工作中我們經常要制作和處理一些長文檔,比如標書、合同之類的。在瀏覽這些長的Word文檔時,如果僅僅靠拉動滾動條,顯然是極不方便的。其實,我們可以對文檔稍加設置,這樣就可以輕松定位要查找的章節(jié),使瀏覽更方便。
■ 準備工作
1. 設置樣式
按“格式”工具欄最右邊“樣式和格式”按鈕(以Word 2003測試版為例),啟動“樣式和格式”任務窗口(如圖1)。將光標定位在某個標題段任意位置,然后單擊任務窗口中的某種樣式,為相應的標題段落設置一種樣式。
仿照上面的操作,并根據(jù)標題的“級別”,依次為其他標題段落設置相應的樣式。
2. 創(chuàng)建標簽
將光標定在文檔某處,執(zhí)行“插入→書簽”命令,打開“書簽”對話框,在“書簽名”框中輸入一個容易理解的名稱,然后單擊“添加”按鈕。重復上面的操作,為文檔“夾”上一張張書簽。
3. 建立索引
選中文檔中某個特定名詞(如“成績條”),執(zhí)行“插入→引用→索引和目錄”命令,打開“索引和目錄”對話框,在“索引”標簽下單擊“標記索引項”按鈕,打開“標記索引項”對話框,單擊對話框中的“標記”按鈕。再選中另一個特定名詞,按下“標記”按鈕……為文檔中的特定名詞分別建立索引。
提示:
①如果要為文檔中一個特定名詞全部建立索引,只要單擊“標記全部”按鈕即可。
②索引標記完成后,在相應的特定名詞右側會出現(xiàn)一個索引域(如“?XE″成績條″?”),此時,按一下“常用”工具欄上的“顯示→隱藏編輯標記”按鈕,就可以將相應的索引域隱藏起來。
③索引標記后,將光標放在要生成索引的位置(通常選擇文檔結尾),再次打開“索引和目錄”對話框,在“索引”標簽下,單擊“確定”按鈕,即可生成索引了,并顯示出索引的特定名詞和名詞所處的頁碼(如圖2)。
■ 定位目標
1. 準確定位
執(zhí)行“編輯→定位”命令,打開“查找和替換”對話框,在“定位”標簽的“定位目標”下選中“書簽”選項,選中一張書簽后,按下“定位”按鈕并關閉該對話框,光標即刻跳轉到相應的書簽處,瀏覽相應的文檔內容。
提示:根據(jù)索引特定名詞所處的頁碼數(shù),也可以在“定位”對話框中快速定位到索引特定名詞所在的頁,并瀏覽相應的文檔內容。
2. 建立目錄
將光標定在文首(我們習慣將目錄放在文首),打開“索引和目錄”對話框,切換到“目錄”標簽下,按下“確定”按鈕,上述設置了樣式的標題即以目錄的形式出現(xiàn)在文首(如圖3),點擊相應的目錄項,就可以快速跳轉到目錄所對應的文檔內容處。
提示:瀏覽完后,點擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕,即可返回到目錄處。
3. 大綱視圖
在設置了多級樣式的文檔中,執(zhí)行“視圖→大綱”命令,將文檔切換到“大綱”視圖下,然后利用“大綱”工具欄(如圖4)上的若干按鈕,就可以輕松瀏覽文檔任何位置的內容了。
提示:執(zhí)行“視圖→文檔結構圖”命令,切換到“文檔結構圖”狀態(tài)下,同樣可以方便地瀏覽文檔。
4. 上下對比
執(zhí)行“窗口→拆分”命令,此時鼠標變成雙向拖拉箭頭狀態(tài),在文檔合適位置上單擊一下,即可將窗口拆分成上下兩個窗口,在每一個窗口中可以相對獨立地瀏覽同一文檔中的不同內容(如圖5)。
提示: ①在沒有拆分窗口時,將鼠標移至垂直滾動條上端成雙向拖拉箭頭狀時,雙擊鼠標,也可以快速拆分窗口。
②將鼠標移至窗口拆分線上成雙向拖拉箭頭狀時,雙擊鼠標,即可快速撤銷拆分的窗口。
5. 瀏覽對象
如果文檔中有大量特殊對象(如圖片、批注等),且需要單純地瀏覽此類特殊對象,可以這樣操作:按窗口右下角的“選擇瀏覽對象”按鈕,在隨后彈出的下拉對話框中(如圖6),選擇一類瀏覽對象(如“按圖形瀏覽”等),然后通過按窗口右下角的上(下)瀏覽按鈕,即可依次瀏覽文檔中相應的對象(如“圖形”)。
提示:如果選擇“按標題瀏覽”選項,標題必須設置相應的“樣式”;如果選擇“按圖形瀏覽”,插入的圖片必須保持其默認的“嵌入式”格式。
6. 閱讀版式
執(zhí)行“視圖→閱讀版式”命令,切換到“閱讀”版式狀態(tài)下,再單擊“閱讀版式”工具欄上的“文檔結構圖”按鈕,結合文檔結構圖,同樣很方便地瀏覽長文檔。
提示: ①這是Word2003的一個新增功能,在這種版式下,系統(tǒng)將文檔的文字進行了適當放大(這種放大不影響文檔的正常顯示和打。貏e適合于閱讀正文字號比較小的文檔,有利于保護閱讀者的眼睛。
②瀏覽完成后,單擊“閱讀版式”工具欄上的“關閉”按鈕,可以返回到正常的頁面狀態(tài)。
③在“閱讀版式”狀態(tài)下,既可以瀏覽文檔,又可以編輯文檔,一箭雙雕。
■ 準備工作
1. 設置樣式
按“格式”工具欄最右邊“樣式和格式”按鈕(以Word 2003測試版為例),啟動“樣式和格式”任務窗口(如圖1)。將光標定位在某個標題段任意位置,然后單擊任務窗口中的某種樣式,為相應的標題段落設置一種樣式。
仿照上面的操作,并根據(jù)標題的“級別”,依次為其他標題段落設置相應的樣式。
2. 創(chuàng)建標簽
將光標定在文檔某處,執(zhí)行“插入→書簽”命令,打開“書簽”對話框,在“書簽名”框中輸入一個容易理解的名稱,然后單擊“添加”按鈕。重復上面的操作,為文檔“夾”上一張張書簽。
3. 建立索引
選中文檔中某個特定名詞(如“成績條”),執(zhí)行“插入→引用→索引和目錄”命令,打開“索引和目錄”對話框,在“索引”標簽下單擊“標記索引項”按鈕,打開“標記索引項”對話框,單擊對話框中的“標記”按鈕。再選中另一個特定名詞,按下“標記”按鈕……為文檔中的特定名詞分別建立索引。
提示:
①如果要為文檔中一個特定名詞全部建立索引,只要單擊“標記全部”按鈕即可。
②索引標記完成后,在相應的特定名詞右側會出現(xiàn)一個索引域(如“?XE″成績條″?”),此時,按一下“常用”工具欄上的“顯示→隱藏編輯標記”按鈕,就可以將相應的索引域隱藏起來。
③索引標記后,將光標放在要生成索引的位置(通常選擇文檔結尾),再次打開“索引和目錄”對話框,在“索引”標簽下,單擊“確定”按鈕,即可生成索引了,并顯示出索引的特定名詞和名詞所處的頁碼(如圖2)。
■ 定位目標
1. 準確定位
執(zhí)行“編輯→定位”命令,打開“查找和替換”對話框,在“定位”標簽的“定位目標”下選中“書簽”選項,選中一張書簽后,按下“定位”按鈕并關閉該對話框,光標即刻跳轉到相應的書簽處,瀏覽相應的文檔內容。
提示:根據(jù)索引特定名詞所處的頁碼數(shù),也可以在“定位”對話框中快速定位到索引特定名詞所在的頁,并瀏覽相應的文檔內容。
2. 建立目錄
將光標定在文首(我們習慣將目錄放在文首),打開“索引和目錄”對話框,切換到“目錄”標簽下,按下“確定”按鈕,上述設置了樣式的標題即以目錄的形式出現(xiàn)在文首(如圖3),點擊相應的目錄項,就可以快速跳轉到目錄所對應的文檔內容處。
提示:瀏覽完后,點擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕,即可返回到目錄處。
3. 大綱視圖
在設置了多級樣式的文檔中,執(zhí)行“視圖→大綱”命令,將文檔切換到“大綱”視圖下,然后利用“大綱”工具欄(如圖4)上的若干按鈕,就可以輕松瀏覽文檔任何位置的內容了。
提示:執(zhí)行“視圖→文檔結構圖”命令,切換到“文檔結構圖”狀態(tài)下,同樣可以方便地瀏覽文檔。
4. 上下對比
執(zhí)行“窗口→拆分”命令,此時鼠標變成雙向拖拉箭頭狀態(tài),在文檔合適位置上單擊一下,即可將窗口拆分成上下兩個窗口,在每一個窗口中可以相對獨立地瀏覽同一文檔中的不同內容(如圖5)。
提示: ①在沒有拆分窗口時,將鼠標移至垂直滾動條上端成雙向拖拉箭頭狀時,雙擊鼠標,也可以快速拆分窗口。
②將鼠標移至窗口拆分線上成雙向拖拉箭頭狀時,雙擊鼠標,即可快速撤銷拆分的窗口。
5. 瀏覽對象
如果文檔中有大量特殊對象(如圖片、批注等),且需要單純地瀏覽此類特殊對象,可以這樣操作:按窗口右下角的“選擇瀏覽對象”按鈕,在隨后彈出的下拉對話框中(如圖6),選擇一類瀏覽對象(如“按圖形瀏覽”等),然后通過按窗口右下角的上(下)瀏覽按鈕,即可依次瀏覽文檔中相應的對象(如“圖形”)。
提示:如果選擇“按標題瀏覽”選項,標題必須設置相應的“樣式”;如果選擇“按圖形瀏覽”,插入的圖片必須保持其默認的“嵌入式”格式。
6. 閱讀版式
執(zhí)行“視圖→閱讀版式”命令,切換到“閱讀”版式狀態(tài)下,再單擊“閱讀版式”工具欄上的“文檔結構圖”按鈕,結合文檔結構圖,同樣很方便地瀏覽長文檔。
提示: ①這是Word2003的一個新增功能,在這種版式下,系統(tǒng)將文檔的文字進行了適當放大(這種放大不影響文檔的正常顯示和打。貏e適合于閱讀正文字號比較小的文檔,有利于保護閱讀者的眼睛。
②瀏覽完成后,單擊“閱讀版式”工具欄上的“關閉”按鈕,可以返回到正常的頁面狀態(tài)。
③在“閱讀版式”狀態(tài)下,既可以瀏覽文檔,又可以編輯文檔,一箭雙雕。