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如何在Word中高效選擇錄入表格

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15
 每個辦公室都少不了上報一些報表什么的,故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標(biāo)。在一些表格的項目中一定會有非此即彼的輸入項,如果將這些項目設(shè)計成下拉列表就會大大提高輸入的速度和正確性,今天筆者就和大家一起來探討一下這方面的技巧。

  一、在Word中設(shè)置“下拉型窗體域”,實現(xiàn)表格的選擇性錄入方式

  在這里我們還是舉個例子來說明我們的設(shè)計思路吧!比如,要上報一份“2003年計算中心上機情況統(tǒng)計表”,在這個表格中如職稱、上機課程等幾項是要反復(fù)重復(fù)輸入的,那不妨將它設(shè)置成選擇性下拉列表式輸入方式,只要一點單元格,就會出現(xiàn)一個下拉列表,在列表中選擇要輸入的項就可以了。如圖1所示為此表的一部分。

如何在Word中高效選擇錄入表格
圖1 2003年計算機中心上機情況匯總表

  要實現(xiàn)上面如圖所示的效果需要進(jìn)行如下設(shè)置。

  第一步:設(shè)計表格

  先打開一個Word文檔,在其中根據(jù)需要先設(shè)計好表格?梢韵葘⒁恍┎荒苡孟吕斎氲膯卧裣刃休斎搿

  第二步:插入下拉型窗體域

  下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場合。我們設(shè)計的這個表格,在“職稱、上機課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域,用戶在填寫表單時可以直接點擊鼠標(biāo)選定,不必進(jìn)行輸入,省去了重復(fù)輸入的麻煩。

  具體方法:將鼠標(biāo)移到指定位置,比如上機課程下面的單元格,點“視圖→工具欄→窗體”,彈出“窗體”工具欄,點“下拉型窗體域”按鈕,如圖2所示。

如何在Word中高效選擇錄入表格
圖2窗體工具欄

  窗體域插入后,單元格中會顯示出一個帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示,用于提醒用戶該域的具體位置,并不會被打印出來。雙擊插入的窗體域,系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”的框格內(nèi)添加下拉菜單中的選項。添加的步驟是:首先在“下拉項”項目中輸入需要添加的第一個列表項,并單擊“添加”按鈕(或按回車鍵),然后依次輸入其余列表項。所有列表項添加完畢后,可以通過向上↑、向下↓這2個“移動”按鈕改變列表項的排列順序。選中“啟用下拉列表”項,點“確定”按鈕即可,如圖3所示。

如何在Word中高效選擇錄入表格
圖3設(shè)計下拉項

  這樣一個單元格的下拉型窗體域就設(shè)置好了,下面的單元格就可以采用復(fù)制、粘貼的方法來完成。依次類推,完成其他項的域插入工作。

  第三步:保護窗體

  下拉型窗體域插入完成之后,單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護窗體”按鈕,這樣除了含有窗體域的單元格外,表格的其他地方都無法進(jìn)行修改。此時用鼠標(biāo)單擊任一窗體域單元格,在單元格的右側(cè)會出現(xiàn)一個下拉三角圖標(biāo),點擊該圖標(biāo)會彈出下拉列表,在其中選擇即可。全部選擇好后,再點“保護窗體”按鈕即可解除鎖定。

  二、在Excel中設(shè)置“有效性”,實現(xiàn)表格的選擇性錄入方式

  還是上面列舉的那個例子吧。在Excel中可不能在玩兒窗體域了,得換個方法才行。

如何在Word中高效選擇錄入表格
圖4設(shè)計表格大體輪廓

  先在Excel工作表中設(shè)計好表格的大體輪廓,再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容;選定要使用選擇性輸入的區(qū)域,如圖4所示。

  再點“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令,在“數(shù)據(jù)有效性”窗體中的選“設(shè)置”選項卡,在“允許”欄中選擇“序列”;在“來源”欄中輸入序列來源的單元格絕對地址或點“來源”欄中右側(cè)的隱藏窗體按鈕,再用鼠標(biāo)選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容單元格,最后單擊“確定”返回,如圖5所示。

如何在Word中高效選擇錄入表格
圖5數(shù)據(jù)來源設(shè)置

  此時只要用鼠標(biāo)點中區(qū)域中的任一單元格,都會在單元格的旁邊出現(xiàn)一個下拉箭頭,單擊箭頭,會顯示出所有的設(shè)置序列,我們只要從中單擊所需的項目即可完成錄入,如圖6所示。


圖6項目錄入

  上面說到的兩種在Word和Excel中實現(xiàn)選擇性錄入的方法是不是省事多了?快試試吧!

 

 

 
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