審核記錄是收集審核證據(jù)并形成審核發(fā)現(xiàn)全過程的文字記載。
審核記錄是審核案卷中最重要的一部分,它是認(rèn)證機(jī)構(gòu)作出認(rèn)證決定的依據(jù)。需要時(如申請?zhí)幚怼Ⅱ?yàn)證審核證據(jù)),審核記錄可以為追溯提供事實(shí)憑證,也可以為下次審核方案的策劃提供參考,使審核的連續(xù)性得到保證。
為使審核記錄滿足以上要求,審核記錄應(yīng)包括足夠的細(xì)節(jié),使它能反映受審核方質(zhì)量管理體系的運(yùn)行情況,判斷認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中的各項(xiàng)要求是否得到有效實(shí)施。記錄中應(yīng)記有每個符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)和每個不符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù),用以支持認(rèn)證決定的判斷。
為此,審核員在審核過程中應(yīng)準(zhǔn)確地、公正地、簡潔而又清晰地記下所收集到的各種證據(jù),使記錄真實(shí)可靠。這是審核員的重要職責(zé),也是認(rèn)證行業(yè)對審核員的職業(yè)要求。熟練地作好記錄也是審核員的一種職業(yè)技能。審核記錄的好與壞,是衡量審核員水平的重要標(biāo)志。作不好審核記錄的審核員,由于他不能如實(shí)記錄收集的證據(jù),不能提供符合要求的、可信的審核報告,得不出可靠的審核結(jié)果,因此不能圓滿完成審核任務(wù)。所以,每個審核員從當(dāng)審核員第一天起,就應(yīng)重視作好審核記錄,并應(yīng)不斷努力提高自己的審核記錄水平。那種不重視審核記錄的品質(zhì),在考核審核員時,不把審核記錄水平作為重要考核內(nèi)容等種種輕視審核記錄的做法,都是不利于提高審核水平的。
在審核資料的評審過程中會發(fā)現(xiàn),目前有少數(shù)審核記錄由于審核水平、專業(yè)水平、語文水平。文字書寫水平等諸多原因,明顯地不能滿足要求。這種情況,應(yīng)引起認(rèn)證界的足夠重視。
分析審核記錄中存在的問題,表現(xiàn)是多種多樣的,無法—一表述,但其中有共性的主要問題可歸納為如下幾個方面:
一、記錄內(nèi)容偏離標(biāo)準(zhǔn)條款要求
審核記錄的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是被審核的標(biāo)準(zhǔn)條款要求取證的內(nèi)容,但是有時發(fā)現(xiàn)記錄內(nèi)容與審核條款要求有明顯偏離,其原因常常是審核員對標(biāo)準(zhǔn)條款的理解有偏離。
例如:過程的監(jiān)視和測量以(8.2.3)的審核記錄,記錄的是產(chǎn)品生產(chǎn)過程中產(chǎn)品過程檢測的內(nèi)容,明顯表明審核員對標(biāo)準(zhǔn)的理解錯誤,混淆了過程的監(jiān)視和測量(8.2.3)和產(chǎn)品的監(jiān)視和測量(8.2.4)兩條款的區(qū)別。
又如:產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃(7.1)條款的審核記錄中,只記有“生產(chǎn)任務(wù)是按合同由生產(chǎn)科按月下達(dá)”等,而沒有明確回答標(biāo)準(zhǔn)要求的四項(xiàng)策劃要求,看不出是否進(jìn)行了策劃,更看不出策劃是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定8.2.2和8.2.4條款的實(shí)施是根據(jù)7.1條款“產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃”結(jié)果進(jìn)行的,7.1條款運(yùn)行不到位,8.2.3和8.2.4條款的審核也缺少依據(jù),造成重要的審核內(nèi)容落空。
再如:生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制(7.5.1)的審核記錄,只簡單地繪了一個生產(chǎn)流程圖,而無條款要求的六項(xiàng)內(nèi)容。一個流程圖不能表明生產(chǎn)過程是否在受控狀態(tài)下進(jìn)行,不能表明工藝文件是否齊全,設(shè)備是否完好,生產(chǎn)過程中的監(jiān)視和測量是否正常進(jìn)行等各方面的情況。
上述記錄無法為認(rèn)證決定提供依據(jù),是不符合要求的。
二、記錄有事實(shí)無判斷
收集審核證據(jù)后,應(yīng)對照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評價、判斷,得出是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求的結(jié)論。有的審核記錄雖然記有大量事實(shí),但對事實(shí)是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求卻無判斷,無結(jié)論。
例如:監(jiān)視和測量裝置的控制(7.6)的審核,記錄中有抽查計(jì)量器具臺帳的情況,檢查計(jì)量儀器周期檢定的情況,還記有多種儀器的名稱、數(shù)量等,但沒有這些計(jì)量儀器的種類和精度是否能滿足產(chǎn)品檢驗(yàn)要求的記載。這就造成7.6的審核結(jié)果是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求無依據(jù)。
又如,對過程設(shè)備的審核,雖然記錄了大量的設(shè)備臺帳、設(shè)備維修年度計(jì)劃、月度計(jì)劃、維修記錄等情況,但這些生產(chǎn)設(shè)備的設(shè)置,以及它們的生產(chǎn)能力、加工精度是否能滿足產(chǎn)品的需要,記錄中沒有記載。這就使63b)的審核不能滿足要求,企業(yè)的設(shè)備管理是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求無結(jié)論。
三、記錄有判斷但無事實(shí)
?吹接械挠涗浿杏忻鞔_的“符合要求”的結(jié)論,但無事實(shí)依據(jù)。
例如:管理評審(5.6)的審核,記錄內(nèi)容是“管理評審內(nèi)容符合要求,詳見企業(yè)管理評審記錄。”這種記錄無法作為認(rèn)證決定的依據(jù)。因?yàn)榭床坏焦芾碓u審的輸人輸出內(nèi)容,無法判斷管理評審是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。“詳見管理評審記錄”這種話更是讓人無奈,管理評審記錄在受審核方,怎么去“詳見”。
又如,產(chǎn)品的監(jiān)視和測量(8.2.4)的審核,記錄內(nèi)容是“查閱了出廠檢驗(yàn)記錄,產(chǎn)品符合要求。”產(chǎn)品符合什么要求,出廠檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)是什么,檢驗(yàn)了多少項(xiàng)目,檢驗(yàn)的數(shù)據(jù)如何,檢驗(yàn)報告是否有產(chǎn)品檢驗(yàn)員簽字,檢驗(yàn)員是否有出廠檢驗(yàn)的資格等都需要有清楚的記載,沒有這些記錄,無法判定產(chǎn)品的監(jiān)視和測量是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求。
四、記錄中復(fù)印件過多
在審核過程中,收集到的審核證據(jù)有時抄寫很不方便,復(fù)印后作為記錄的附件是可以的。但有的審核記錄中附有大量復(fù)印件,甚至復(fù)印件頁數(shù)大大超過手寫記錄的頁數(shù)。
復(fù)印件是一種事實(shí)原件,復(fù)印件本身不能表明是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求,不加解釋不加引用說明的復(fù)印件是不能作為審核證據(jù)的。如審核中復(fù)印了不少產(chǎn)品出廠檢驗(yàn)報告,但報告中只有檢測結(jié)果,無出廠標(biāo)準(zhǔn)值。 這種報告不能作為產(chǎn)品出廠合格的證據(jù),必須同時附有出廠檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)才能給出判斷。
有的審核員還收集了本不應(yīng)收集的復(fù)印件。例如:把企業(yè)獲得CCC認(rèn)證證書的檢驗(yàn)報告(有的十幾頁、幾十頁,多的可達(dá)L百頁)全部復(fù)印后附在審核記錄中,這是很不合適的。質(zhì)量管理體系認(rèn)證只檢驗(yàn)企業(yè)是否有CCC證書就夠了,至于企業(yè)如何獲得CCC證書,不是質(zhì)量管理體系認(rèn)證的檢查范圍。
五、字跡潦草;不負(fù)責(zé)任
審核記錄不是為審核員自己個人留用的記錄,它是存檔給別人看的Q審核時邊審邊記,這要求記錄快一些,字跡有些潦草也是可以理解的。但是有的記錄,字跡不是一般的潦草,而是龍飛鳳舞,有時幾個人一起‘研究”都看不懂,無法辨認(rèn)。這種看不懂的記錄起不到記錄的效用,無法作為認(rèn)證決定的依據(jù)。有的審核員對別人看不懂自己的記錄不以為然。他們認(rèn)為別人看不懂記錄,是別人的問題,而不是自己的問題,這是一種對審核記錄不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。更有甚者,個別審核員有意用潦草無法辨認(rèn)的“天書”來掩蓋記錄中的問題,免除評審中的檢查,這種態(tài)度就更不好了。
六.缺少實(shí)際內(nèi)容的記錄
有極個別的審核記錄無具體內(nèi)容,這種記錄從頭到尾都看不出受審核方生產(chǎn)的是什么產(chǎn)品,看不出受審核方的生產(chǎn)過程是什么,看不到認(rèn)證范圍中描述內(nèi)容的實(shí)際過程情況。如審核記錄、8M4的審核記錄都籠統(tǒng)記錄成產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品檢驗(yàn)等,無產(chǎn)品名稱、無檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、無檢驗(yàn)記錄。這種記錄無法作為認(rèn)證決定的依據(jù),是無用的記錄。
分析上述六個方面的問題,其原因主要是:
1.審核員不熟悉標(biāo)準(zhǔn)各條款的要求,在現(xiàn)場審核過程中不會正確取證,造成記錄內(nèi)容偏離標(biāo)準(zhǔn);
2.審核員專業(yè)知識不足,記錄中有意無意回避實(shí)際專業(yè)內(nèi)容,造成記錄中有關(guān)專業(yè)內(nèi)容籠統(tǒng)、空洞,提供不出證據(jù);
3.審核員語言表達(dá)能力、文字書寫能力差,文句不通、詞不達(dá)意、輕重不分、主次不明,因而不能清晰、準(zhǔn)確地記錄取證的過程及結(jié)果;
4.工作不負(fù)責(zé)任、敷衍了事,審核不公正、不嚴(yán)格,致使記錄馬虎草率。
出現(xiàn)上述四方面原因不是偶然的,與目前的審核員管理制度有一定關(guān)系。
1.審核員的注冊考核只偏重標(biāo)準(zhǔn)條款的內(nèi)容,而對申請注冊人的語文水平、文字水平不考核。審核員的錄用單位也只審查審核員的注冊資格,對語言表達(dá)能力。文字書寫能力不考核,這就造成以記錄為主要工作手段的行業(yè),把關(guān)無門,放任自流,使得少數(shù)語文水平、書寫水平明顯不滿足要求的人員進(jìn)人了審核員的隊(duì)伍。
2.審核員對標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)偏重于條款的文字解釋,而對如何以標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行審核取證的能力缺乏培訓(xùn)及考核。這造成少數(shù)審核員只熟悉條款內(nèi)容而不熟悉如何取證。
3.由于少數(shù)審核員專業(yè)知識明顯不足,審核員的專業(yè)資格與其實(shí)際專業(yè)知識水平相差較大,造成審核過程中專業(yè)內(nèi)容的記錄粗糙、淡化、淺薄甚至錯誤。
4.未將記錄水平列入審核員業(yè)績考核的重要方面。記錄好壞,對審核員的工作開展及晉升無明顯影響,因此少數(shù)審核員忽視審核記錄,不重視提高記錄水平,敷衍了事,錯誤百出,屢錯不改,并不以為然。
為了提高認(rèn)證審核的可信性,提高審核的可靠性,認(rèn)證界應(yīng)十分關(guān)注審核記錄的品質(zhì),認(rèn)證界應(yīng)形成一種自上而下普遍重視記錄水平,認(rèn)真作好記錄的優(yōu)良行業(yè)作風(fēng),形成并保持認(rèn)真記錄的良好傳統(tǒng)。在審核員注冊、錄用、考核、培訓(xùn)等管理制度的各個環(huán)節(jié),應(yīng)確保審核員有符合要求的記錄能力,這是認(rèn)證界必須具備的行業(yè)技能,我們應(yīng)為此而不懈努力。