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第一章 總 則
第一條 為規(guī)范物料的計劃、采購、倉儲、出入庫等內部管理流程，控制存貨采購成本，防范存貨呆滯積壓的損失風險，促進公司經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益的提高，特制定本制度。
第二條 本制度中存貨范圍是公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為生產(chǎn)或銷售而儲存的各種有形資產(chǎn)，包括原材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料。
第三條 存貨管理的一般原則：
1、計劃性原則 存貨的采購、生產(chǎn)領用應按已審批的計劃進行；
2、合同控制原則 除臨時性的零星采購外，所有存貨采購均應先簽訂合同，并按審批程序報批后方可實施；
3、職責分離原則 存貨管理的不相容職務應實行部門或崗位的職責分離，如存貨的計劃與采購，采購與價格（合同）批準，采購與入庫（驗收），倉管與財務記錄，銷售與倉管，收、付款與賬務處理等實行分離；
4、憑證記錄原則 存貨的收、發(fā)、轉移等應有相關憑證記錄；PMC管理
5、賬實相符原則 存貨的會計記錄應與實際的數(shù)量、品質、狀態(tài)相一致。
第二章 職責劃分
第四條 存貨管理中倉儲部門的責任劃分
① 以“定貨通知單”為依據(jù)對存貨辦理驗收入庫；
② 通知質檢部門及時檢驗；
③ 打印“收料報告單”并提交審核簽字；
④ 制作登記“物料存卡”；
⑤ 拒收料的堆放及備查；
⑥ 編制及保送“倉存日報表”；
⑦ 依據(jù)“定額”或“超定額”、“補充領料單”發(fā)料；
第五條 生產(chǎn)部門職責劃分
①編制月度（季、年）物料需求計劃；
②對采購部門采購實績的考核；
③編制外協(xié)件的需求計劃；
④臨時性采購計劃的下達及審批；
⑤生產(chǎn)領料單的制作及下達；
⑥“超定額”或“補充領料單”的審批及下達；
⑦參與合格供應商的評審；
⑧參與對生產(chǎn)環(huán)節(jié)物料及半成品的盤點分析。
第六條 采購部門職責劃分
①依據(jù)“物料需求計劃”擬訂“采購合同”；
②分解“月度采購計劃”；
③下達“訂貨通知單”；
④對市場價格調整的收集處理；
⑤對“訂貨調整（取消）通知書”的處理及執(zhí)行；
⑥協(xié)助物管及質檢部門對存貨進行驗收入庫；
⑦訂單執(zhí)行情況進行跟進；
⑧發(fā)票及貨款跟進；
⑨參與“合格供應商”的評審工作；
⑩設定采購周期，達到經(jīng)濟訂貨量的要求；
⑾其他物料的采購工作。
第七條 財務部門職責劃分
PMC管理
①月（季、年）物料需求計劃的審核；
②根據(jù)采購資金需求計劃籌集資金；
③入庫物料數(shù)量的核對；
④發(fā)票及有關入庫手續(xù)的審核結算；
⑤物料價格監(jiān)控及差異分析；
⑥經(jīng)濟存貨量的考核；
⑦參與合格供應商的評審；
⑧參與臨時性采購計劃的審批；
⑨參與對采購部門采購實績的考核；
⑩負責組織對存貨的盤點，并對盤點結果進行分析。
第三章 供應商管理
第八條 供應商優(yōu)化管理
供應商優(yōu)化屬品質部重要職責之一，品質部應主導推動供應商優(yōu)化工作，對供應商優(yōu)化，并有足夠的否決權和調整權，制造、財務等部門須積極配合。
第九條 合格供應商評定
1、項目投產(chǎn)初期，由品質部負責組織收集、篩選有關供應商資料，并組織技術、制造、財務等有關部門進行審評，編制《合格供應商清單》，并報總經(jīng)理批準后下發(fā)相關部門執(zhí)行，制造部據(jù)此采購，財務部據(jù)此驗收付款結算。
2、生產(chǎn)經(jīng)營初期，每月由品質部組織相關部門對供應商進行評審，優(yōu)勝劣汰，重新編制《合格供應商清單》。待合格供應商逐漸穩(wěn)定后，每半年評審一次。
第十條 臨時新增供應商評定
1、當合格供應商無法滿足新的物料需求或無法達到公司對現(xiàn)供物料在品質、價格、供貨期等方面的要求時，采購員及其他有關部門需新增供應商時，由需求人員提供物料清單或新增加的供應商名單，交品質部初評；
2、初評合格后，由采購員聯(lián)系供應商提供所需物料樣品及供應商資料；
3、技術部門對樣品進行檢測合格后交品質部確認；
4、品質部對供應商情況進行評估和評審，并組織技術、制造、財務部商談價格及服務；
5、經(jīng)總經(jīng)理批準后的新增供應商由財務部納入合格供應商系統(tǒng)中，進行編碼；未經(jīng)審批程序采購物料拒絕檢驗入庫，拒絕付款。
第四章 存貨采購計劃
第十一條 采購計劃是存貨管理的首要環(huán)節(jié)和重要環(huán)節(jié)，加強計劃管理是加強存貨管理，提高存貨周轉速度的主要手段，采購計劃分為季度、月度采購計劃及臨時性采購計劃。
第十二條 季度（半年）物料需求計劃
制造部根據(jù)每年初公司制定的有關年度生產(chǎn)計劃大綱，以及對生產(chǎn)情況的合理預計，作出“季度（半年）物料需求計劃”，并提交總經(jīng)理審批。采購部門依據(jù)該計劃及《合格供應商名單》擬定“采購合同”�！安少徍贤笔枪九c供應商簽訂的意向性采購計劃書，一般每季度（或半年）簽訂一次。具體執(zhí)行合同標的以公司發(fā)出的“訂貨通知單”為準。
采購部門將擬定的“采購合同”連同“季度（或半年）物料需求計劃”、“采購合同審批表”依次提交制造部長、財務部門審核并呈總經(jīng)理審批后方可與供應商正式簽訂。
采購部門應對合同的全部內容負責，制造部主要審核合同的計劃性，財務部門主要負責審核價格，總經(jīng)理負責合同的批準確認。
第十三條 月度采購計劃.
采購部門依“月度生產(chǎn)計劃”及技術工藝部門制定的材料工藝定額標準，考慮采購周期生產(chǎn)和倉庫庫存動態(tài)情況，結合公司的零部件加工能力，合理編制“月度采購計劃”。報制造部長及財務部門審核后呈總經(jīng)理批準，與“采購合同”共同作為采購實施的依據(jù)。
第五章 采購價格的確定及訂單審批
第十四條 以制造部長和采購員為主，財務部參與供應商采購價格談判；
第十五條 制造部根據(jù)供應商報價，提出意見，交由品質部門會簽，財務部審核后，報總經(jīng)理批準，然后由供應商簽字蓋章確認生效；
第十六條 未經(jīng)總經(jīng)理審批的價格無效，財務部應拒絕付款。
第十七條 采購訂單的審批流程：
1、一般情況下，要求采購價格協(xié)議簽署后方可下達采購訂單，特殊情況下可先采購，再定價，但定價時間不得超過物料入庫起算30天。
2、采購員根據(jù)計劃編制采購訂單。
3、采購訂單由制造部長審核，報主管副總經(jīng)理審批執(zhí)行，并報由品質部、財務部備案。
4、對違反上述審批權限的采購訂單，倉管員不得辦理入庫手續(xù)。
第六章 存貨采購實施
第十八條 下達“訂貨通知單”
日常采購實施采用“訂貨通知單”形式�！坝嗀浲ㄖ獑巍笔枪九c供應商簽訂的“采購合同”的實際履行文件，也是公司倉庫允許收料、財務同意結算的必要依據(jù)之一。
采購部門依生產(chǎn)計劃和已簽訂的“采購合同”、倉庫實際庫存動態(tài)及公司訂貨批量政策，將“月度采購計劃”分解到各供應商，發(fā)出“訂貨通知單”。
“訂貨通知單”需分年度連續(xù)編號，呈制造部長審批。然后以傳真或其他由供應商簽收確認的形式發(fā)出。
第十九條 定貨數(shù)量及價格的確定
“訂貨通知單”累積訂貨數(shù)量一般不得超出“采購合同”。因生產(chǎn)原因確需超過，需呈總經(jīng)理特別批準并補簽合同。
“訂貨通知單”價格不得高于采購合同規(guī)定的價格。如市場價格已低于合同價格，采購部門必須按新的市場價格發(fā)出“訂貨通知單”；如市場價格已超出合同價格且供應商特別要求的情況下，可依核價程序呈總經(jīng)理核準后執(zhí)行。
非特殊情況不允許發(fā)出無價格“訂貨通知單”。
第二十條 訂貨的調整、取消
如因生產(chǎn)計劃的變更等原因需調整或取消訂貨，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，發(fā)出“訂貨調整（取消）通知書”。
對訂貨的調整、取消，應盡一切努力爭取供應商的配合、支持。如供應商不考慮我方實際執(zhí)意要繼續(xù)執(zhí)行，則執(zhí)行完該訂單后，暫停訂貨。待來年進行合格供應商年審時取消其資格。采購部門日常發(fā)出訂單時應考慮此因素，盡量將訂單做細，以避免囤積物料。
第七章 存貨的檢驗和入庫
第二十一條 物料驗收入庫原則
①公司所有物料都必須由倉庫辦理驗收入庫手續(xù)，除辦公用品等公司另有規(guī)定的以外，其他任何部門均不得代替?zhèn)}庫驗收。
②除特殊采購或公司另有規(guī)定的以外，所有采購物料的實物入倉必須以“訂貨通知單”為允收依據(jù)。無“訂貨通知單”倉庫不得辦理進倉手續(xù)。
③未經(jīng)質檢部門判定為合格品的物料不得驗收入庫。倉庫應將供應商送來的經(jīng)質檢部門判定為不合格品的物料置放于待退料區(qū)并做明顯標識，不合格物料嚴禁發(fā)出使用，嚴禁與合格品混雜堆放。
第二十二條 驗收、入帳流程
對供應商送交的物料，倉管員應根據(jù)“訂貨通知單”及送貨單位開具的正規(guī)的“送貨單”，仔細核對物料品名、規(guī)格、包裝、數(shù)量，確認無誤后在“送貨單”上簽名，并分別按以下情況處理：
①對當天能辦妥質檢手續(xù)且質量和數(shù)量都符合要求的物料，倉管員應及時將“送貨單”連同質檢報告提交倉庫總部，由倉庫總部電腦輸單員打印“收料報告單”（注：應注明質檢報告單號），并由倉管員在“收料報告單”上簽收后提交倉庫主管簽名確認。倉管員憑“收料報告單”及時登記“物料存卡”。“物料存卡”要置于物品顯眼位置。
②對當天不能辦妥質檢手續(xù)的，由倉管員在“送貨單”上加蓋“未質檢”，暫按包裝收件，請供應商在3天內持本單到本公司倉庫換領正式“收料報告單”。
對未開“收料報告單”或其他原因暫存于本公司（但未入電腦帳）且尚未退回、處理的物料，倉庫需用明顯的標識與正常物料相區(qū)別，并設立專門的備查簿進行登記。
供應單位換領“收料報告單”時，倉庫應要求與經(jīng)辦人在“收料報告單”結算聯(lián)和倉庫聯(lián)備注欄簽名并注明換領日期。
③各倉庫的倉管員應將每日的收料情況登錄于電腦“倉存日報表”，還應同時登錄上月結存、當日進入、當月累計進入、當日發(fā)出、當日結存等詳細數(shù)據(jù)。
第八章 采購結果的跟進、考核
第二十三條 訂單執(zhí)行情況跟進
采購部門經(jīng)辦業(yè)務員應根據(jù)質檢報告、倉庫日報表等及時跟進訂單執(zhí)行情況，采用“訂單執(zhí)行情況登記表”形式管理。對無訂單送貨不得辦理入庫手續(xù)。對生產(chǎn)中臨時采購的急需物料，必須經(jīng)制造部長及財務部長審批方可購買，驗收入庫，月終對無定單庫存需盤點考核，對無定單庫存比例上升的原因要由生產(chǎn)計劃部門作出分析，調整采購計劃，提出改進措施。
第二十四條 貨款結算跟蹤
采購部門與財務部門共同負責貨款結算的跟蹤。其中采購部門負責根據(jù)合同、訂單及訂單執(zhí)行進度、發(fā)票收取和已付貨款等情況提出資金需求計劃和付款申請；財務部門負責核對已收物料及相應發(fā)票、已付貨款數(shù)，對付款申請簽署審核意見。
第二十五條 存貨周轉管理及考核
根據(jù)生產(chǎn)特點，存貨周轉期超過三個月或自采購入庫之日連續(xù)一個月未使用的存貨既視同呆滯品，由財務部對采購部門提出預警，按照呆滯物料管理辦法進行考核。
第九章 訂貨批量及采購周期
第二十六條 采購部門應會同相關部門對各種物料分類設定采購周期，并考慮××行業(yè)的特點，及資金、采購成本等因素，設定最高存量、最低存量、經(jīng)濟批量等指標值。日常采購盡量按最優(yōu)經(jīng)濟批量組織。
第十章 存貨領用及發(fā)放
第二十七條 生產(chǎn)定額領料
制造部每日向車間下達“每日生產(chǎn)通知單”的同時，依“每日生產(chǎn)通知單”的排產(chǎn)數(shù)量和工藝技術部門制定的工藝定額標準，編制、打印“生產(chǎn)定額領料單”。
“生產(chǎn)定額領料單”經(jīng)制造部部長或其授權人簽署批準后，隨“生產(chǎn)通知單”同時下達，作為倉庫定額發(fā)料的唯一憑證。
對于某些難以分批領用或分批領用難以適用于生產(chǎn)的物料，允許按月度排產(chǎn)計劃分批領用。
第二十八條 超定額領料
車間因加工報廢、超定額損耗等責任原因需超定額領料的，須填制“超定額領料單”辦理。
“超定額領料單”由車間主任簽署并報制造部，核準后交倉庫發(fā)料。
第二十九條 補充領料
生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)材料質量不合格并將不合格材料退回倉庫后，車間可憑倉庫已簽收的“生產(chǎn)退料單”填制“補充領料單”，辦理補充領料。
第十一章 存貨盤點制度
第三十條 各類存貨必須做到日清月結，保管員每月對存貨明細帳及存貨卡進行核對，對實物進行自查。財務部將不定期對各類存貨進行抽查。
第三十一條 財務部將組織有關人員每半年對各類存貨進行大盤點，查找差異原因，對相關責任人進行責任處罰。
第三十二條 本制度自 年 月 日正式執(zhí)行。
