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Word:格式選擇題轉(zhuǎn)為Excel文檔

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15

  隨著信息技術(shù)的不斷普及,許多學(xué)校實(shí)現(xiàn)了無紙化考試,教師將收集的試題輸入數(shù)據(jù)庫,考試時(shí)從數(shù)據(jù)庫中隨機(jī)抽取試題生成試卷,學(xué)生可在計(jì)算機(jī)上直接答題。這種新型的考試方式大大提高了工作效率。

  一般來說,題庫中的試題大多要求用數(shù)據(jù)庫格式錄入,而平時(shí)教師們寫教案、出試卷都是用Word,對(duì)VFP、Access、Excel等用得較少。況且,用數(shù)據(jù)庫格式錄入試卷也不是很方便。這就產(chǎn)生了一個(gè)問題,如何將用Word方式錄入的試題(本文以選擇題為例)轉(zhuǎn)換為Excel電子表格或DBF文件格式呢?

  思路分析

  對(duì)于把有分隔字符(該符號(hào)用來分隔每個(gè)字段)的文本文件轉(zhuǎn)換為Excel電子表格,大家可能都比較熟悉。因此只要將以Word方式錄入的選擇題轉(zhuǎn)換為有分隔字符的文本文件就大功告成了。可見,此步驟是關(guān)鍵一步。如圖1是以Word方式錄入的選擇題,如圖2是將圖1轉(zhuǎn)換后的Excel數(shù)據(jù)庫格式。從圖2中可以看到,一道題包括題干及四個(gè)選項(xiàng),題干及選項(xiàng)分屬不同字段,題與題之間用段落符分隔(即分行),題干與各選項(xiàng)間用分隔字符分列。了解上述思路后,我們就可以進(jìn)行轉(zhuǎn)換了。

Word:格式選擇題轉(zhuǎn)為Excel文檔
圖1 Word中的題目

  問題解決

  1.設(shè)立分隔字符,將文檔保存為純文本文件

  由于文檔輸入的格式有所不同,如圖1所示第一題中各選項(xiàng)間有空格,這里還需去除選項(xiàng)間的空格。打開“查找與替換”對(duì)話框,在查找內(nèi)容欄輸入“^w”(“^w”為空格標(biāo)志符,點(diǎn)擊“高級(jí)→特殊字符”即可找到),替換欄為空白,點(diǎn)擊[全部替換]按鈕,這樣就刪除了文本中的空白區(qū)域。按照題干與各選項(xiàng)間用分隔字符分列的思路,我們分別在題干與選項(xiàng)A、選項(xiàng)A與選項(xiàng)B、選項(xiàng)B與選項(xiàng)C、選項(xiàng)C與選項(xiàng)D間設(shè)立分隔字符,分隔字符一定要是特殊符號(hào)且文檔中所沒有的,本文以“@”為例。

Word:格式選擇題轉(zhuǎn)為Excel文檔
圖2 Excel中的題目
具體方法如下:打開圖1所示的文檔,復(fù)制“A、”,執(zhí)行“編輯→替換”命令,將光標(biāo)停放在查找欄,按下“Ctrl+V”鍵,在查找欄輸入“A、”。在替換欄中輸入“@ A、”,點(diǎn)擊[全部替換]按鈕,這樣文中所有的選項(xiàng)“A、”被替換成了“@ A、”,同樣,將“B、”替換成“@ B、”,將“C、”替換成“@C、”,將“D、”替換成“@D、”。由于圖1第二題中選項(xiàng)間有段落符標(biāo)志,需要去除選項(xiàng)間的段落標(biāo)志符,在“查找與替換”對(duì)話框中,將“^p@”替換為“@”(“^p”為段落標(biāo)志符,點(diǎn)擊[特殊字符]按鈕即可找到),去掉“@”字符前的所有段落標(biāo)志符。最后結(jié)果如圖3,然后將該文檔另存為純文本文件。
Word:格式選擇題轉(zhuǎn)為Excel文檔
圖3加入分隔符的文本文件

  2.將純文本文件轉(zhuǎn)換為Excel電子表格

  在Excel空白文檔中,執(zhí)行“文件→打開”命令,打開剛才保存的純文本文件,出現(xiàn)如圖4所示對(duì)話框,選中“分隔符號(hào)”,然后單擊[下一步]。在如圖5所示的對(duì)話框中,選中“其他”復(fù)選框,然后輸入字符“@”,單擊[下一步],最后點(diǎn)擊[完成]。這樣,就將文本文檔轉(zhuǎn)換成了Excel數(shù)據(jù)表格。

Word:格式選擇題轉(zhuǎn)為Excel文檔
圖4選中“分隔符號(hào)”

  這時(shí)轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)格式還不是十分理想,還需要對(duì)Excel數(shù)據(jù)表格進(jìn)行單元格格式設(shè)置。首先手工調(diào)整各列的適當(dāng)列寬。選中整個(gè)數(shù)據(jù),然后點(diǎn)擊“格式→單元格”,打開“單元格格式”對(duì)話框,單擊“對(duì)齊”選項(xiàng)卡,選中“自動(dòng)換行”復(fù)選框,在“垂直對(duì)齊”下拉菜單中選擇“居中”,按下[確定]按鈕。最后執(zhí)行“格式→行→最適合的行高”命令,文檔就自動(dòng)對(duì)得整整齊齊了,效果如圖2。

 

 

Word:格式選擇題轉(zhuǎn)為Excel文檔

圖5選中“其他”復(fù)選框

 小結(jié)

  1.本例是將Word中錄入的選擇題轉(zhuǎn)換為Excel電子表格,利用Excel的導(dǎo)出功能可以很輕松地將Excel表格轉(zhuǎn)換為Access及DBF文件等。

  2.以Word方式錄入的選擇題盡管格式各不相同,但在轉(zhuǎn)換時(shí)只要把握兩條原則:

  (1)題干與各選項(xiàng)間排列緊湊并用分隔字符分列。

  (2)題與題之間用段落符分行,然后進(jìn)行巧妙替換。

 

 

 
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