郵件合并的第二步是指定數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源的內(nèi)容是合并文檔中需 要變化的信息,如姓名、稱呼、地址、電話、傳真號(hào)等?梢詣(chuàng)建 新的數(shù)據(jù)源,也可以打開已有的表或數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)源。
7.3.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源
要?jiǎng)?chuàng)建新的數(shù)據(jù)源,可以按照如下步驟進(jìn)行:
(1)單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令,出現(xiàn)【郵件合 并幫助器】對(duì)話框。單擊【數(shù)據(jù)源】下的【獲取數(shù)據(jù)】按鈕,出現(xiàn) 一個(gè)下拉菜單,如圖7-19 所示。
word 處理數(shù)據(jù)源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703757999.gif">
(2)單擊【建立數(shù)據(jù)源】按鈕,出現(xiàn)【創(chuàng)建數(shù)據(jù)源】對(duì)話框, 如圖7-20 所示。所建立的數(shù)據(jù)源類似于數(shù)據(jù)庫的表,也是由行和列 組成。第一行稱為域名行,其他行稱為記錄。列對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫的字 段,在郵件合并中就是要合并的域名。
word 處理數(shù)據(jù)源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703758968.gif">
(3)在【域名行中的域名】文本框中列出了一些常用的域名。用戶可以刪除不需要的域名,也可以增加自己的域名。
(5)單擊【保存】按鈕將文檔保存,然后出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框,詢 問用戶編輯數(shù)據(jù)源或主文檔。
(6)單擊【編輯數(shù)據(jù)源】按鈕,出現(xiàn)【數(shù)據(jù)表單】對(duì)話框,就 可以向數(shù)據(jù)源中輸入數(shù)據(jù)了,輸入數(shù)據(jù)的方法在4.5 節(jié)“表格與數(shù) 據(jù)庫”中已講過。
(7)單擊【數(shù)據(jù)表單】對(duì)話框中的【查看數(shù)據(jù)源】按鈕,就回 到數(shù)據(jù)源文檔窗口?梢钥吹剿玫臄(shù)據(jù)記錄,如圖7-21 所示。
word 處理數(shù)據(jù)源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703758901.gif">
(8)在數(shù)據(jù)源窗口中,可以利用【數(shù)據(jù)庫】工具欄對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn) 行修改,如增加記錄,刪除記錄,對(duì)記錄進(jìn)行排序等。
(9)如果要編輯主文檔,可以單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄的【郵件 合并主文檔】,進(jìn)入主文檔窗口進(jìn)行編輯。
7.3.2 打開已有的數(shù)據(jù)源
如果將已經(jīng)存在的文件(可以是Word 文檔、Excel 工作薄、文本 文件及其他數(shù)據(jù)庫文件)當(dāng)作數(shù)據(jù)源使用,可以采用下列步驟選擇 并打開它。
(1)單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令,出現(xiàn)【郵件合 并幫助器】對(duì)話框。
(2)單擊【數(shù)據(jù)源】選項(xiàng)下的【獲得數(shù)據(jù)】按鈕,彈出一個(gè)下 拉菜單。
(3)單擊下拉菜單中的【打開數(shù)據(jù)源】命令,彈出打開數(shù)據(jù)源 對(duì)話窗口。
(4)單擊【文件類型】列表框,選中需要的文件類型。
(5)在【查找范圍】列表框,查找要打開的文件所在的文件夾。
(6)在【名稱】列表框中找到需要的數(shù)據(jù)文件,選中它。
(7)單擊【確定】按鈕打開它。打開數(shù)據(jù)源后,彈出一個(gè)對(duì)話 窗口。
(8)單擊【編輯主文檔】按鈕,切換到主文檔編輯狀態(tài)。
7.3.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源
要?jiǎng)?chuàng)建新的數(shù)據(jù)源,可以按照如下步驟進(jìn)行:
(1)單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令,出現(xiàn)【郵件合 并幫助器】對(duì)話框。單擊【數(shù)據(jù)源】下的【獲取數(shù)據(jù)】按鈕,出現(xiàn) 一個(gè)下拉菜單,如圖7-19 所示。
word 處理數(shù)據(jù)源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703757999.gif">
(2)單擊【建立數(shù)據(jù)源】按鈕,出現(xiàn)【創(chuàng)建數(shù)據(jù)源】對(duì)話框, 如圖7-20 所示。所建立的數(shù)據(jù)源類似于數(shù)據(jù)庫的表,也是由行和列 組成。第一行稱為域名行,其他行稱為記錄。列對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫的字 段,在郵件合并中就是要合并的域名。
word 處理數(shù)據(jù)源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703758968.gif">
(3)在【域名行中的域名】文本框中列出了一些常用的域名。用戶可以刪除不需要的域名,也可以增加自己的域名。
- 要?jiǎng)h除不需要的域名,從【域名行中的域名】列表框中選中 要?jiǎng)h除的域名,然后單擊【刪除域名】按鈕。
- 要添加新的域名,單擊【域名】文本框,輸入要添加的域名, 然后單擊【刪除域名】按鈕,新域名就會(huì)添加到【域名行中 的域名】列表框中。
- 要調(diào)整【域名行中的域名】列表框中域名的順序,先選定要 移動(dòng)的域名,然后使用右邊的向上或向下箭頭移動(dòng),改變其 位置。
(5)單擊【保存】按鈕將文檔保存,然后出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框,詢 問用戶編輯數(shù)據(jù)源或主文檔。
(6)單擊【編輯數(shù)據(jù)源】按鈕,出現(xiàn)【數(shù)據(jù)表單】對(duì)話框,就 可以向數(shù)據(jù)源中輸入數(shù)據(jù)了,輸入數(shù)據(jù)的方法在4.5 節(jié)“表格與數(shù) 據(jù)庫”中已講過。
(7)單擊【數(shù)據(jù)表單】對(duì)話框中的【查看數(shù)據(jù)源】按鈕,就回 到數(shù)據(jù)源文檔窗口?梢钥吹剿玫臄(shù)據(jù)記錄,如圖7-21 所示。
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(8)在數(shù)據(jù)源窗口中,可以利用【數(shù)據(jù)庫】工具欄對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn) 行修改,如增加記錄,刪除記錄,對(duì)記錄進(jìn)行排序等。
(9)如果要編輯主文檔,可以單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄的【郵件 合并主文檔】,進(jìn)入主文檔窗口進(jìn)行編輯。
7.3.2 打開已有的數(shù)據(jù)源
如果將已經(jīng)存在的文件(可以是Word 文檔、Excel 工作薄、文本 文件及其他數(shù)據(jù)庫文件)當(dāng)作數(shù)據(jù)源使用,可以采用下列步驟選擇 并打開它。
(1)單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令,出現(xiàn)【郵件合 并幫助器】對(duì)話框。
(2)單擊【數(shù)據(jù)源】選項(xiàng)下的【獲得數(shù)據(jù)】按鈕,彈出一個(gè)下 拉菜單。
(3)單擊下拉菜單中的【打開數(shù)據(jù)源】命令,彈出打開數(shù)據(jù)源 對(duì)話窗口。
(4)單擊【文件類型】列表框,選中需要的文件類型。
(5)在【查找范圍】列表框,查找要打開的文件所在的文件夾。
(6)在【名稱】列表框中找到需要的數(shù)據(jù)文件,選中它。
(7)單擊【確定】按鈕打開它。打開數(shù)據(jù)源后,彈出一個(gè)對(duì)話 窗口。
(8)單擊【編輯主文檔】按鈕,切換到主文檔編輯狀態(tài)。