Word 是Microsoft公司出品的office系列辦公套件的核心組成部分,其強(qiáng)大的文字編輯和排版功能,以及易學(xué)易用的特性,在同類軟件中鶴立雞群,贏得了廣大用戶的青睞。批量文件格式轉(zhuǎn)換就是其中一項有鮮明特色的功能,相信不少熟悉office的朋友都知道,但會用的恐怕不多。筆者曾經(jīng)翻遍菜單而一無所獲,可謂真人不露相,下面就讓我們來看看其中到底有什么訣竅。
在Word 97中的使用方法。
在Word 97中,文件格式轉(zhuǎn)換向?qū)Т娣旁谖募﨏onvert8.wiz內(nèi),將它打開后,一步一步地依照提示操作,即可實現(xiàn)整批文件的格式轉(zhuǎn)換。具體操作步驟如下:
準(zhǔn)備工作。
如果你不是以完全方式安裝office97的話,請先檢查Word下的“向?qū)Ш湍0?rdquo;以及“轉(zhuǎn)換器與過濾器”是否已裝全,然后,選擇或新建兩個文件夾,一個用來存放要轉(zhuǎn)換格式的文件,另一個則存放轉(zhuǎn)換后的文件。
啟動Word 97,單擊工具欄上的“打開”按鈕,在Microsoft Office安裝目錄下,找到\Office\Macro\Convert8.wiz文件,打開后會出現(xiàn)一個警告宏病毒的對話框,單擊“啟用宏”,這時將出現(xiàn)一個選擇對話框,應(yīng)單擊 “轉(zhuǎn)換文件格式”按鈕。
進(jìn)入“文件轉(zhuǎn)換向?qū)?rdquo;后,點擊 “下一步”按鈕,Word 97會提示你是“將其他文件格式轉(zhuǎn)換為Word文檔格式”,還是“將Word文檔格式轉(zhuǎn)換為其他文件格式”。這里以前者為例,單擊其下拉箭頭,選擇源文件的格式,單擊“下一步”。
這時,向?qū)б氵x擇源文件夾和目標(biāo)文件夾所在的位置,分別點擊相應(yīng)的“瀏覽”按鈕,選好剛才確定的那兩個文件夾。再單擊“下一步”。
隨后出現(xiàn)選擇文件的對話框,在“可用文件”列表中選擇你要轉(zhuǎn)換的文件,使其轉(zhuǎn)移至“轉(zhuǎn)換文件”列表中。單擊“完成”按鈕,文件轉(zhuǎn)換即刻開始,轉(zhuǎn)換后的文件自動保存在你指定的目標(biāo)文件夾中。
轉(zhuǎn)換完成后,會詢問你是否進(jìn)行其他轉(zhuǎn)換,選“否”,并點擊控制菜單上的“關(guān)閉”按鈕,退出Convert8.wiz窗口。
在Word 2000中的使用方法。
在Microsoft公司今年推出的Word 2000中,內(nèi)置了功能更強(qiáng)大,使用更方便的文件轉(zhuǎn)換向?qū),其使用方法與Word 97略有不同,主要是啟動文件轉(zhuǎn)換向?qū)У姆椒ㄗ兊煤唵味嗔,具體操作步驟是:做好準(zhǔn)備工作后,啟動Word 2000,打開“文件”菜單,單擊“新建”命令,在出現(xiàn)的對話框中,點擊“其他文檔”標(biāo)簽,可以看到“轉(zhuǎn)換文件”圖標(biāo),雙擊它即可進(jìn)入文件轉(zhuǎn)換向?qū),以下的步驟與Word 97大同小異,這里就不再贅述了。
學(xué)會使用上述功能,就可以在Word中快速安全地轉(zhuǎn)換成批文件。該功能支持的文件格式十分廣泛,既有常見的文本編輯器格式,還支持Excel,Lotus1-2-3等電子表格軟件和Outlook通訊簿的格式。特別值得一提的是,它還有一招“殺手锏”:從任意文件中恢復(fù)文本,當(dāng)你收到朋友寄來的一堆亂碼時,或者面對不明格式的文件時,不妨用它試試,或許能給你一個驚喜。對上述內(nèi)容感興趣的朋友歡迎來信交流