采購(gòu)對(duì)產(chǎn)品制造和服務(wù)的組織是一項(xiàng)重要的活動(dòng)，如：制造業(yè)組織，產(chǎn)品上使用的原材料、設(shè)備上使用的配件采購(gòu)。服務(wù)業(yè)組織，如：賓館客房需要的臥具、洗滌用品，餐廳需要的食品原料、餐具等，都需要通過(guò)采購(gòu)來(lái)滿足要求。采購(gòu)物資的質(zhì)量直接影響到產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，如所采購(gòu)的鋼材質(zhì)量達(dá)不到規(guī)定的要求，直接影響到加工件的質(zhì)量，而這種影響是無(wú)法用后續(xù)的技術(shù)改善來(lái)彌補(bǔ)的，餐廳采購(gòu)的食品本身就不新鮮，廚師技藝再怎么高，也無(wú)法做出美味佳肴。任何組織都不可能具備生產(chǎn)產(chǎn)品或服務(wù)所需的全部物資的制造能力，因而采購(gòu)物資的質(zhì)量是保證產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，也是組織是否能持續(xù)穩(wěn)定向顧客提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的關(guān)鍵。因此組織不僅要對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，更重要的是幫助供方健全質(zhì)量管理體系，使其具有穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量保證能力，這樣才能持續(xù)穩(wěn)定地向顧客提供合格的產(chǎn)品。

對(duì)采購(gòu)的要求主要反映在以下方面：

一、供方的評(píng)價(jià)
 

    組織所需要的物資是由供方提供的，而供方提供物資的質(zhì)量與其質(zhì)量管理和質(zhì)量保證能力有直接關(guān)系，這種能力通過(guò)管理基礎(chǔ)、人員素質(zhì)和技能、技術(shù)的先進(jìn)性、設(shè)備的保障性、制造過(guò)程的控制程度等方面體現(xiàn)，而這種體現(xiàn)最終的表現(xiàn)是向組織也就是他的顧客提供的是什么質(zhì)量的產(chǎn)品或服務(wù)。作為組織要相信他的供方能持續(xù)穩(wěn)定地向自己提供滿足要求的產(chǎn)品或服務(wù)，就應(yīng)了解供方是否具備這種能力，最直接的了解方法是對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)是組織對(duì)提供產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量要求，評(píng)價(jià)的方式可根據(jù)組織的需要進(jìn)行，如：實(shí)地考查、問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審、樣品試用、同行業(yè)反映等，而無(wú)論哪種方式，要真正將供方的能力了解到，而不是走過(guò)場(chǎng)，更不能通過(guò)每次的退貨、罰款來(lái)促進(jìn)了解。
    對(duì)供方評(píng)價(jià)的方式和程度，取決于供方提供的產(chǎn)品或服務(wù)對(duì)組織的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的影響程度，如果影響是至關(guān)重要的，則要考慮實(shí)地考查、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審、樣品試用的評(píng)價(jià)方式。
    如果采用現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的評(píng)價(jià)方式，組織的相關(guān)部門與供方的相關(guān)部門應(yīng)對(duì)口進(jìn)行，如組織的檢驗(yàn)部門到供方的檢驗(yàn)部門檢查檢驗(yàn)文件是否完善；是否按文件要求進(jìn)行檢驗(yàn)；檢驗(yàn)記錄是否保持；檢驗(yàn)標(biāo)識(shí)是否正確；檢驗(yàn)人員是否具備能力；檢驗(yàn)器具的數(shù)量、測(cè)量范圍、測(cè)量精度等是否滿足要求；對(duì)檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的不合格品如何處理；何種情況可以緊急放行等等。組織的技術(shù)部門到供方的技術(shù)部門檢查產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量要求依據(jù)何種標(biāo)準(zhǔn)？標(biāo)準(zhǔn)是否為最新文本？如果將國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其技術(shù)要求是否高于國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是否在當(dāng)?shù)刭|(zhì)監(jiān)部門備案；直接指導(dǎo)生產(chǎn)或服務(wù)的是何文件？該文件與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)要求有無(wú)矛盾之處？技術(shù)要求是否有操作性？如：規(guī)定了粘土沙的含水量不得超過(guò)5％，是否規(guī)定了用什么方法測(cè)量，規(guī)定了澆注的時(shí)間，如何保證在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成澆注等；關(guān)鍵的質(zhì)量特性在技術(shù)文件中是否予以注明；對(duì)關(guān)鍵的質(zhì)量特性采用什么方式進(jìn)行重點(diǎn)控制；圖紙上是否清楚地注明了加工件各部位的技術(shù)要求；工藝流程圖上是否清楚地描繪出產(chǎn)品的加工順序；是否確定了特殊工序，是否進(jìn)行了能力確認(rèn)；技術(shù)人員的能力，工作條件是否滿足產(chǎn)品或服務(wù)創(chuàng)新的要求等等。如果單純采取現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的評(píng)價(jià)方式，即使組織滿意了，也只能證明供方的軟件即材料符合要求。
     如果采用實(shí)地考查的評(píng)價(jià)方式，則要以人、機(jī)、料、法、環(huán)為主線，以關(guān)鍵活動(dòng)為重點(diǎn)，開(kāi)展實(shí)地考查。如：關(guān)鍵、特殊工序的操作者是否經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，取得了相應(yīng)的資質(zhì)；關(guān)鍵、特殊工序的設(shè)備是否按規(guī)定的周期進(jìn)行了保養(yǎng)，設(shè)備的運(yùn)行狀況是否正常；加工的零部件所使用的原材料是否經(jīng)過(guò)了合格檢驗(yàn)；實(shí)際操作是否符合技術(shù)要求；工作環(huán)境是否滿足產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量要求等。對(duì)服務(wù)業(yè)的實(shí)地考查重點(diǎn)是服務(wù)的流程是否清楚；是否按規(guī)定的流程進(jìn)行；服務(wù)是否達(dá)到了規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)；服務(wù)人員的素質(zhì)和態(tài)度；服務(wù)中發(fā)生問(wèn)題如何處理等等。實(shí)地考查的評(píng)價(jià)方式，只能證明供方的基本狀況符合要求，不能證明所提供的產(chǎn)品符合要求。

如果采取樣品試用的評(píng)價(jià)方式，則要對(duì)所試用的樣品數(shù)量、試用周期、試用在何產(chǎn)品或部件上，樣品試用結(jié)束后由哪個(gè)部門對(duì)其評(píng)價(jià)等做出明確規(guī)定。如果單純采取樣品試用的評(píng)價(jià)方法，只能證明所試用的樣品符合要求，如果是供方提供樣品，只能證明該樣品符合要求，而不能證實(shí)今后提供的產(chǎn)品合格，如果組織從供方倉(cāng)庫(kù)中隨意抽取樣品，也只能對(duì)該樣品負(fù)責(zé)，就像產(chǎn)品的監(jiān)督抽查，只對(duì)所抽查的樣品負(fù)責(zé)一樣。

目前公認(rèn)的對(duì)供方評(píng)價(jià)的科學(xué)方法，是這幾種評(píng)價(jià)方式相結(jié)合，即質(zhì)量管理體系的綜合評(píng)價(jià)。只有證實(shí)了供方具有完善的、符合ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求的質(zhì)量管理體系，才能使組織確信供方具有持續(xù)穩(wěn)定地向組織提供合格產(chǎn)品的能力。 不管用哪種評(píng)價(jià)方式，即使評(píng)價(jià)合格的供方也不能一成不變，應(yīng)定期對(duì)供方再評(píng)價(jià)，以促進(jìn)供方不斷地提高供貨質(zhì)量以及質(zhì)量管理水平，尤其是供方供貨質(zhì)量發(fā)生波動(dòng)時(shí)，更要及時(shí)地再評(píng)價(jià)。

二、采購(gòu)信息 “采購(gòu)信息”即采購(gòu)的要求。采購(gòu)的要求要使組織的采購(gòu)人員清楚，更要使供方的相關(guān)人員清楚，只有這樣才能保證采購(gòu)的信息準(zhǔn)確。
 

采購(gòu)信息可以用各種形式表述如：采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)協(xié)議等等，也可以是電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)等等，不論哪種形式，采購(gòu)的要求要明確。如：物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、圖紙要求、交貨期、交貨地點(diǎn)，運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等等。為了達(dá)到采購(gòu)要求，組織的采購(gòu)信息不能有任何模糊不清或容易混淆的情況，尤其是熟悉的供方，不能因?yàn)槭墙?jīng)常采購(gòu)的物資，就省去必須交待清楚的信息，特別是電話訂貨，更要將相關(guān)信息交待清楚，當(dāng)然最好是以書(shū)面的形式，如果確實(shí)認(rèn)為電話訂貨方便，那么采購(gòu)的要求一定要讓供方理解。 采購(gòu)的要求的詳略程度要根據(jù)所采購(gòu)物資的重要程度決定。如果所采購(gòu)的物資對(duì)組織的產(chǎn)品至關(guān)重要，那么采購(gòu)文件中至少要包括以下內(nèi)容：

1．檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的要求 要求供方對(duì)該物資從原材料檢驗(yàn)到成品檢驗(yàn)均從嚴(yán)要求。如增加原材料檢驗(yàn)的項(xiàng)目和抽樣量、半成品增加必要的巡檢，以及成品檢驗(yàn)的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證等。這樣必然增加了采購(gòu)成本，但對(duì)于重要物資的采購(gòu)，控制其產(chǎn)品質(zhì)量至關(guān)重要。
 

2. 供方采購(gòu)程序的要求 要求組織的供方對(duì)提供該物資的供方嚴(yán)格執(zhí)行評(píng)價(jià)程序，確保所提供的物資質(zhì)量持續(xù)滿足規(guī)定要求，必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督該物資的生產(chǎn)過(guò)程。
 

3.供方生產(chǎn)過(guò)程的要求 要求供方提供對(duì)該物資生產(chǎn)過(guò)程如何控制的書(shū)面材料，組織應(yīng)審查必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考查。

4．供方的設(shè)備要求 對(duì)供方的設(shè)備能力提出要求，如：要求模具生產(chǎn)企業(yè)使用加工中心；指定產(chǎn)品委托某檢測(cè)機(jī)構(gòu)的儀器檢測(cè)等。

5. 人員資質(zhì)的要求 對(duì)供方生產(chǎn)該物資的人員資質(zhì)提出要求，如必須經(jīng)過(guò)培訓(xùn)持證上崗；采購(gòu)食品原材料，生產(chǎn)人員必須具有健康證。

6.質(zhì)量管理體系要求 要求供方提供的產(chǎn)品在質(zhì)量管理體系覆蓋范圍內(nèi)，如建筑企業(yè)應(yīng)通過(guò)GB/T50430標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證等。 組織的有關(guān)采購(gòu)要求在傳遞給供方之前，應(yīng)由相關(guān)部門或人員進(jìn)行審查、批準(zhǔn)，以確保采購(gòu)的要求是充分和適宜的。對(duì)不同重要度的物資，審批部門或人員可以不同，一般物資主管核實(shí)就行了，而重要物資也許要逐級(jí)審批。 綜上所述：供方提供的產(chǎn)品其質(zhì)量直接影響到組織產(chǎn)品的最終質(zhì)量，而組織的產(chǎn)品質(zhì)量又直接關(guān)系到顧客的使用和顧客對(duì)組織的信任程度，因而組織應(yīng)十分關(guān)注其供方的供貨質(zhì)量，而要讓組織放心其供方能持續(xù)穩(wěn)定地向自己提供合格的產(chǎn)品，則必須加強(qiáng)對(duì)供方的控制，這種控制不僅體現(xiàn)在要求上，當(dāng)供方產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生波動(dòng)甚至下降時(shí)，幫助其分析原因，從人力、物力上給予支援。總之，供方的產(chǎn)品質(zhì)量既然是組織產(chǎn)品質(zhì)量的重要組成部分，組織就應(yīng)象自己的企業(yè)一樣關(guān)心幫助供方，這就是八項(xiàng)質(zhì)量管理原則中的“與供方互利的關(guān)系”。