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不再誤事─用好Excel的定時(shí)提醒功能

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15
 如果您從事設(shè)備管理工作,有近千臺(tái)機(jī)械設(shè)備需要定期進(jìn)行精度檢測(cè),那么,就得每天翻閱“設(shè)備鑒定臺(tái)賬”來尋找“到期”的設(shè)備——實(shí)在是太麻煩了!用Excel建立一本“設(shè)備鑒定臺(tái)賬”是不是方便得多?方法是:用Excel的IF函數(shù)嵌套TODAY函數(shù)來實(shí)現(xiàn)設(shè)備“到期”自動(dòng)提醒。

  首先,運(yùn)行Excel,將“工作簿”的名稱命名為“設(shè)備鑒定臺(tái)賬”,輸入各設(shè)備的詳細(xì)信息、上次鑒定日期及到期日期(日期的輸入格式應(yīng)為“年-月-日”,如:2003-10-21,如圖1)。

  然后,選中圖1所示“提示欄”下的F2單元格,點(diǎn)擊插入菜單下的函數(shù)命令,在“插入函數(shù)”對(duì)話框中選擇“邏輯”函數(shù)類中的IF函數(shù),點(diǎn)擊[確定]按鈕,就會(huì)彈出“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框,分別在Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入“到期”、Value_if_false行中輸入“" "”(如圖2),并點(diǎn)擊[確定]按鈕。這里需要說明的是:輸入的 "" 是英文輸入狀態(tài)下的雙引號(hào),是Excel定義顯示值為字符串時(shí)的標(biāo)識(shí)符號(hào),即IF函數(shù)在執(zhí)行完真假判斷后顯示此雙引號(hào)中的內(nèi)容。為了醒目,可在“單元格屬性”中將F2單元格的字體顏色設(shè)置為紅色。

 

 

  最后,拖動(dòng)“填充柄”,填充F列以下單元格即可。

  我們知道Excel的IF函數(shù)是一個(gè)“條件函數(shù)”,它的語法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”,具體地說就是:如果第一個(gè)參數(shù)logical_test返回的結(jié)果為真,則執(zhí)行第二個(gè)參數(shù)Value_if_true的結(jié)果,否則執(zhí)行第三個(gè)參數(shù)Value_if_false的結(jié)果;Excel的TODAY函數(shù)[語法是TODAY()]是返回當(dāng)前系統(tǒng)日期的函數(shù)。

  實(shí)際上,本文所應(yīng)用的IF函數(shù)語句為IF(E2=TODAY(),"到期",""),解釋為:如果E2單元格中的日期正好是TODAY函數(shù)返回的日期,則在F2單元格中顯示“到期”,否則就不顯示,TODAY函數(shù)返回的日期則正好是系統(tǒng)當(dāng)天的日期。

 

 

  Excel的到期提醒功能就是這樣實(shí)現(xiàn)的。

 

 

 
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