在Excel表格的制作過程中,經(jīng)常需要輸入一些重復(fù)數(shù)據(jù)或按規(guī)律遞增或遞減的內(nèi)容。“填充”是Excel的常用功能之一,用好它可以提高數(shù)據(jù)錄入速度,人們應(yīng)該很好地掌握它。
商陽劍:自定義序列
因?yàn)樵诒砀裰刑钊霐?shù)據(jù)時(shí),常有如連續(xù)的月份、星期幾、第幾季度,或“甲、乙、丙、丁……”等等,這些數(shù)據(jù)按一定的順序排列得十分規(guī)則,故而Excel中已把它們定義成了一些序列,在我們“自動(dòng)填充”時(shí),這些序列就自動(dòng)地填充到指定的單元格區(qū)域中。
如Excel中將一星期中的每一天的名字定義成了一個(gè)序列:Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。當(dāng)在起始單元格填有“Sun”時(shí),則可利用自動(dòng)填充功能在預(yù)填充區(qū)域的單元格中按順序循環(huán)填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun……
除“星期”序列之外Excel還定義了哪些序列呢?通過菜單“工具/選項(xiàng)…”打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,選擇“自定義序列”標(biāo)簽,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們。
其實(shí),你也可以根據(jù)自己的需要,建立自己的“自定義序列”,如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。方法是:
1. 用“工具/選項(xiàng)”菜單命令,打開“選項(xiàng)”對(duì)話框;
2. 切換到“自定義序列”標(biāo)簽,在“自定義序列”列表框中單擊“新序列”,再在“輸入序列”列表框中輸入新的序列,如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。每輸完序列中的一項(xiàng),都要按一次Enter鍵。
3. 單擊“添加”按鈕,新序列就出現(xiàn)在“自定義序列”列表框中了。
4. 單擊“確定”按鈕,關(guān)閉“選項(xiàng)”對(duì)話框。
之后,只要在單元格輸入序列中的某一項(xiàng),如“部門A”,則“部門B、部門C、部門D……”等其它項(xiàng)目就可以用自動(dòng)填充來輸入了。
中沖劍: “序列”對(duì)話框的使用
在用菜單法進(jìn)行自動(dòng)填充時(shí),打開過“序列”對(duì)話框。除用其中的“自動(dòng)填充”選項(xiàng)達(dá)到前面提到的填充效果外,還可以應(yīng)用其他選項(xiàng)來填充數(shù)字、日期的特殊序列。
1. 比如,想在一個(gè)“列”的區(qū)域中填入1、3、5、7……的等差序列。方法是:
(1)在起始單元格中輸入數(shù)值1;
(2)選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域;
(3)用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對(duì)話框;
(4)在“序列產(chǎn)生在”選項(xiàng)中選擇“列”,在“類型”選項(xiàng)中選擇“等差數(shù)列”,“步長(zhǎng)”設(shè)定為2;
(5)單擊“確定”,則在選定的區(qū)域就填好一個(gè)1、3、5、7……的等差序列。
2. 如果,想填充有關(guān)年份遞增的日期序列,如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……,方法是:
(1)在起始單元格中輸入日期1980-3-15;
(2)選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域;
(3)用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對(duì)話框;
(4)在“序列產(chǎn)生在”選項(xiàng)中選擇“列”,在“類型”選項(xiàng)中選擇“日期”;
(5)這時(shí)“日期單位”選項(xiàng)可用了,選擇“年”;
(6)“步長(zhǎng)”設(shè)定為2;
(7)單擊“確定”,則在選定的區(qū)域就填好了一個(gè)想要的日期序列。
用類似的方法,可填充年份遞減的日期序列,還可填充月份、日期遞增(減)的日期序列。
少?zèng)_劍:用鼠標(biāo)右鍵拖拽“填充柄”進(jìn)行填充
前面說過,用鼠標(biāo)左鍵拖拽“填充柄”可以進(jìn)行自動(dòng)填充。其實(shí)用鼠標(biāo)右鍵拖拽“填充柄”也可以進(jìn)行填充,當(dāng)然填充形式更多樣。方法是,填好起始單元格數(shù)據(jù),用鼠標(biāo)指向填充柄,按下鼠標(biāo)右鍵在同一行(或同一列中)進(jìn)行向左、向右(或向上、向下)拖拽到預(yù)定單元格后,松開右鍵,這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)快捷菜單。
點(diǎn)擊相應(yīng)菜單,可完成相關(guān)操作。如點(diǎn)擊“復(fù)制單元格”,可在鼠標(biāo)拖拽的范圍內(nèi),用起始單元格數(shù)據(jù)復(fù)制填充。
關(guān)沖劍:其它幾個(gè)菜單項(xiàng)
當(dāng)鼠標(biāo)指向菜單“編輯/填充”時(shí),其子菜單中除有“序列…”外,還有“向下填充”、“向右填充”、“向上填充”和“向左填充”幾個(gè)菜單項(xiàng)。它們的作用都是以復(fù)制的形式填充選定的單元格區(qū)域。
現(xiàn)舉例來說明“向右填充”的作用,其它菜單項(xiàng)作用類似。以B2作為起始單元格,在其中輸入一個(gè)日期2004-3-15,再從B2向右選定含有若干個(gè)單元格的區(qū)域,用菜單命令“編輯/填充/向右填充”,則所選區(qū)域單元格的數(shù)據(jù)皆為2004-3-15。
少澤劍:幾個(gè)特別的填充操作
有幾個(gè)特別的填充操作,不妨試試,看看有什么效果:
1. 在同列(行)兩相鄰單元格中,分別輸入兩數(shù)值型數(shù)據(jù)。同時(shí)選中它們,并以之為起始點(diǎn),用鼠標(biāo)左鍵拖拽填充柄向上或下(在行中為向右、向左)拖拽填充,這時(shí)也會(huì)有等差序列出現(xiàn)。此法對(duì)日期型、時(shí)間型、含數(shù)字的字符型和自定義序列中的數(shù)據(jù)均有產(chǎn)生等差序列的效果。
2. 在用鼠標(biāo)左鍵拖拽填充柄進(jìn)行填充時(shí),同時(shí)按住鍵盤上的Ctrl鍵。你會(huì)發(fā)現(xiàn)不同類型的數(shù)據(jù)會(huì)有不同的填充效果,請(qǐng)注意區(qū)分。
少商劍:自動(dòng)填充
自動(dòng)填充是直接利用現(xiàn)有單元格數(shù)據(jù)對(duì)其附近的單元格或單元格區(qū)域進(jìn)行數(shù)據(jù)的智能填充?梢杂貌藛畏绞胶褪髽(biāo)拖拽填充柄的方式進(jìn)行。
1. 菜單方式
(1)在欲進(jìn)行自動(dòng)填充的起始單元格鍵入數(shù)據(jù),并選中包括起始單元格在內(nèi)的單元格區(qū)域(行或列)。
(2)用菜單:“編輯/填充/序列…”,彈出“序列”對(duì)話框。
(3)欲橫向自動(dòng)填充序列,在“序列產(chǎn)生在”欄選中“行”選項(xiàng);否則選中“列”選項(xiàng)按鈕。
(4)在“類型”選項(xiàng)中選擇“自動(dòng)填充”;
(5)單擊“確定”按鈕。
2. 用鼠標(biāo)拖拽填充柄方式
鼠標(biāo)拖拽填充柄方式是最簡(jiǎn)單方便的自動(dòng)填充方式。填充柄是位于選定單元格或區(qū)域的右下角的小黑塊。
(1)在起始單元格中鍵入數(shù)據(jù)并選中該單元格。
(2)將鼠標(biāo)指針指向填充柄(選定區(qū)域右下角的黑色小方塊),指針變成黑十字形狀。
(3)按下鼠標(biāo)左鍵向欲填充的方向(列中為上下,行中為左右)拖拽,至滿足需要的區(qū)域?yàn)橹埂?/p>
3. 自動(dòng)填充小結(jié):
(1)若起始數(shù)據(jù)為日期型,則填充的效果是日期按天數(shù)遞增或遞減,如2004-3-14、2004-3-15、2004-3-16……;
(2)若起始數(shù)據(jù)為時(shí)間型,則填充的效果是單元格的時(shí)間型數(shù)據(jù)按小時(shí)數(shù)遞增或遞減,如3:34、4:34、5:34……;
(3)若起始數(shù)據(jù)為已定義的“自定義序列”中的數(shù)據(jù),則填充的效果是按自定義的特殊序列中的順序循環(huán)填入(有關(guān)“自定義序列”后敘);
(4)若起始數(shù)據(jù)為含有阿拉伯?dāng)?shù)字的字符型數(shù)據(jù),則填充的效果是字符復(fù)制,而其中的數(shù)字遞增或遞減,如第1名、第2名、第3名……;如abc1、abc2、abc3……;再如2df9、2df10、2df11……(注:若含有幾個(gè)被分開的數(shù)字,則最右邊的數(shù)字發(fā)生遞增或遞減);
(5)若起始數(shù)據(jù)為數(shù)值型、邏輯型或其它不含有數(shù)字的字符型數(shù)據(jù),則填充的效果是復(fù)制起始單元格的數(shù)據(jù)。