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談?wù)凟xcel輸入的技巧

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-16

在Excel工作表的單元格中,可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式:常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù),還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值,每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法,為了使用戶對(duì)輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí),有必要來(lái)介紹一下在Excel中輸入各種類(lèi)型數(shù)據(jù)的方法和技巧。

  一、輸入文本

  Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合,每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒(méi)有什么本質(zhì)區(qū)別,但是還是有一些差異,比如我們?cè)赪ord、PowerPoint的表格中,當(dāng)在單元格中輸入文本后,按回車(chē)鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束,光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開(kāi)頭,在Excel的單元格中輸入文本時(shí),按一下回車(chē)鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入,光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格,出現(xiàn)這種情況時(shí),如果你是想在單元格中分行,則必須在單元格中輸入硬回車(chē),即按住Alt鍵的同時(shí)按回車(chē)鍵。

  二、輸入分?jǐn)?shù)

  幾乎在所有的文檔中,分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來(lái)分界分子與分母,其格式為“分子/分母”,在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來(lái)區(qū)分年月日的,比如在單元格中輸入“1/2”,按回車(chē)鍵則顯示“1月2日”,為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆,我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí),要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”(零)以示區(qū)別,并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開(kāi),比如我們?cè)谳斎?/2時(shí),則應(yīng)該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2”,則在單元格中顯示“8 1/2”,而在編輯欄中顯示“8.5”。

  三、輸入負(fù)數(shù)

  在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí),可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識(shí),也可將數(shù)字置在()括號(hào)內(nèi)來(lái)標(biāo)識(shí),比如在單元格中輸入“(88)”,按一下回車(chē)鍵,則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。

  四、輸入小數(shù)

  在輸入小數(shù)時(shí),用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn),還可以利用逗號(hào)分隔千位、百萬(wàn)位等,當(dāng)輸入帶有逗號(hào)的數(shù)字時(shí),在編輯欄并不顯示出來(lái),而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí),可以采用下面的方法:選擇“工具”、“選項(xiàng)”命令,打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框,單擊“編輯”標(biāo)簽,選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框,并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù),如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零,可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù),比如要在單元格中輸入“88”后自動(dòng)添加3個(gè)零,變成“88 000”,就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”,相反,如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數(shù),變成“0.088”,則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外,在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后,應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定,以免影響后邊的輸入;如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng),可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。

  五、輸入貨幣值

  Excel幾乎支持所有的貨幣值,如人民幣(¥)、英鎊(£)等。歐元出臺(tái)以后,Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號(hào)。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值,Excel會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式,在單元格中顯示出來(lái),如果用要輸入人民幣符號(hào),可以按住Alt鍵,然后再數(shù)字小鍵盤(pán)上按“0165”即可。

  六、輸入日期

  Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的,它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶可以用多種格式來(lái)輸入一個(gè)日期,可以用斜杠“/”或者“-”來(lái)分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”,可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期,可以按鍵盤(pán)上的Ctrl+;組合鍵。

  七、輸入時(shí)間

  在Excel中輸入時(shí)間時(shí),用戶可以按24小時(shí)制輸入,也可以按12小時(shí)制輸入,這兩種輸入的表示方法是不同的,比如要輸入下午2時(shí)30分38秒,用24小時(shí)制輸入格式為:2:30:38,而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為:2:30:38 p,注意字母“p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間,則按Ctrl+Shift+;鍵

 

 

 
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