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物料采購計劃與訂單制定的技巧與方法

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-03-07  來源:食品供應(yīng)鏈管理公眾號  作者:網(wǎng)絡(luò)
核心提示:物料采購計劃與訂單制定的技巧與方法
   采購計劃管理
 
  1、制訂采購計劃的目的
 
  采購計劃是企業(yè)根據(jù)市場供求情況、企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營能力和物料消耗規(guī)律等,對計劃期內(nèi)物料和其他物品的采購管理活動所作的預(yù)見性安排和部署。
 
  采購計劃主要是確定采購的數(shù)量、時間和方式。
 
  2、制訂采購計劃的作用
 
  —維持生產(chǎn)經(jīng)營的正常運行,避免供應(yīng)中斷而影響產(chǎn)銷活動;
 
  —避免物料儲存過多,占壓資金;
 
  —配合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃的實現(xiàn);
 
  —使采購部門事先準備,選擇有利時機購入物料;
 
  —確定物品耗用標(biāo)準,以便控制物料采購數(shù)量及成本。
 
  3、制訂采購計劃的依據(jù)
 
  (1)年度銷售計劃和生產(chǎn)計劃
 
  銷售計劃和生產(chǎn)計劃是企業(yè)制訂采購計劃的主要參考依據(jù);同時,銷售計劃制訂得是否科學(xué)、合理,將直接影響生產(chǎn)計劃和采購計劃的科學(xué)性及可行性。
 
  (2)用料清單
 
  BOM表由研發(fā)部門或產(chǎn)品設(shè)計部門擬定的,在用料清單上列明各種產(chǎn)品由哪些物料所制造或組合而成。根據(jù)用料清單可以精確計算出每一種產(chǎn)品的制造所需各種物料的確切數(shù)量。用料清單所列的耗用量,就是通稱的標(biāo)準用量,可以將其與實際用量比較,作為物料控制的依據(jù)。
 
 。3)存量管制卡
 
  如果物料有存貨,所購物料要與現(xiàn)有存貨狀況配合確定。具體來說,采購人員一般是根據(jù)用料清單中列出的物料需求數(shù)量、現(xiàn)有存貨量,并考慮采購的作業(yè)時間和安全存量水平,計算出正確的采購數(shù)量,然后才開具請購單。
 
  (4)生產(chǎn)效率
 
  生產(chǎn)效率的高低會使預(yù)計的物料需求量與實際的耗用量之間產(chǎn)生誤差。生產(chǎn)效率提高,會導(dǎo)致物料的單位耗用量下降,從而使采購計劃中的采購數(shù)量超過生產(chǎn)所需;反之,生產(chǎn)效率下降,會提高物料的單位耗用量,使采購計劃中的采購數(shù)量不足以滿足生產(chǎn)所需。故:生產(chǎn)效率發(fā)生變化時,采購計劃必須隨之加以調(diào)整,避免發(fā)生物料短缺或過剩的現(xiàn)象。
 
  4、采購計劃的編制
 
  采購計劃的制訂主要包括兩部分內(nèi)容:采購認證計劃的制訂和采購訂單計劃的制訂。具體流程可分為八個環(huán)節(jié),即準備認證計劃、評估認證需求、計算認證容量、制訂認證計劃、準備訂單計劃、評估訂單需求、計算訂單容量、制訂訂單計劃。
 
  5、采購數(shù)量的確定
 
 。1)定期訂購法 - 每隔一個固定時間進行庫存盤點并訂貨,如每月、每季或每周訂購一次。這種方法適用于需要經(jīng)常調(diào)整生產(chǎn)或采購數(shù)量的重要物料。
 
  定期訂購法的特點是:采購周期固定;采購批量不固定。
 
  采購批量=平均日需要量×采購周期+保險儲備量(安全庫存量)- 實際庫存量
 
 。2)定量訂購法 -對庫存連續(xù)盤點,一旦庫存水平下降到預(yù)定的最低庫存數(shù)量(請購點)時,立即按固定的訂貨數(shù)量訂購補充的一種采購方法,也稱為請購點法。適用于品種數(shù)目少,但占用資金大的物品的采購。
 
  控制因素:請購點=平均日需要量×采購提前期+安全庫存量
 
  2如何編制采購計劃
 
  1、編制原材料采購計劃
 
  第一步:收集生產(chǎn)計劃任務(wù)量信息
 
  第二步:了解消耗定額
 
  第三步:分析歷史資料數(shù)據(jù)
 
  第四步:進行市場商情分析
 
  第五步:形成原材料采購計劃
 
  2、編制設(shè)備采購計劃
 
  第一步:確定設(shè)備采購需求
 
  第二步:調(diào)查設(shè)備采購市場
 
  第三步:選擇設(shè)備采購方式
 
  第四步:填寫“設(shè)備采購計劃書”
 
  第五步:提交設(shè)備采購申請
 
  3、分解采購計劃
 
  采購人員可以根據(jù)年內(nèi)生產(chǎn)進度安排、資金情況和庫存變化,制訂相應(yīng)的半年、季度或月度采購計劃。
 
  4、調(diào)整采購計劃
 
  確定調(diào)整方式:采購人員可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部采購環(huán)境的變化或競爭對手競爭戰(zhàn)略的調(diào)整,適時修改或調(diào)整采購計劃。
 
  調(diào)整計劃內(nèi)容:總量調(diào)整-采購人員根據(jù)需要,對原采購計劃中的采購預(yù)算金額或采購數(shù)量進行總量的調(diào)整。結(jié)構(gòu)調(diào)整-采購人員根據(jù)需要,對原采購計劃中的采購商品的品類、品種、規(guī)格等進行的調(diào)整。
 
  3訂單管理
 
  1、編制采購訂單
 
  (1)明晰訂單內(nèi)容:根據(jù)企業(yè)實際的生產(chǎn)經(jīng)營需要及采購計劃要求,采購人員應(yīng)定期編制采購訂單,一般有月度采購訂單、臨時采購訂單等。
 
  月度采購訂單的內(nèi)容:采購產(chǎn)品的名稱、品種、型號、規(guī)格;訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號;包裝運輸、到貨地點、隨貨文件和驗收方法;訂單生效的條件和到倉爭端的處理等。
 
  臨時采購訂單的內(nèi)容:采購產(chǎn)品的名稱、品種、型號和規(guī)格;采購數(shù)量和要求、到倉時間等。
 
 。2)制定采購訂單
 
  第一步:編制訂單草案
 
  第二步:上報主管審核
 
  第三步:形成正式訂單
 
  2、出具采購訂單
 
 。1)發(fā)出采購訂單
 
  采購人員在選擇供應(yīng)商時應(yīng)考慮以下3個方面的因素:是否是長期供應(yīng)商,其信譽、產(chǎn)品品質(zhì)如何?供應(yīng)商的產(chǎn)品價格是否最適當(dāng)、最有市場競爭力?供應(yīng)商是否能夠保證準時交貨?
 
 。2)確認采購訂單
 
  采購人員應(yīng)通過電話溝通等方式及時向供應(yīng)商確認其是否收到采購訂單。如果對方?jīng)]有表示接受,則發(fā)出的采購訂單并不能構(gòu)成一項合同,采購事項無效。另外,只有當(dāng)采購訂單被確認接受之后,采購方才能確信供應(yīng)商將在約定的日期發(fā)貨。
 
  通常,供應(yīng)商接受了訂單的各項條件后,要向采購方的采購部門發(fā)出所謂的“接受函”以確認采購事項,并著手備貨,執(zhí)行訂單。因此,采購人員在發(fā)出采購訂單后,一定要與供應(yīng)商及時溝通、確認。
 
 。3)編制采購記錄
 
  采購訂單確認接受后,采購人員應(yīng)就同期所采購的貨品、物料編制采購記錄,填寫采購記錄表,以便在供應(yīng)商交貨時對照采購訂單進行接貨檢驗。
 
  3、跟蹤采購訂單
 
  采購的目的是為了及時取得符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營要求的物料,所以采購人員必須要對訂單進行跟蹤,促使供應(yīng)商及時交貨。
 
  訂單跟蹤就是采購人員對采購訂單執(zhí)行的全部過程進行跟蹤檢查,以保證采購訂單的正常履行,其目的主要有3個:促進合同正常執(zhí)行、滿足本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的物料需求、保持合理的庫存水平。
 
 。1)訂單執(zhí)行前跟蹤
 
  在采購過程中,同一物料或貨品可能有幾家供應(yīng)商可供選擇,雖然每個供應(yīng)商都有分配比例,但是具體操作時可能會遇到意想不到的情況,如供應(yīng)商提出更改“認證合同條款”(包括價格、質(zhì)量、貨期等),因此采購人員在訂單發(fā)出后應(yīng)充分與供應(yīng)商溝通,確認本次采購可供貨的供應(yīng)商。當(dāng)然,如果供應(yīng)商確實難以接受訂單,也不必強人所難,可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商,必要時要求認證人員協(xié)助辦理。
 
 。2)訂單執(zhí)行過程跟蹤
 
  供應(yīng)商確認采購訂單后,采購訂單便具有了法律效力,所以采購人員應(yīng)全力跟蹤,確實需要變更時要征得供應(yīng)商的同意,雙方協(xié)商解決。
 
 。3)合同執(zhí)行后跟蹤
 
  4、訂單存檔管理
 
  采購人員與供應(yīng)商簽訂的合同,出具的采購訂單及相關(guān)文件、資料要及時存檔備查。
 
  重視存檔管理,建檔管理的作用有3個方面:
 
 。1)每一采購項目分別建檔,以便于使用和查詢;
 
  (2)供應(yīng)商的歷史表現(xiàn)數(shù)據(jù)對訂單下達及合同跟蹤具有重要的參考價值,采購人員應(yīng)首先注意供應(yīng)商的歷史情況,然后決定對其實施何種監(jiān)督方式;
 
 。3)若供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為或發(fā)生糾紛需要訴諸法律解決時,完備的資料是獲得勝訴的有力保證。
 
  訂單存檔管理
 
  建檔 - 訂單的建檔原則是需要的時候能夠方便快捷地找到。采購人員在建立訂單檔案時可采用以下兩種方式中的一種:①按照采購訂單編號順序建檔;②按照供應(yīng)商名稱的字母順序建檔。
 
  訂單存檔保管
 
  采購人員應(yīng)注意將采購訂單等各種經(jīng)驗數(shù)據(jù)的分類保存工作做好,如做好防潮、防蟲等保管工作。如果有條件,可采用計算機軟件管理系統(tǒng)對訂單進行管理,同時將相關(guān)數(shù)據(jù)資料掃描后轉(zhuǎn)換成電子版保存在電腦中,以便隨時查閱。
 
  四、訂單異常處理
 
  1、交期異常處理
 
  采購人員需在下單后及時跟蹤訂單情況,及時獲取訂單交貨進度,并與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò),及時獲知交期異常情況;
 
  采購人員得知異常后,應(yīng)及時向經(jīng)理和請購部門反饋信息,以便及時進行補救或調(diào)整;
 
  采購人員需要采取積極措施盡量挽回損失,采用跟催法催交貨物,也可依具體情況變更采購訂單或替換供應(yīng)商;
 
  采購部應(yīng)積極聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門評估損失費用,并視情況向供應(yīng)商索賠。
 
  2、品質(zhì)異常處理
 
  供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)品質(zhì)異常且無法自行解決時,應(yīng)以書面形式將問題反饋給采購人員。采購人員要及時將問題反饋給采購部經(jīng)理,請示解決辦法;
 
  采購部和請購部門協(xié)商解決是否進行特采,必要時由采購人員召集請購部門到供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場協(xié)商解決異常;
 
  如因品質(zhì)問題返工或拒收而影響本公司正常生產(chǎn)的,采購部應(yīng)組織相關(guān)部門評估損失費用,并視情況向供應(yīng)商索賠。
 
  3、下單異常處理
 
  采購人員如發(fā)現(xiàn)訂單等單據(jù)沒有及時發(fā)出,應(yīng)立即聯(lián)系下單人員;
 
  如發(fā)生采購部下錯訂單的情況,采購人員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商能否撤單,盡可能避免呆廢料,同時下達正確的訂單。如不能撤單,采購部門應(yīng)與相關(guān)部門溝通能否將問題訂單內(nèi)部消化;
 
  如果訂單不能撤銷也不能內(nèi)部消化,則應(yīng)由責(zé)任部門承擔(dān)損失費用,并按照企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度對責(zé)任部門進行處罰。
 
  4、突發(fā)異常處理
 
  發(fā)生重大的事故或自然災(zāi)害而造成供應(yīng)商短期內(nèi)無法恢復(fù)生產(chǎn)以及發(fā)生突發(fā)事故造成原料嚴重短缺的情況,屬于突發(fā)異常;
 
  出現(xiàn)突發(fā)異常時,采購人員應(yīng)及時向采購部經(jīng)理匯報,并通過多種渠道了解市場行情,力求減少損失;
 
  突發(fā)異常影響正常生產(chǎn)時,采購人員應(yīng)向請購部門確認是否可以通過高價調(diào)撥或采用其他減少公司損失的方式進行處理。
編輯:foodqm

 
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