質(zhì)量記錄是獲得必要的產(chǎn)品質(zhì)量及有效實(shí)施質(zhì)量體系各要素的客觀證據(jù)。

 

　　ISO標(biāo)準(zhǔn)描述的質(zhì)量體系，要求供方應(yīng)制定質(zhì)量記錄的標(biāo)識、收集、編目、歸檔、存貯、保管和處理程序，并貫徹執(zhí)行。

 

　　定義：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動證據(jù)的文件。

 

　　一、特點(diǎn)

 

　　1. 可操作性

 

　　指導(dǎo)操作性使用的一種文件，因而明確、具體、實(shí)用。

 

　　2. 可檢查性

 

　　質(zhì)量記錄反映操作者的實(shí)際操作活動，具有數(shù)量化和特征化，因而可以檢查和評價(jià)。

 

　　3. 可追溯性

 

　　要需要追蹤了解查明原因時(shí)對通過質(zhì)量記錄查明情況，從而可以有針對性地采取預(yù)防和糾正措施。

 

　　4. 可見證性

 

　　為企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部或外部質(zhì)量體系審核提供證據(jù)，它可以證實(shí)是否已實(shí)施了規(guī)定的質(zhì)量體系要求及實(shí)施的程度。另外質(zhì)量記錄也可以反映對不合格采取了哪些糾正措施。

 

　　5. 系統(tǒng)性

 

　　記錄了整個(gè)質(zhì)量活動的完整過程，因而具有連續(xù)性，也為管理者分析質(zhì)量問題、質(zhì)量發(fā)趨勢提供依據(jù)，同時(shí)也為質(zhì)量成本分析、統(tǒng)計(jì)技術(shù)的運(yùn)用提供了依據(jù)。

 

　　二、作用

 

　　記錄與文件的不同，記錄可以提供產(chǎn)品、過程和質(zhì)量管理體系符合要求及有效性運(yùn)作的證據(jù)，具有可追溯性、證據(jù)并據(jù)此采取糾正和預(yù)防措施的作用。

 

　�。�1）為質(zhì)量活動及達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)；

 

　�。�2）為正確有效地控制和評價(jià)產(chǎn)品質(zhì)量提供客觀證據(jù)；

 

　　（3）為評價(jià)質(zhì)量體系的有效性提供客觀證據(jù)；

 

　�。�4）為采取預(yù)防和糾正措施提供重要依據(jù)；

 

　　（5）為評價(jià)和驗(yàn)證質(zhì)量活動提供信息；

 

　�。�6）質(zhì)量手冊及質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。

 

　　控制內(nèi)容：標(biāo)識、儲存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置。

 

　　三、記錄的設(shè)計(jì)和編制意義

 

　　1、記錄的充分性和必要性

 

　　記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果。

 

　　為此，組織既要從總體上評價(jià)記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時(shí)又要對每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。

 

　　2、記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

 

　　真實(shí)準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運(yùn)行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù)，因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時(shí)，應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息。

 

　　填寫記錄應(yīng)實(shí)事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真。

 

　　3、記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

 

　　應(yīng)盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗(yàn)以使記錄更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，在建立質(zhì)量管理體系過程中，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行的進(jìn)行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價(jià)值的并增補(bǔ)必需的，應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項(xiàng)活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

 

　　對于同一種活動的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應(yīng)規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的時(shí)間開始使用新表格。

 

　　4. 記錄的填寫要求和注意事項(xiàng)

 

　　（1）記錄用筆要求

 

　　記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。

 

　　用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

 

　　（2）記錄的原始性

 

　　記錄要保持現(xiàn)場運(yùn)作，如實(shí)記錄，這就是原始性。

 

　　原始就是最初的第一手的。

 

　　原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記，當(dāng)周的活動當(dāng)周記。

 

　　做到及時(shí)和真實(shí)，不允許添加點(diǎn)滴水分，使記錄真實(shí)可靠。

 

　　記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復(fù)印，更不可以在過程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。

 

　�。�3）記錄的清晰準(zhǔn)確

 

　　記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的，即是證據(jù)，首先要屬實(shí)，要做到屬實(shí)，就要將過程做到位并運(yùn)作事實(shí)記得正確和清晰，語言和用字都要規(guī)范。

 

　　不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。

 

　�。�4）筆誤的處理

 

　　在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。

 

　�。�5）空白欄目的填寫

 

　　有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。

 

　　怎么處置呢？

 

　　空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。

 

　�。�6）簽署要求

 

　　記錄中會包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署，這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時(shí)盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。

 

　　5. 填寫要求

 

　�。�1）質(zhì)量記錄填寫要清楚，字跡要清晰，不得使用鉛筆填寫，不得隨意更改，如質(zhì)量記錄因筆誤需更改，當(dāng)事人應(yīng)在更改處字上劃一橫線并更正及簽名認(rèn)可或備注欄中簽名認(rèn)可。

 

　�。�2）填寫質(zhì)量記錄內(nèi)容要求真實(shí)、完整。

 

　�。�3）記錄完畢后，責(zé)任人應(yīng)簽名，簽名時(shí)須填寫全名。

 

　�。�4）質(zhì)量記錄的表格上所有須填的欄目，均應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)填寫，若有不適用的欄目應(yīng)加劃斜線。

 

　　6. 記錄的管理和控制

 

　�。�1）記錄的標(biāo)識

 

　　應(yīng)具有唯一性標(biāo)識，為了便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號和流水號。

 

　　標(biāo)識的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標(biāo)識或不符合標(biāo)識要求的記錄表格是無效的表格。

 

　�。�2）記錄的貯存和保管

 

　　記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷貯存和保管。

 

　　記錄的保管由專人或?qū)ｉT的主管部門負(fù)責(zé)，應(yīng)建立必要的保管制度，保管方式應(yīng)便于檢索合存取，保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠，干燥、通風(fēng)，并有必要的架、箱，應(yīng)做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)合丟失。

 

　　管以及路的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產(chǎn)品的特點(diǎn)合法規(guī)要求做出相應(yīng)規(guī)定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。

 

　　一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應(yīng)保存3年，重要的記錄應(yīng)長期保存。

 

　　（3）記錄的檢索

 

　　一項(xiàng)質(zhì)量活動往往涉及到多項(xiàng)記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)對記錄進(jìn)行編目，編目具有引導(dǎo)和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項(xiàng)質(zhì)量活動的記錄能有一個(gè)整體的了解。

 

　　對于一個(gè)項(xiàng)目，合同或是產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)后過程，可以考慮建立一個(gè)總編目，按產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的進(jìn)度進(jìn)行排列。對于記錄內(nèi)容較多，質(zhì)量活動聯(lián)系復(fù)雜的記錄，也可設(shè)置分項(xiàng)編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗(yàn)收合格后方可進(jìn)行，如果歸檔資料不全，負(fù)責(zé)歸檔驗(yàn)收的部門有權(quán)拒收。

 

　　記錄中包含了大量有用的體系運(yùn)行證據(jù)和原始信息，要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關(guān)部門和員工查找，記錄的查閱納入計(jì)算機(jī)管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。

 

　　（4）記錄的處置

 

　　超過規(guī)定保存期限的記錄，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理，重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。

 

　　記錄必須如實(shí)記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài)，如實(shí)反映質(zhì)量管理體系過程、過程和活動的運(yùn)行狀況和結(jié)果，證實(shí)產(chǎn)品滿足技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運(yùn)行，產(chǎn)品、過程和整個(gè)體系的運(yùn)行是否達(dá)到了預(yù)期的要求。

 

　　7. 貯存要求

 

　�。�1）質(zhì)量記錄的貯存條件應(yīng)可靠、安全、防止損壞、變質(zhì)或丟失。

 

　�。�2）質(zhì)量記錄未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印、銷毀。

 

　　有關(guān)產(chǎn)品檢驗(yàn)、實(shí)驗(yàn)的質(zhì)量記錄復(fù)印須蓋受控文件專用章，并由文控中心登記；其它部門質(zhì)量記錄復(fù)印由本部門在質(zhì)量記錄原件上注明分發(fā)份數(shù)和抄送部門。

 

　　（3）各部門歸檔管理的質(zhì)量記錄應(yīng)按月或在質(zhì)量活動結(jié)束后收集分類、按編號順序裝訂成冊。

 

　�。�4）借閱質(zhì)量記錄須相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意后方可借閱，并按期歸還

 

　　8. 歸檔要求

 

　　（1）由品管部保管的質(zhì)量記錄，在各質(zhì)量活動結(jié)束之前交到品管部時(shí)按受控文件進(jìn)行控制，在質(zhì)量活動結(jié)束后交品管部存檔。

 

　�。�2）由各部門歸檔管理的質(zhì)量記錄，由各部門收集保管。

 

　　9. 銷毀

 

　　（1）質(zhì)量記錄超過保存期時(shí)，由各科室填寫《記錄銷毀申請》，經(jīng)管理者代表審核、中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室在質(zhì)管科監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。

 

　�。�2）如有某種原因需保留超過保存期的質(zhì)量記錄，應(yīng)整理成為質(zhì)量檔案保存。

 

　　10. 質(zhì)量記錄過程中常見的問題與對策

 

　　大多數(shù)企業(yè)都通過了質(zhì)量認(rèn)證，雖然說體系運(yùn)行已很成熟，但存在的問題仍然不容忽視。

 

　　不重視科學(xué)程序的作用，憑經(jīng)驗(yàn)辦事，產(chǎn)生逆反心理，認(rèn)為記錄是束縛自己的繩索，關(guān)注度下降，思想松懈，這些都是企業(yè)通過認(rèn)證后的通病。主要表現(xiàn)為：

 

　　在記錄過程中常見的問題

 

　　盲：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)目的、功能不明，不是為管理、改進(jìn)所用，而是為了應(yīng)付檢查。

 

　　亂：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)隨意性強(qiáng)，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責(zé)任不清。

 

　　散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。

 

　　松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴(yán)，日常疏于檢查，達(dá)不到要求，無人考核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。

 

　　空：該填不填，空格很多，缺乏嚴(yán)肅性，法定性。

 

　　錯：寫錯別字，語言表達(dá)不清，填寫錯誤。

 

　　11. 質(zhì)量記錄報(bào)表填寫注意事項(xiàng)

 

　　質(zhì)量記錄用于記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果，是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀依據(jù)，為采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)，有利于產(chǎn)品標(biāo)識和可追溯性。

 

　　質(zhì)量記錄填寫有以下事項(xiàng)需要注意：

 

　　（1）報(bào)表填寫必須完整，盡可能詳細(xì)，對所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚，如不能填寫的內(nèi)容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。

 

　�。�2）記錄要求準(zhǔn)確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進(jìn)行重填。

 

　　（3）記錄不得隨便進(jìn)行更改，需要更改時(shí)正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內(nèi)容，同時(shí)在旁邊進(jìn)行簽名，并寫上日期。

 

　　值得注意的是：

 

　�。�1）如是數(shù)字錯誤，應(yīng)將整個(gè)數(shù)字劃掉，不能僅將數(shù)字中寫錯的位數(shù)劃掉。

 

　�。�2）簽名時(shí)要注意寫全名，不能僅寫一個(gè)字或?qū)懩持魅�、某�?jīng)理、某先生、某小姐等。

 

　�。�3）填寫日期時(shí)要寫全年月日，例如文件的起草日期為2014年2月1日可寫為1/2.14或2014/2/1、2014.2.1等。

 

　�。�4）不準(zhǔn)使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準(zhǔn)用鉛筆填寫，一般不準(zhǔn)用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。

 

　�。�5）記錄報(bào)表的日期和流水號要寫全，便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日，如2020年2月1日；流水號的填制必須按固定的編號規(guī)則進(jìn)行，流水號的填寫位置在報(bào)表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2020年2月的第15份報(bào)表的流水號為20/02/015。