢查和驗收
5.4.1采購員和質量部主管按《過程及產品監(jiān)視與測量程序》要求共同對采購產品進行驗收。合格的，由倉庫按《倉庫管理規(guī)定》的要求，對照請購單記載事項驗收入庫并出具入庫單，倉管和質量檢驗人員同時在入庫單上簽名。入庫單應記錄
a） 產品的名稱；
b） 規(guī)格/型號/顏；色
c） 數量；
d） 批號和生產日期或保質期等信息。
5.4.2 對于驗收發(fā)現(xiàn)的不合格，應標識并隔離后，通知采購部門與供方溝通處理，并記錄處理方式。處理方式包括退貨必要時進行應急采購和讓步接收。讓步接收應由生產廠長以上人員批準。
5.4.3當物料、工具、設備需在供方貨源處進行驗收時，由采購部組織相關人員按采購合同的有關規(guī)定進行驗證。
5.4.4即使經過顧客驗證或在供方進行驗證，不能免除上述驗證責任。
5.5 采購記錄的保持
采購記錄按《記錄控制程序》要求予以保持。
6、相關文件
過程及產品監(jiān)視與測量程序
倉庫管理規(guī)定
7、相關記錄
供應商調查表
供應商評價表
合格供應商名錄
采購單
進貨驗收單
