明確記錄的設置,記錄的充分性和必要性,記錄作為基礎性和依據(jù)性的數(shù)據(jù)，應盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結(jié)果。為此，食品企業(yè)既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。

　　記錄的規(guī)范化和標準化,記錄應做到規(guī)范化和標準化,清理廢除多余的,修改不適用的,沿用有價值的,增補必需的。
　　記錄的填寫要求和注意事項

　　記錄用筆要求,記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，這些筆能夠確保記錄不易褪色，不應用紅筆或鉛筆。另外，盡量選用不帶筆帽的記錄筆，以避免筆帽脫落或丟失而在生產(chǎn)中引入物理雜質(zhì)。

　　記錄的原始性和真實準確性,記錄要保持現(xiàn)場運作，如實、真實、準確地記載質(zhì)量信息，才能為有效地運行企業(yè)的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù)，因此，企業(yè)要教育QC、QA填寫記錄應實事求是、嚴肅認真，記錄不可以重新抄寫和復印，更不可加以修飾和裝點。

　　記錄的清晰準確,記錄的語言和用字都要規(guī)范，不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。既減少記錄人員的工作量，又能表達明確的意思，讓審核者或檢查人員一目了然。

　　筆誤的處理,記錄填寫出現(xiàn)筆誤是不可避免的，但不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋。正確的處理方法是：在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值，同時在旁邊進行簽名，并寫上日期。

　　空白欄目的填寫,有些記錄在運作的情況下無內(nèi)容可填，此時空白欄目的填寫方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關注到這一欄目，只是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之;如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之，但不可以用省略號或波浪線。

　　簽名要求,記錄中會包含各種類型的簽名，有現(xiàn)場操作后的簽名，有認可、審定、批準等簽名，這些簽名都是權(quán)限和相互關系的體現(xiàn)，是記錄運作中不可少的組成部分。企業(yè)應將簽名加以備案，并規(guī)定簽名權(quán)限。如簽名有省略或以其他語言文字代替，則應在備案中加以特殊說明。

　　記錄的管理和控制

　　記錄的標識 應具有惟一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內(nèi)容應包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁號等。

　　記錄的儲存和保管 記錄應當按照檔案要求立卷保管。記錄的保管由專人或?qū)ｉT的主管部門負責，應建立必要的保管制度，保管方式方便檢索和取用，保管環(huán)境要適宜可靠。同時針對不同要求確定各類記錄的保存期限。

　　記錄的檢索 一項質(zhì)量活動往往涉及多項記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目。編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質(zhì)量活動的記錄能有一個整體的了解。最好將記錄的查閱納入計算機管理。

　　記錄的處置 超過規(guī)定保存期限的記錄，應統(tǒng)一進行處理，銷毀時應有企業(yè)文件記錄管理的相關部門簽發(fā)銷毀許可并有現(xiàn)場銷毀記錄。