手機(jī)版
想做一個(gè)合格的采購很簡(jiǎn)單，但是要做一個(gè)出色的采購非常難。如果只是單單把采購看成是一個(gè)買東西的過程，是非常表面的。我們應(yīng)該用系統(tǒng)的眼光來看待采購這份工作，采購涉及到了企業(yè)的方方面面，財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、銷售，稍有不慎都會(huì)給團(tuán)隊(duì)其他部門造成很大的影響。
一、采購人員的類別
在電子制造企業(yè)中，標(biāo)準(zhǔn)的采購流程可以劃分為戰(zhàn)略采購和日常采購兩個(gè)環(huán)節(jié)，戰(zhàn)略采購包括供應(yīng)商的開發(fā)和管理，日常采購則主要負(fù)責(zé)材料采購計(jì)劃，重復(fù)訂單以及交貨付款方面的事務(wù)。
01/戰(zhàn)略采購
戰(zhàn)略采購顧名思義，是站在公司的戰(zhàn)略角度出發(fā)的，要求采購人員根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略需求，制定和執(zhí)行企業(yè)的物料規(guī)劃。包含了供應(yīng)商的尋找及開發(fā)，供應(yīng)商考核體系的建立與執(zhí)行，供應(yīng)商管理幾大塊。
1）供應(yīng)商的尋找及開發(fā)
一般來說，供應(yīng)商開發(fā)包括：供應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)分析，尋找合格供應(yīng)商，潛在供應(yīng)商的評(píng)估，詢價(jià)和報(bào)價(jià)，合同條款的談判，最終供應(yīng)商的選擇。
在供應(yīng)商開發(fā)的流程中，首先要對(duì)特定的分類市場(chǎng)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)分析，要了解誰是市場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)者，目前市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)是怎樣的，各大供應(yīng)商在市場(chǎng)中的定位是怎樣的，從而對(duì)潛在供應(yīng)商有一個(gè)大概的了解。在大多數(shù)的跨國(guó)公司中，供應(yīng)商開發(fā)的基本準(zhǔn)則是“Q.C.D.S”原則，也就是質(zhì)量、成本、交付與服務(wù)并重的原則。
在這四者中，質(zhì)量因素是最重要的，首先要確認(rèn)供應(yīng)商是否建立有一套穩(wěn)定有效的質(zhì)量保證體系，然后確認(rèn)供應(yīng)商是否具有生產(chǎn)所需特定產(chǎn)品的設(shè)備和工藝能力；如果有可能還需要了解供應(yīng)商的下級(jí)供應(yīng)商，這是為了綜合全面的評(píng)價(jià)這個(gè)供應(yīng)商是否適合我們自身企業(yè)的項(xiàng)目發(fā)展。
其次是成本與價(jià)格，要運(yùn)用價(jià)值工程的方法對(duì)所涉及的產(chǎn)品進(jìn)行成本分析，并通過雙贏的價(jià)格談判實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約。
在交付方面，要確定供應(yīng)商是否擁有足夠的生產(chǎn)能力，人力資源是否充足，產(chǎn)能規(guī)劃以及負(fù)荷能力，服務(wù)的客戶等。
最后一點(diǎn)，也是非常重要的是供應(yīng)商的售前、售后服務(wù)的紀(jì)錄。
雖然現(xiàn)在的信息發(fā)達(dá)，尋找相應(yīng)的供應(yīng)商相對(duì)過去要容易很多，但是在龐大的信息面前進(jìn)行甄選，只是瀏覽信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在這個(gè)步驟，最重要的是對(duì)供應(yīng)商做出初步的篩選。
經(jīng)過對(duì)市場(chǎng)的仔細(xì)分析，你可以通過各種公開信息和公開的渠道得到供應(yīng)商的聯(lián)系方式，這些渠道包括供應(yīng)商的主動(dòng)問詢和介紹、專業(yè)媒體廣告、互聯(lián)網(wǎng)搜索等方式。
建議使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商情況登記表，來管理供應(yīng)商提供的信息。
這些信息應(yīng)包括：供應(yīng)商的注冊(cè)地、注冊(cè)資金、主要股東結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)場(chǎng)地、設(shè)備、人員、主要產(chǎn)品、主要客戶、生產(chǎn)能力等。
通過分析這些信息，可以評(píng)估其工藝能力、供應(yīng)的穩(wěn)定性、資源的可靠性，以及其綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。在這些供應(yīng)商中，剔除明顯不適合進(jìn)一步合作的供應(yīng)商后，就能得出一個(gè)供應(yīng)商考察名錄。
接著，要安排對(duì)供應(yīng)商的實(shí)地考察，這一步驟至關(guān)重要。必要時(shí)在審核團(tuán)隊(duì)方面，可以邀請(qǐng)質(zhì)量部門和工藝工程師一起參與，他們不僅會(huì)帶來專業(yè)的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，共同審核的經(jīng)歷也會(huì)有助于公司內(nèi)部的溝通和協(xié)調(diào)。
在實(shí)地考察中，應(yīng)該使用統(tǒng)一的評(píng)分卡進(jìn)行評(píng)估，并著重對(duì)其管理體系進(jìn)行審核，如作業(yè)指導(dǎo)書等文件，質(zhì)量記錄等，要求面面俱到，不能遺漏。
2）供應(yīng)商考核體系的建立與執(zhí)行
任何采購動(dòng)作，某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都有可能造成后續(xù)的問題出現(xiàn)。所以，為了加強(qiáng)供應(yīng)商管理，我們需要建立考核體系并嚴(yán)格執(zhí)行。
開發(fā)供應(yīng)商的過程中，需要進(jìn)行供應(yīng)商審核，文本明項(xiàng)列明要求，包含硬性標(biāo)準(zhǔn)和可容忍項(xiàng)目及整改措施等等。
那么在執(zhí)行采購過程中，出現(xiàn)拖期以及質(zhì)量問題怎么辦？如何來處理以及分析解決上述問題？這時(shí)就需要有標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)就是供應(yīng)商考核體系，建立在客觀的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，全面的評(píng)價(jià)供應(yīng)商的工作成果。
比如，某一限定時(shí)間內(nèi)，有多少次交貨不及時(shí)，出現(xiàn)質(zhì)量問題的比例，信息反饋及時(shí)與否，處理問題的結(jié)果等等，把幾個(gè)供應(yīng)商的情況都以數(shù)據(jù)圖標(biāo)的形式反饋出來，很快就能分析出很多信息。
要知道，任何規(guī)則都不是為了規(guī)則本身出現(xiàn)的，而是為了檢驗(yàn)以及避免未來可能發(fā)生的隱患以及風(fēng)險(xiǎn)。在這個(gè)過程中，供應(yīng)商考核體系特別重要，它體現(xiàn)的是一種考量與評(píng)價(jià)供應(yīng)商的標(biāo)尺，間接決定了公司供應(yīng)渠道的穩(wěn)定性。
3）供應(yīng)商管理
前面兩個(gè)部分的內(nèi)容跟這一部分特別緊密，在開發(fā)過程中，詢價(jià)議價(jià)以及談判都在這個(gè)環(huán)節(jié)里面得到執(zhí)行，這里面涉及到質(zhì)量、交貨期、價(jià)格等一系列的采購要素。供應(yīng)商管理直接影響到企業(yè)供應(yīng)渠道的穩(wěn)定性。
成本控制：不是價(jià)格低的供應(yīng)商就一定能取勝，要綜合考量其他采購因素。
簡(jiǎn)單的說，B的交貨周期以及交貨質(zhì)量的穩(wěn)定性都比A要好，但是B的價(jià)格略高，那么我也愿意接受B，因?yàn)槊鎸?duì)A供應(yīng)商，由于他的交貨以及質(zhì)量問題，導(dǎo)致的公司形象信譽(yù)等隱性損失，以及處理這些問題帶來的問題和風(fēng)險(xiǎn)的花費(fèi)，可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過采購A的成本。
時(shí)間節(jié)點(diǎn)控制：必須時(shí)時(shí)掌控供應(yīng)商的進(jìn)度以及計(jì)劃，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件；同時(shí)對(duì)于倉儲(chǔ)、物流等都要有整體的把握，斷貨是經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)的，但是關(guān)鍵是斷貨之后如何及時(shí)的補(bǔ)貨，這個(gè)至為重要。
供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)：有時(shí)候還需要培訓(xùn)供應(yīng)商，處理訂單執(zhí)行過程中遇到的各種各樣的問題。
02/日常采購
日常采購要求采購人員根據(jù)確定的供應(yīng)協(xié)議和條款，以及企業(yè)的物料需求時(shí)間計(jì)劃，以采購訂單的形式向供應(yīng)方發(fā)出需求信息，并安排和跟蹤整個(gè)物流過程，確保物料按時(shí)到達(dá)企業(yè)。為企業(yè)經(jīng)營(yíng)在合適的時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格獲取質(zhì)量、數(shù)量合適的資源，以支持企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)。
須承擔(dān)的責(zé)任包括：采購計(jì)劃與需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇與管理、采購數(shù)量控制、采購品質(zhì)控制、采購價(jià)格控制、交貨期控制、采購成本控制、采購合同管理、采購記錄管理。
二、采購人員應(yīng)有的能力與品質(zhì)
采購對(duì)一個(gè)人的個(gè)人素質(zhì)，技術(shù)能力，成本意識(shí)與價(jià)值分析能力，市場(chǎng)預(yù)測(cè)能力，商務(wù)禮儀，議價(jià)能力，表達(dá)能力，人際溝通與協(xié)調(diào)能力，外語能力，處理突發(fā)事務(wù)的能力，都有較高的要求。
01/較強(qiáng)的工作能力
采購是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜而且要求很高的工作，采購員應(yīng)具備的基本工作能力也相當(dāng)多樣化，必須具備較高的分析能力、預(yù)測(cè)能力、表達(dá)能力等。
1）分析能力
由于采購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，例如物料規(guī)格、品種的購買決策、企業(yè)所能接受的價(jià)格、物料如何運(yùn)輸與儲(chǔ)存、如何管理才能得到消費(fèi)者的回應(yīng)。因此，采購員應(yīng)具備使用分析工具的技巧，并能針對(duì)分析結(jié)果制定有效的決策。
第一，采購支出是構(gòu)成企業(yè)制造成本的主要部分，因此采購員首先必須具有成本意識(shí)，精打細(xì)算；其次，必須具有“成本效益”觀念，“一分錢一分貨”，不可花一分冤枉錢買品質(zhì)不好或不具有使用價(jià)值的物品，隨時(shí)將投入（成本）與回收（使用狀況、時(shí)效、損耗、維修次數(shù)等）報(bào)告加以比較。
第二、詢價(jià)開始后接到各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，必須具有良好的處理數(shù)據(jù)能力，這項(xiàng)能力會(huì)幫助你發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的不平衡報(bào)價(jià)，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)嚴(yán)謹(jǐn)性，以及供應(yīng)商的利潤(rùn)點(diǎn)在什么地方。
對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容應(yīng)有分析的技巧——不可以“總價(jià)”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，逐項(xiàng)對(duì)原料、人工、工具、稅費(fèi)、利潤(rùn)、交貨時(shí)間、付款條件等加以剖析判斷。
2）預(yù)測(cè)能力
在現(xiàn)代動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物料的采購價(jià)格與供應(yīng)數(shù)量是經(jīng)常調(diào)整變動(dòng)的，采購員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，判斷貨源是否充裕；通過與供應(yīng)商的接觸，從其“銷售”的態(tài)度，揣摩物料可能供應(yīng)的情況；從物料價(jià)格的漲跌，推斷采購成本受影響的幅度有多大。總之，采購員必須開闊視野，具備“察言觀色”的能力，對(duì)物料將來供應(yīng)的趨勢(shì)能預(yù)謀對(duì)策。
3）表達(dá)能力
這里就包括了談判能力、平衡技巧、溝通能力、應(yīng)酬能力等。
采購員無論是用語言還是用文字與供應(yīng)商溝通，都必須能正確、清晰表達(dá)采購的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解。面對(duì)忙碌的采購工作，必須使采購人員具備“長(zhǎng)話短說，言簡(jiǎn)意賅”的表達(dá)能力，以免浪費(fèi)時(shí)間；“曉之以理，動(dòng)之以情”來爭(zhēng)取采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達(dá)技巧。
4）清晰的思路
每一家公司都有自己的工作流程和工作思路，所以不管處在一種什么樣的情況下，一個(gè)優(yōu)秀的采購都必須具有清晰的工作思路，沒有思路做項(xiàng)目就會(huì)是一團(tuán)亂麻。
02/專業(yè)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)
對(duì)產(chǎn)品的認(rèn)知程度是采購的核心競(jìng)爭(zhēng)力，因?yàn)槟阒挥辛私饽闼少彽奈锪夏悴庞匈Y本和你的供應(yīng)商談判。
舉個(gè)例子，一個(gè)學(xué)化工機(jī)械并從事多年化工機(jī)械采購的人員因工作需而轉(zhuǎn)向電子元器件采購，盡管他從事采購已多年，但他仍會(huì)感到有些力不從心，如果他想盡快適應(yīng)新角色就必須及時(shí)補(bǔ)充有關(guān)電子元器件方面的知識(shí)，補(bǔ)充的途徑很多，如自學(xué)、參加相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)班等。
一些采購員認(rèn)為，采購員不是搞研究開發(fā)的，而且往往有本企業(yè)工程技術(shù)人員及品管人員的協(xié)助，故不需掌握太多的專業(yè)知識(shí)，持有這種觀點(diǎn)的采購員必須認(rèn)識(shí)到那些可以支持你的人并不是時(shí)刻在你的左右，況且有時(shí)他們因各種原因未必能幫你。
由于采購員采購的范圍大小不一、物料種類為數(shù)甚多，并且科學(xué)技術(shù)發(fā)展極為迅速，采購員要如何持續(xù)性的擁有產(chǎn)品知識(shí)呢？有幾種方式可供參考：大學(xué)的課程、貿(mào)易性期刊、流行雜志、展覽或工作參觀、與供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)等。
03/良好的品德
1）正直
正直是一個(gè)采購最基本的品質(zhì)，一個(gè)采購首先要取得別人對(duì)你信任。采購員所處理的“訂單”與“鈔票”并無太大的差異，因此難免被“唯利是圖”的供應(yīng)商所包圍。無論是威迫還是利誘，采購員都必須維持“平常心”、“不動(dòng)心”，重利忘義的人，是難以勝任采購工作的。
2）敬業(yè)堅(jiān)持
采購員需要利用更多的時(shí)間去了解市場(chǎng)趨勢(shì)與發(fā)掘更多的供應(yīng)商，此外，還要協(xié)助高層主管規(guī)劃采購策略，因此在年度或每年開始時(shí)都會(huì)特別的忙碌，采購員必須毫無怨言地投入其中。有時(shí)少打一個(gè)電話少寫一封郵件，造成的后果可能會(huì)不可估量。
3）平和的心態(tài)
主要是三個(gè)方面，一是當(dāng)別人懷疑你的收入的時(shí)候要不受其亂，不要害怕別人的議論，身正不怕影子歪；二是當(dāng)供應(yīng)商捧你的時(shí)候要能保持頭腦冷靜，不要分不清是非；三是同一個(gè)部門內(nèi)，有的時(shí)候供應(yīng)商可能會(huì)厚此薄彼，這個(gè)時(shí)候要保持好心態(tài)，頭腦冷靜。
4）虛心與耐心
采購員在選擇商品或商品組合時(shí)絕對(duì)不能憑自我的感覺，必須要利用科學(xué)的方法針對(duì)消費(fèi)者需求與市場(chǎng)流行趨勢(shì)進(jìn)行合理的分析，并將分析結(jié)果客觀地呈現(xiàn)出來，選擇最有利益的商品，不因主觀的偏見而左右了采購策略的擬定。
與供應(yīng)商談判或議價(jià)的過程，可能相當(dāng)艱辛與復(fù)雜，采購員更需有忍耐、等待的修養(yǎng)。同時(shí)，價(jià)格談判是一個(gè)持續(xù)的過程，每個(gè)供應(yīng)商都有其對(duì)應(yīng)的學(xué)習(xí)曲線，在供貨一段時(shí)間后，其成本會(huì)持續(xù)下降。
采購員雖然在買賣方面較占有上風(fēng)，但對(duì)供應(yīng)商的態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問、虛心求教。每個(gè)供應(yīng)商都是所在領(lǐng)域的專家，多聽取供應(yīng)商的建議往往會(huì)有意外的收獲；與表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商達(dá)成策略聯(lián)盟，促進(jìn)供應(yīng)商提出改進(jìn)方案，以最大限度節(jié)約成本。
總之，一個(gè)優(yōu)秀的采購人員，可以為公司培養(yǎng)起一批優(yōu)質(zhì)供應(yīng)合作伙伴（供應(yīng)合作伙伴相較于普通供應(yīng)商，可以提供更好的資金、技術(shù)及后期服務(wù)等支持，甚至可以共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)共付盈虧）。可以通過采購的杠桿效應(yīng)，為公司創(chuàng)造收益。
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的今天，越來越多的企業(yè)也開始愈發(fā)重視供應(yīng)鏈的管理和成本控制。公司的采購管理流程也愈加規(guī)范，這也對(duì)采購人員對(duì)公司系統(tǒng)流程的熟悉程度提出了要求。
