1、重視原始記錄中的簽名

 

       原始記錄一般有檢測人員、校核人員簽名。簽名意味著簽名人已對該原始記錄進行了必要的校對或?qū)徍�，是對原始記錄進行的最后把關(guān)，以便及早發(fā)現(xiàn)檢測人員檢測的失誤。對原始記錄中的任何疑點，都應(yīng)在輸入檢驗報告之前給予解決，必要時進行復(fù)測，以確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

 

2、選擇適合的檢測方法

 

CNAS要求實驗室應(yīng)使用適合的方法和程序進行所有檢測。

 

        實驗室面對的是產(chǎn)品，不同的產(chǎn)品執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不同，使用的檢測方法也不同。對于執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)明確的產(chǎn)品，直接選取標(biāo)準(zhǔn)中的檢測方法即可。

 

       實際工作中，我們會遇到大量的非標(biāo)產(chǎn)品，尤其是委托檢驗時，需要與客戶溝通，采用滿足客戶需求并適用于所進行的檢測的方法。

 

       當(dāng)客戶未指定所用方法時，實驗室應(yīng)從國際、區(qū)域或國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中發(fā)布的，或由知名的技術(shù)組織或有關(guān)科學(xué)書籍和期刊公布的，或由設(shè)備制造商指定的方法中選擇合適的檢測方法。實驗室制定的或采用的檢測方法如能滿足預(yù)期用途并經(jīng)過確認(rèn)也可使用。對于這樣的溝通一定要有記錄備查，客戶的要求與送檢樣品的任何差異，應(yīng)在檢測開始之前得到解決，并且應(yīng)得到實驗室和客戶雙方的接受。如果客戶的要求，實驗室的能力和資源無法滿足，則應(yīng)對客戶說明。

 

3、規(guī)范記錄樣品信息

 

       接收樣品后，不要急于檢測，要先檢查樣品狀態(tài)是否存在影響正常檢測的缺陷。對于一些封裝的樣品，無法直接觀察到缺陷的，打開封裝發(fā)現(xiàn)有缺陷時，也應(yīng)立即終止檢驗，對樣品進行妥善處理并及時與客戶溝通。即便無缺陷，也應(yīng)在原始記錄中對樣品狀態(tài)進行適當(dāng)描述。

 

4、對標(biāo)準(zhǔn)的理解要準(zhǔn)確

 

       標(biāo)準(zhǔn)是檢測工作的依據(jù)，選擇正確的、現(xiàn)行有效的標(biāo)準(zhǔn)進行檢測，是不言而喻的。對標(biāo)準(zhǔn)的理解要準(zhǔn)確，就不是簡單的事了。實驗室是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進行檢測的，理解標(biāo)準(zhǔn)一定要準(zhǔn)確。

 

5、有足夠的信息量

 

       CNAS要求觀察結(jié)果、數(shù)據(jù)和計算應(yīng)在產(chǎn)生的當(dāng)時予以記錄，并要求每項檢測的記錄應(yīng)包含充分的信息，以便在可能時識別不確定度的影響因素，并確保該檢測在盡可能接近原條件的情況下能夠重復(fù)。

 

       檢測人員每個實測原始數(shù)據(jù)都寫上，不得只寫諸如平均值等最終結(jié)果。文字要填寫具體內(nèi)容，不得只寫符合/不符合或合格/不合格。對原始記錄不得隨意涂改，如確系需要修改的，應(yīng)先用橫線將錯誤橫向劃去（被劃改的內(nèi)容仍應(yīng)清晰可見），再把正確值填寫在其旁邊。對記錄的所有改動都應(yīng)在劃改處有修改人的簽名或印章。

 

6、正確進行數(shù)據(jù)處理

 

       一般情況下，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)對檢測數(shù)據(jù)應(yīng)保留的小數(shù)位數(shù)或有效數(shù)字都有明確的規(guī)定，在檢測時應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求讀取數(shù)據(jù)，在原始記錄中也應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求進行記錄。

 

       檢測后需要進行計算的數(shù)據(jù)，若產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)有相關(guān)規(guī)定，應(yīng)按照產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)要求進行計算；若產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)中無相關(guān)規(guī)定，則應(yīng)按照GB 8170《數(shù)值修約規(guī)則》的要求進行計算。

 

       結(jié)果判定是用檢驗所得的測定值或其計算值與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的極限值進行比較。對檢驗結(jié)果的判定，若產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)有相關(guān)規(guī)定，應(yīng)按照產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)要求進行判定；若標(biāo)準(zhǔn)中無明確規(guī)定的，可按照GB1250《極限數(shù)值的表示方法和判定方法》進行判定。

 

7、不要忽視計量證書

 

       一般標(biāo)準(zhǔn)對檢測設(shè)備都有具體精度要求，選擇檢測設(shè)備一定要滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，并嚴(yán)格按操作規(guī)程使用儀器設(shè)備。在原始記錄中不但應(yīng)注明所使用儀器設(shè)備的名稱，還應(yīng)填寫儀器設(shè)備的唯一性編號，以免相同設(shè)備發(fā)生混淆。

 

       CNAS要求設(shè)備在投入使用前應(yīng)進行校準(zhǔn)或核查，還要求設(shè)備在使用前應(yīng)進行核查和/或校準(zhǔn)。期間核查是在兩次校準(zhǔn)或檢定之間的時間內(nèi)，使用適當(dāng)?shù)男：朔椒�，以相適應(yīng)的核查標(biāo)準(zhǔn)進行檢查，以確保在用設(shè)備在使用期間一直維持良好狀態(tài)，并獲得最佳測量能力，證明檢測結(jié)果的置信度，增強實驗室對在用檢測設(shè)備保持良好狀態(tài)的自信心。

 

8、對分包方數(shù)據(jù)的控制

 

       分包是指實驗室在某些情況下，委托其他的實驗室為其提供檢測數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)活動。實驗室應(yīng)就分包方的工作對客戶負(fù)責(zé)，由客戶或法定管理機構(gòu)指定的分包方除外。對由分包方完成的檢測，應(yīng)在原始記錄中予以說明，并將分包方提供的數(shù)據(jù)與原始記錄一同存檔，并在出具檢驗報告中證明。

 

9、檢測人員應(yīng)具有資格

 

       CNAS-CL01：2018要求：實驗室管理者應(yīng)確保所有操作專門設(shè)備、從事檢測、評價結(jié)果、簽署檢測報告的人員的能力。對從事特定工作的人員，應(yīng)按要求根據(jù)相應(yīng)的教育、培訓(xùn)、經(jīng)驗和/或可證明的技能進行資格確認(rèn)。

 

       實驗室首先應(yīng)根據(jù)自身從事檢測工作的性質(zhì)，制定不同人員的能力需求，然后按照能力需求對每個從事檢測的人員從接受教育程度、經(jīng)過的培訓(xùn)、實際工作經(jīng)歷和可證明其技能方面進行資格確認(rèn)，確認(rèn)符合條件的人員，發(fā)給其相應(yīng)崗位的資格證書。

 

      只有具有資格證書的人員才能從事資格證書范圍內(nèi)的檢驗工作，包括原始記錄的編制。

 

 

二、實驗原始記錄審核要點

 

1、項目都是真實做的，為什么審核人員說存在真實性問題？

 

       你的原始記錄的不夠規(guī)范。例如記錄中對某一實驗結(jié)果未處理或未說明就進行下一相關(guān)實驗，這屬于邏輯問題（實際上實驗人員是看完結(jié)果后才進行的下一實驗，只是記錄中未說明）。

 

2、為什么要審核原始記錄呢？

 

       原始記錄是申請人或其委托人進行了相應(yīng)的研制工作的證據(jù)性文件，也是藥品研究機構(gòu)撰寫藥品申報資料的依據(jù)。只有客觀、準(zhǔn)確、及時的記錄整個藥品研制的過程，真實地反映試驗過程和結(jié)果，研究軌跡清楚、可追溯，研究過程可重復(fù)，才能證明申報資料的真實性，準(zhǔn)確性和可靠性。

 

       原始記錄具有真實性、及時性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性。審核原始資料時從原始記錄著手，要求是記錄中記載的都能找到出處和去處。尤其是合成部門、制劑部門、分析部門相互配合的記錄，一定是有先后順序的，如合成部門制備的原料藥需要分析檢驗結(jié)果出來且合格后，才能送制劑部門。很多問題都是出在不同部門間送檢樣以及粘貼實驗結(jié)果的時間上。

 

       原始記錄主要包括項目名稱、實驗名稱、實驗?zāi)康摹�實驗日期、實驗環(huán)境、實驗依據(jù)、實驗方案、實驗材料、實驗方法、實驗過程、實驗結(jié)果、實驗人員簽字、復(fù)核人員簽字等。

 

3、原始記錄核查的要點和常見問題。

 

（1）項目名稱

 

一般為了保密用項目代號。

 

       舉例說明：研究過程中代碼隨意變更，不同研究組、委托研究等使用的代碼不一致。對于研究課題較多的研究單位，使用代號的應(yīng)該有代號的管理制度及相應(yīng)的文字記錄，既能起到保密作用，也可以避免出現(xiàn)差錯且可溯源。

 

（2）實驗名稱和目的

 

簡寫名稱和目的。

 

核查其與實驗內(nèi)容是否一致。

 

（3）實驗日期和實驗環(huán)境

 

按年月日順序記錄實驗日期，記錄實驗環(huán)境。

 

       核查實驗日期和環(huán)境與實驗室溫濕度記錄是否一致（尤其是對環(huán)境要求高的實驗）。

 

       舉例說明：因環(huán)境溫度或者濕度不合格導(dǎo)致實驗失敗，如易吸水易潮解的試劑或樣品應(yīng)該放在指定的環(huán)境中保存或使用。

 

（4）實驗依據(jù)

 

       參考標(biāo)準(zhǔn)或者本品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)草案，如中國藥典2015年版某品種的含量測定方法。寫清楚依據(jù)來源，首次出現(xiàn)最好粘貼文獻資料。

 

舉例說明：只寫了藥典出處，未標(biāo)明品種。

 

（5）實驗方案

 

       實驗前要有方案，一般要求方案需由領(lǐng)導(dǎo)審核才能執(zhí)行，方案應(yīng)該包括文獻調(diào)研分析及參考文獻、前期試驗總結(jié)、擬解決的問題、初步的實驗方法和步驟等，粘貼即可。

 

       舉例說明：無實驗方案，直接進行實驗，導(dǎo)致出錯率偏高。

 

（6）實驗材料

 

       實驗材料包括儀器、試劑、對照品信息、樣品信息、重要耗材（色譜柱）等，核查實驗材料的資質(zhì)，核對儀器使用記錄、試劑批號、物料信息是否一致，重點是物料的來源、批號、含量/純度、到貨時間、效期等。

 

       舉例說明：實驗材料書寫信息不全、儀器校驗期過期未進行校驗、物料資質(zhì)不齊、物料的領(lǐng)用量和使用量有較大出路等。

 

（7）實驗方法

 

       實驗方法包括制備方法、色譜條件等實驗參數(shù)，也可與實驗方案合并。

 

核查該方法與實驗依據(jù)中的方法是否一致。

 

舉例說明：無實驗方法或方法改變未標(biāo)明。

 

（8）實驗過程

 

        實驗過程包括流動相的配制，稀釋劑的配制，供試品的配制，實驗現(xiàn)象的記錄、測定法、存儲路徑、實驗數(shù)據(jù)的記錄等。

 

核查儀器使用記錄，實驗過程的邏輯順序是否合理。

 

       舉例說明：天平的使用記錄，要求用幾次寫幾次；貯備液多次使用未標(biāo)明儲存條件；實驗過程中樣品放置條件和發(fā)生的現(xiàn)象未記錄，如氧化破壞樣品室溫避光放置24h，溶液由無色變黃色；未記錄實驗數(shù)據(jù)，如水分滴定未記錄消耗卡爾費休的體積；用實驗方法代替實驗過程，未寫明具體實驗步驟等。

 

（9）實驗結(jié)果

 

       處理數(shù)據(jù)或圖譜，保存電子版圖譜和紙質(zhì)版圖譜，以數(shù)據(jù)或圖譜為依據(jù)計算出實驗數(shù)據(jù)（需要列出計算公式，并舉例說明），粘貼數(shù)據(jù)并騎縫簽名，根據(jù)實驗結(jié)果給出結(jié)論或者結(jié)果分析，通過計算公式核查圖譜和數(shù)據(jù)的一致性。

 

       舉例說明：無計算公式或者計算公式與數(shù)據(jù)表中的計算不一致，數(shù)據(jù)表粘貼不牢固，數(shù)據(jù)表未騎縫簽名，沒有明確的實驗結(jié)論，熱敏紙打印的實驗數(shù)據(jù)直接粘貼等。

 

（10）實驗人員、復(fù)核人員簽字

 

       參與實驗的所有人簽字，最后復(fù)核人復(fù)核記錄無誤后簽字。

 

       舉例說明：實驗人員沒有及時簽名。要加強復(fù)核工作，關(guān)注人員離職時原始記錄和研究工作的交接。

 

（11）其他問題

 

       修改問題，修改應(yīng)符合要求，在錯誤處劃一斜線，保證能看出原始內(nèi)容，修改人簽字，注明時間和原因。

 

記錄中不得有缺頁、多頁、不能有空白隔頁。

 

       記錄中整體是以時間順序為基礎(chǔ)的，不得有后頁時間早于前頁。

 

不得使用散頁等無法控制的記錄紙書寫原始記錄。

 

       藥品注冊研制現(xiàn)場核查是在藥品研制工作結(jié)束后進行的，屬于事后核查，對原始記錄進行核查，即要求申請人提供相應(yīng)的原始記錄，證明其進行了相應(yīng)的研制工作。

 

       原始記錄必須做到真正原始，一要能反映試驗現(xiàn)場狀態(tài)的全部信息，二要能夠再現(xiàn)，具備重現(xiàn)性。

 

       這就要求在研究過程中，應(yīng)該在進行實驗（實驗、觀察、調(diào)查或資料分析）的同時，第一時間將實驗依據(jù)、所有使用的儀器設(shè)備、物料及其量、實驗操作步驟、觀察到的試驗現(xiàn)象、測定的數(shù)據(jù)、結(jié)果記錄在試驗記錄本上；

 

       對于可以保存電子圖譜和電子數(shù)據(jù)的試驗，要及時保存在數(shù)據(jù)工作站；

 

      對于一些熱敏紙打印的實驗數(shù)據(jù)及時復(fù)印保存；電子化原始記錄應(yīng)該保證是第一手記錄，對于修改等應(yīng)該有相應(yīng)的記錄和控制。