什么情況下需要編制作業(yè)指導(dǎo)書？

GB/T19023-2003 《質(zhì)量管理體系文件指南》4.6.1條指出：“對沒有作業(yè)指導(dǎo)書就會產(chǎn)生不利影響的所有活動，應(yīng)當(dāng)制定并保持作業(yè)指導(dǎo)書對其實(shí)施進(jìn)行描述。“作業(yè)指導(dǎo)書的結(jié)構(gòu)、格式以及詳略程度應(yīng)當(dāng)適合于組織中人員使用的需要，并取決于活動的復(fù)雜程度、使用的方法、實(shí)施的培訓(xùn)以及人員的技能和資格。”與此相似，認(rèn)可準(zhǔn)則5.4.1條提出：“如果缺少指導(dǎo)書可能影響檢測和（或）校準(zhǔn)結(jié)果，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)具有所有相關(guān)設(shè)備的使用和操作指導(dǎo)書以及處置、準(zhǔn)備檢測和（或）校準(zhǔn)物品的指導(dǎo)書，或者二者兼有”。

因此，實(shí)驗(yàn)室可根據(jù)已有文件的適用性、活動的復(fù)雜程度、人員素質(zhì)水平、教育培訓(xùn)的有效性、人員流動性等具體情況，有針對性地編寫各類作業(yè)指導(dǎo)書，以有效地控制檢測/校準(zhǔn)過程的各個工作環(huán)節(jié)，保證檢測/校準(zhǔn)結(jié)果的一致性和準(zhǔn)確性。

有的測量設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料比較豐富，尤其進(jìn)口設(shè)備，有的制造商隨機(jī)提供的技術(shù)資料不僅包含了技術(shù)參數(shù)、操作方法和步驟，還提供開展檢測/校準(zhǔn)時應(yīng)用的技術(shù)規(guī)范，介紹檢測/校準(zhǔn)技術(shù)在實(shí)踐中的應(yīng)用。操作手冊有多種語言的版本，圖文并茂，形象生動。如果進(jìn)口設(shè)備的操作手冊無中文版本，則應(yīng)將其主要操作步驟以及注意事項(xiàng)翻譯出來，并編制操作規(guī)范，以便隨時提供使用。價值昂貴、技術(shù)復(fù)雜、涉及安全的儀器設(shè)備需編制操作規(guī)范。對校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室，需編制每項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置的操作規(guī)范。

校準(zhǔn)可以依據(jù)檢定規(guī)程。檢測依據(jù)的技術(shù)文件應(yīng)是完全適合所做檢測項(xiàng)目的，可能是標(biāo)準(zhǔn)檢測大綱或鑒定大綱。如果技術(shù)文件中有可供選擇的步驟或方法，或不便于理解和不完全適用的地方，就要參考那個文件寫成完全使用的技術(shù)文件，如檢測實(shí)施細(xì)則。

作業(yè)指導(dǎo)書包括哪些?

GB/T19023-2003 《質(zhì)量管理體系文件指南》對作業(yè)指導(dǎo)書的定義是“有關(guān)任務(wù)如何實(shí)施和記錄的詳細(xì)描述”，并做了補(bǔ)充解釋：“作業(yè)指導(dǎo)書可以是詳細(xì)的書面描述、流程圖、圖表、模型、圖樣中的技術(shù)注釋、規(guī)范、設(shè)備操作手冊、圖片、錄象、檢查清單，或這些方式的組合。作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)當(dāng)對使用的任何材料、設(shè)備和文件進(jìn)行描述。必要時，作業(yè)指導(dǎo)書還可包括接受準(zhǔn)則。”

作業(yè)指導(dǎo)書指導(dǎo)著具體的檢測/校準(zhǔn)工作，數(shù)量大，種類多。按照內(nèi)容劃分，通常可分為以下四類。

（1）儀器設(shè)備的操作規(guī)程；

（2）指導(dǎo)樣品處置、制備的作業(yè)指導(dǎo)書，包括化學(xué)實(shí)驗(yàn)室中化學(xué)試劑的配置方法等；

（3）檢測/校準(zhǔn)方法及其補(bǔ)充文件；

這類作業(yè)指導(dǎo)書是針對某一具體項(xiàng)目的。除了檢定規(guī)程、校準(zhǔn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、型式評價/樣機(jī)試驗(yàn)大綱、測試規(guī)范、期間核查方法、測量不確定度評定、數(shù)據(jù)處理方法等文件以外，還包括對以上文件中規(guī)定不細(xì)和不夠完善部分的補(bǔ)充文件，例如，對規(guī)定方法的偏離實(shí)施細(xì)則、檢測/校準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則、抽樣實(shí)施細(xì)則等。

（4）導(dǎo)則、規(guī)則類文件。

為規(guī)范作業(yè)指導(dǎo)書和質(zhì)量記錄的編寫或填寫，需要規(guī)定各類專用作業(yè)指導(dǎo)書和質(zhì)量記錄的編寫內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和格式。這類文件包括型式評定大綱/樣機(jī)試驗(yàn)大綱編寫導(dǎo)則、檢測/校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)細(xì)則編寫導(dǎo)則、報告/證書編寫規(guī)則、校準(zhǔn)/檢測結(jié)果報告結(jié)論用語規(guī)范、原始記錄填寫規(guī)范、測量設(shè)備技術(shù)操作規(guī)范編寫規(guī)則、體系文件編輯排版規(guī)則等。

怎樣算是好的程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書？

程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的編寫目的是明確工作內(nèi)容、權(quán)責(zé)歸屬、作業(yè)流程與執(zhí)行方法，將專業(yè)知識和實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)寫成人人可用的作業(yè)文件，供大家遵照執(zhí)行。其用途包括：使實(shí)驗(yàn)室易于執(zhí)行，不必重蹈覆轍，便于訓(xùn)練新員工，追蹤問題的原因以及消除用不同方法做同一件事而造成的不必要的差異。

因此，好的程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)兼顧效果和效率，具以下四個特點(diǎn)：

a）具體清晰：明確規(guī)定相關(guān)的人、事、時、方法與表格，即清楚地規(guī)定哪個部門的哪個人員在什么時候做哪些工作，如何做，以及填寫哪些表格，形成什么記錄。

b) 使用簡易：可以使新手很快了解,并讓職務(wù)代理人能夠迅速地代理工作。

c) 實(shí)際可行：簡單扼要,容易遵循,可操作性強(qiáng),不前后矛盾。

d) 達(dá)成共識：所有的規(guī)定均來自于使用者的共識。

怎樣編制出好的作業(yè)指導(dǎo)書?

1.作業(yè)指導(dǎo)書編寫流程

作業(yè)指導(dǎo)書編寫、執(zhí)行及更新流程

2、作業(yè)指導(dǎo)書編寫計(jì)劃書

明確作業(yè)指導(dǎo)書的編號、操作名稱、編寫人、初稿完成時間、小組討論時間及最終的定稿時間。

3、作業(yè)指導(dǎo)書編寫

編寫人員要求

♦操作好，有經(jīng)驗(yàn)，有一定寫作基礎(chǔ)的一線員工；

♦溝通，打消編寫人員的顧慮；

♦培訓(xùn)；

♦給予支持:專門的時間、提供相關(guān)資料等；

♦編寫小組要有團(tuán)隊(duì)精神。

4、作業(yè)指導(dǎo)書的討論修訂

目的：

♦統(tǒng)一認(rèn)識，達(dá)成共識；

♦作業(yè)指導(dǎo)書討論會參與人員：操作員、設(shè)備員、體系管理員、編寫組負(fù)責(zé)人及1-2名與本崗位無關(guān)的人員；

♦討論會要作到互相挑戰(zhàn)，各抒己見；

♦必要時可進(jìn)行現(xiàn)場確認(rèn)。

5、作業(yè)指導(dǎo)書的試運(yùn)行

目的：

♦通過實(shí)踐來檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書的合理性和可操作性。

6、作業(yè)指導(dǎo)書的定稿、批準(zhǔn)和執(zhí)行

♦建立與作業(yè)指導(dǎo)書相應(yīng)的查核表；

♦定期查核。

7、適時更新

♦當(dāng)檢測標(biāo)準(zhǔn)要求、設(shè)備狀況等發(fā)生改變，一些操作方法的改進(jìn)時，要對作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行評審和更新。

8.定期回顧

♦確定回顧時間及參加人員；

♦將回顧結(jié)果納入更新內(nèi)容；

♦將正式發(fā)布的作業(yè)指導(dǎo)書列入作業(yè)指導(dǎo)書清單。