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【供應(yīng)商管理】積極面對供應(yīng)商審核

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-11-07  來源:食品供應(yīng)鏈管理  作者:食品論壇網(wǎng)友 胖瑤 原創(chuàng)分享
核心提示:作為飲料供應(yīng)商,公司每年面對的客戶審核基本在40+次,再加上公司擁有的體系證書的審核,平均下來,基本就是每周最少一次審核,寫一點自己迎接供應(yīng)商審核的經(jīng)驗。
  行業(yè):飲料
 
  主要產(chǎn)品:果蔬汁漿類飲料
 
  公司規(guī)模:200人以上
 
  作為飲料供應(yīng)商,公司每年面對的客戶審核基本在40+次,再加上公司擁有的體系證書的審核,平均下來,基本就是每周最少一次審核,寫一點自己迎接供應(yīng)商審核的經(jīng)驗。
 
1、確認審核老師的行程
 
  確認供應(yīng)商客戶(以下簡稱客戶)行程,主要包括確認來訪人員的數(shù)量,是否需要接送,確認這些目的,是為了做好接待工作,給審核老師一個初步好印象;
 
  然后要看一下審核老師來自于哪幾個部門,以便于準備審核資料的時候,有個側(cè)重點:一般客戶,會是質(zhì)量和采購作為主審老師,銷售陪同。再者有客戶會由自己專門的QA來審核;
 
  再有,客戶可能會指定第三方依據(jù)客戶自己的準則進行審核,這種審核就屬于比較嚴格的審核了,審核老師會配備各種審核工具:比如白手套、強光手電、磁鐵等等。
 
2、準備審核資料
 
  確認好審核老師的行程資料之后,要開始準備審核資料了,正常來說,每個客戶只針對自己的產(chǎn)品進行審核,資料也是圍繞這一塊進行確認驗證,所以要找客服或者銷售確認客戶采購的產(chǎn)品類別,依據(jù)類別,依次打印工藝流程圖、公司平面布局圖、車間設(shè)備布局圖、公司蟲鼠害布局圖,然后加上白紙,所有資料用板夾夾在一起,然后放上審核專用筆,在審核老師到來之前,將資料早早的給審核老師放在會議室里。
 
3、審核應(yīng)對準備
 
  接下來,如果是一般客戶,有提供審核清單,那就比較簡單了,提前對接好各部門的人員,告知審核時需要提供的資料,等待審核時,電話或者微信,立馬就能提供資料。
 
  再者那如果客戶沒有審核清單,就要靠自己微薄的經(jīng)驗,把所有相關(guān)資料再次檢查確認了,從工藝流程圖,對應(yīng)生產(chǎn)記錄,清洗記錄,入庫記錄、發(fā)貨記錄,到人員培訓(xùn)記錄、健康記錄,再到原料的規(guī)格書、驗收要求,成品的規(guī)格書、檢測項目、檢測要求,對原料供應(yīng)商的管理、對包材供應(yīng)商的管理,這些其實都是日常的管理,但是每個客戶對產(chǎn)品的要求都不一樣,有些細節(jié)性的東西就要仔細核對了,比如說客戶特別關(guān)注的微生物,要和相關(guān)人員進行確認,做到心中有數(shù),這樣老師在要資料的時候,就能立即明白老師關(guān)注的點在哪個地方。但是難就難在,審核之前,對接部門的人,都有自己的日常工作,未必會配合!
 
  最難的就是第三方的審核了,這種老師的專業(yè)程度,簡直“令人發(fā)指”,對于這種專業(yè)的老師,最正常的是拆設(shè)備、拆過濾器、拆灌裝機,我們經(jīng)歷過拆手部烘干器、拆洗衣機、拆風淋機的,對于這種審核,沒有其他辦法,嚴陣以待,根據(jù)供應(yīng)商管理準則,公司的設(shè)備、相關(guān)的記錄,一個一個慢慢來吧,相對來說,這種審核,會提前很久通知。
 
4、審核接待
 
  現(xiàn)在就說到客戶到公司了,公司會有一個訪客須知,關(guān)于在審核期間要注意的事項,比如生產(chǎn)車間內(nèi)不允許客戶攜帶手機進車間等等,會在審核開始之前就對老師宣貫,然后管理層配合審核老師,簡單開個首次會議,介紹一下參會人員,公司概況;
 
  然后依據(jù)老師的安排,首先現(xiàn)場對生產(chǎn)車間、化驗室、成品倉庫、化學品倉庫進行審核,陪同期間,審核老師也許會根據(jù)成品倉庫內(nèi)成品或者發(fā)貨產(chǎn)品明細,要求發(fā)起一次追溯。
 
  然后依據(jù)審核準則開始索要資料,剩下的就沒有什么可以說的,全靠臨場應(yīng)變能力了。
 
5、小結(jié):
 
  本來是想寫關(guān)于供應(yīng)商分級管理的,結(jié)果寫成了迎接供應(yīng)商審核的套路,公司現(xiàn)在有FSSC22000、ISO2200、HACCP、ISO9001、HALAL、KOSHER、有機認證等各種證書的認證,本身運行的也很好,寫的不好,是本人水平有限,與公司無關(guān)哈。
編輯:foodqm

 
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