圖1
單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕,從彈出的菜單中選擇“打開數(shù)據(jù)源”命令,從彈出的對(duì)話框中選擇以前建立好的地址簿,單擊“打開”按鈕,將其作為數(shù)據(jù)源引入進(jìn)來(lái)。
單擊“編輯主文檔”按鈕,回到主文檔的編輯狀態(tài),現(xiàn)在界面中就多了一個(gè)“郵件合并”工具欄,把光標(biāo)定位在要插入名稱的地方,單擊工具欄上的“插入合并域”按鈕(如圖2),從下拉菜單中選擇“姓名”項(xiàng),然后單擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕,我們看現(xiàn)在的內(nèi)容就符合要求了,單擊“合并至新文檔”按鈕,Word自動(dòng)新建一個(gè)文檔存放我們建立好的信件,就可以把它打印出來(lái)了。
圖2
使用郵件合并功能合并為不同類型的文檔:使用郵件合并功能不僅可以建立信函,還可以直接建立信封,郵件標(biāo)簽、分類等;單擊“郵件合并幫助器”對(duì)話框的“創(chuàng)建”按鈕,從彈出的菜單中選擇相應(yīng)的命令就可以了;如果想取消主文檔的設(shè)置,就從這個(gè)菜單中選擇“還原為普通WORD文檔”命令。
在Word中發(fā)送電子郵件方法很簡(jiǎn)單,打開“文件”菜單,選擇“發(fā)送”項(xiàng),單擊“郵件收件人(以附件形式)”命令(如圖3),就會(huì)出現(xiàn)新郵件的編輯窗口(如圖4),填好相應(yīng)的條目,就可以發(fā)送電子郵件了。 圖3
圖4
合并為電子郵件:在主文檔中單擊“郵件合并”工具欄上的“合并選項(xiàng)”按鈕,可以打開“合并選項(xiàng)”對(duì)話框,從“合并到”下拉列表框中選擇“電子郵件”,單擊“設(shè)置”按鈕,打開“合并設(shè)置”對(duì)話框,從“含郵件/傳真地址的數(shù)據(jù)域”下拉列表框中選擇電子郵件地址所在的域,單擊“確定”按鈕,回到“合并”對(duì)話框,單擊“合并”按鈕,就可以使用Outlook把當(dāng)前的文檔作為電子郵件發(fā)送出去了。
第二節(jié) 數(shù)據(jù)資源格式
使用郵件合并功能用到的數(shù)據(jù)源是有一定的格式的,對(duì)于非數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)源,要求第一行是域名行,在這一行中顯示的是插入到主文檔的域顯示出來(lái)的樣子,也可以看作是表格的標(biāo)題行;數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)源Word會(huì)自動(dòng)取其字段名為域名。郵件合并的數(shù)據(jù)源可以是Microsoft Word表格、Excel工作表、Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Dbase數(shù)據(jù)庫(kù)等等。
在“郵件合并幫助器”中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕,選擇“打開數(shù)據(jù)源”或“使用通訊簿”都可以使用建立好的通訊數(shù)據(jù)(如圖5)。
圖5
選擇“建立數(shù)據(jù)源”命令,可以打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)源”對(duì)話框,在“域名行中的域名”列表中顯示出了系統(tǒng)默認(rèn)的一些域名,我們可以選擇列表中用不到的將其刪除,也可以在“域名”輸入框中輸入要添加的域名,單擊“添加域名”按鈕將其添加到域名列表中;單擊“確定”按鈕確定域名的設(shè)置,會(huì)彈出“另存為”對(duì)話框,要求將數(shù)據(jù)源保存為單獨(dú)的一個(gè)文件,輸入文件名稱,選擇保存的文件類型,將數(shù)據(jù)源文件保存好,就可以開始編輯數(shù)據(jù)源文件了;編輯完成后切換到主文檔中就可以同前面的一樣進(jìn)行合并了(如圖6)。
圖6
第三節(jié) 文檔的切換
主文檔和數(shù)據(jù)源文檔的切換:實(shí)際在進(jìn)行郵件合并時(shí)經(jīng)常會(huì)臨時(shí)對(duì)通訊地址進(jìn)行一些改動(dòng),也就是要編輯數(shù)據(jù)源,這時(shí)就要切換到數(shù)據(jù)源文件中,我們可以從任務(wù)欄中切換主文檔和數(shù)據(jù)源,在主文檔的“郵件合并”工具欄上單擊“編輯數(shù)據(jù)源”按鈕(如圖7),出現(xiàn)編輯窗口,單擊“查看數(shù)據(jù)源”按鈕可以切換到數(shù)據(jù)源文檔中,同樣,如果數(shù)據(jù)源是Word文檔,在數(shù)據(jù)源文檔中單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”工具欄上的“郵件合并主文檔”按鈕可以切換回主文檔中。
圖7
主文檔的建立和引用:作為郵件合并使用的主文檔,可以在使用合并之前建立好,也可以在使用這個(gè)功能再進(jìn)行建立,在一個(gè)空文檔中打開“合并文檔幫助器”,單擊“創(chuàng)建”按鈕,選取要?jiǎng)?chuàng)建的主文檔類型,在彈出的對(duì)話框中選擇“新建主文檔”按鈕,就可以建立一個(gè)新文檔作為郵件合并的主文檔;單擊“編輯”按鈕,選擇剛才建立的文檔,就可以編輯了。
直接合并到打印機(jī):在設(shè)置好了主文檔的合并域之后,在主文檔中直接單擊“郵件合并”工具欄上的“合并到打印機(jī)”按鈕,就可以把合并后的結(jié)果輸出到打印機(jī)上;效果同先合并到新文檔再把新文檔打印出來(lái)是完全相同的。
第四節(jié) 域的簡(jiǎn)介 |
域在Word中很有用,使用它可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新和文檔自動(dòng)化,還可以制作一些特殊的效果,如前面我們插入的一個(gè)可以自動(dòng)更新的日期就是域。
打開“插入”菜單,單擊“域”命令,就可以打開“域”對(duì)話框,前面曾經(jīng)用這種方法插入了一個(gè)日期,現(xiàn)在用它來(lái)插入文檔的字?jǐn)?shù):從“類別”列表中選擇“文檔信息”,從“域名”列表中選擇“NumChars”,下面的提示顯示是“文檔字符數(shù)”,單擊“確定”按鈕,文檔中就插入了這個(gè)統(tǒng)計(jì)文檔字符數(shù)的域(如圖8)。
圖8
其實(shí)域可以表示的東西還有很多,像我們?cè)诒砀癫糠种杏玫墓揭彩且粋(gè)域,等等。
第五節(jié) 樣式的管理
有時(shí)在編輯文檔時(shí)建立了一個(gè)樣式,然后希望在其它類似的文檔中也可以使用這個(gè)樣式,一是可以把編輯的文檔保存為一個(gè)模板,以后用這個(gè)模板來(lái)建立新文檔,另外一個(gè)就是把建立的樣式復(fù)制到模板中,再建立的新文檔也就可以使用這些樣式了。
打開“格式”菜單,單擊“樣式”命令,打開“樣式”對(duì)話框,單擊“管理器”按鈕,打開“管理器”對(duì)話框,現(xiàn)在我們把“正文小標(biāo)題”樣式復(fù)制到剛才新建的模板中去:?jiǎn)螕粲疫叺?ldquo;關(guān)閉文件”按鈕,將當(dāng)前的模板文件關(guān)閉,按鈕就變成了“打開文件”按鈕了,單擊“打開文件”按鈕,從打開對(duì)話框中選擇我們新建的模板,單擊“打開”按鈕;現(xiàn)在選中左邊樣式列表中的“正文小標(biāo)題”項(xiàng),單擊“復(fù)制”按鈕,把樣式復(fù)制到模板中,單擊“關(guān)閉”按鈕返回編輯狀態(tài),用我們的模板新建一個(gè)文件,單擊“樣式”下拉列表框,可以看到“正文小標(biāo)題”樣式就出現(xiàn)在了里面。
圖9
第六節(jié) 插入文件 |
把某個(gè)文檔中的全部?jī)?nèi)容插入到另外一個(gè)文檔中的情況。將兩個(gè)文檔都打開,全選要插入的文檔,進(jìn)行復(fù)制,然后在另一個(gè)文檔中,將光標(biāo)定位在要插入文檔的地方,進(jìn)行粘貼,很快就完成了。
更簡(jiǎn)單的辦法:把光標(biāo)定位到要插入其它文檔的地方,打開“插入”菜單,單擊“文件”命令,從打開的對(duì)話框中選擇要插入的文件,單擊“插入”按鈕就可以了。
其實(shí)在Word中,不但可以插入Word文件,也可以插入文本文件、Excel文件等,如果設(shè)置了書簽還可以設(shè)置插入的范圍。
選擇插入文件的范圍:如果在要插入的文檔中設(shè)置了書簽,就可以在插入文件時(shí)設(shè)置插入文檔的開始位置:在“插入文件”對(duì)話框中單擊“范圍”對(duì)話框,輸入要開始位置的標(biāo)簽名稱,單擊“確定”按鈕,然后單擊“插入”按鈕,在文檔中插入的就是標(biāo)簽以后的內(nèi)容了。
圖10
第七節(jié) 選擇性粘貼
經(jīng)常會(huì)遇到這種情況:希望把某些文字復(fù)制過來(lái),但是不希望它們有格式,可是通常的粘貼都是有格式的,在這種情況下可以使用選擇性粘貼來(lái)做:首先將文字復(fù)制,然后把光標(biāo)定位到要復(fù)制文字的地方,打開“編輯”菜單,選擇“選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對(duì)話框,從“形式”列表中選擇“無(wú)格式文本”,單擊“確定”按鈕,復(fù)制的文字的格式也就沒有了,而且它們的格式和插入點(diǎn)的格式是相同的(如圖11)。
圖11
使用選擇性粘貼我們還可以把剪貼板中文字粘貼為圖片、文檔對(duì)象等:打開“選擇性粘貼”對(duì)話框,從“形式”列表中選擇“圖片”,單擊“確定”按鈕,我們復(fù)制的部分就作為一個(gè)圖片插入到了文檔中;同樣,從“形式”列表中選擇“文檔對(duì)象”,可以把復(fù)制的部分作為一個(gè)文檔對(duì)象插入到文檔中。
第八節(jié) 腳注和尾注 |
文言文的排版:這是用Word的腳注和尾注功能來(lái)設(shè)置的,首先把光標(biāo)定位到要插入注的地方,打開“插入”菜單,單擊“腳注和尾注”命令,打開“腳注和尾注”對(duì)話框,選擇“腳注”,編號(hào)方式選擇“自動(dòng)編號(hào)”,單擊“選項(xiàng)”按鈕,彈出“注釋選項(xiàng)”對(duì)話框,在“所有腳注”選項(xiàng)卡的“編號(hào)格式”下拉列表框中選擇編號(hào)格式為帶圈的字符,選擇“編號(hào)方式”為“每頁(yè)重新編號(hào)”,單擊“確定”按鈕,設(shè)置好編號(hào)的選項(xiàng),單擊“確定”按鈕,在文檔中插入一個(gè)腳注,Word自動(dòng)把光標(biāo)定位到頁(yè)面的底部,輸入注釋的內(nèi)容就可以了。下次再加時(shí),利用上面的方法,可以在文檔的各處插入腳注,而不用考慮腳注的序號(hào),而且排過版后,每頁(yè)的腳注會(huì)自動(dòng)重新編號(hào)。
圖12 圖13
在有腳注的文檔中選擇“視圖”菜單中的“腳注”命令,可以快速將光標(biāo)定位到文檔中的腳注區(qū),可以直接編輯和修改腳注。如果不想要其中一個(gè)的腳注,可以在文檔中選中腳注符,按一下Delete鍵,腳注就被刪除了,這時(shí)所有的腳注序號(hào)及腳注區(qū)中的注釋都會(huì)自動(dòng)進(jìn)行調(diào)整。在腳注區(qū)進(jìn)行刪除腳注的操作,往往不能同時(shí)刪除文檔中的腳注符。
剛才的這些操作是在頁(yè)面視圖中進(jìn)行的,如果是在普通視圖中插入的腳注,插入方法上有一點(diǎn)差異,而且要看到腳注的效果,也要切換到頁(yè)面視圖中來(lái)。尾注的插入和腳注是大同小異。
第九節(jié) 文檔的保護(hù)
有時(shí)編輯的文檔不希望別人進(jìn)行修改,這時(shí)可以給文檔設(shè)置一個(gè)口令,把文檔保護(hù)起來(lái):打開“工具”菜單,單擊“選項(xiàng)”命令,打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,單擊“保存”選項(xiàng)卡,在“修改權(quán)限密碼”文本框中輸入一個(gè)密碼(如圖14),單擊“確定”按鈕,此時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“確認(rèn)密碼”對(duì)話框,再一次輸入密碼,單擊“確定”按鈕,密碼就設(shè)置好了,關(guān)閉并保存文檔,再打開它,就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“密碼”對(duì)話框,要求我們輸入一個(gè)密碼,否則就只能以只讀方式打開文檔。
如果你不希望別人看到文檔的內(nèi)容,還可以設(shè)置一個(gè)“打開權(quán)限密碼”,打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,在“常規(guī)”選項(xiàng)卡的“打開權(quán)限密碼”正文框中輸入密碼(如圖14),單擊“確定”按鈕,彈出“確認(rèn)密碼”對(duì)話框,再次輸入密碼,單擊“確定”按鈕,同樣保存退出,再打開文檔時(shí)會(huì)彈出一個(gè)“密碼”對(duì)話框,現(xiàn)在如果不輸入密碼就不能打開文檔了。要是不想要密碼了,打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,在兩個(gè)密碼的正文框里把密碼清除就可以了。
圖14
要是把密碼忘了,你最好和微軟的人聯(lián)系,讓他們幫你來(lái)解決這個(gè)問題。
在Word中還可以對(duì)文檔的一部分內(nèi)容設(shè)置修改口令,防止別人修改,方法是打開“工具”菜單,單擊“保護(hù)文檔”命令,在“保護(hù)文檔”對(duì)話框中選擇要保護(hù)的內(nèi)容,比如批注、修訂等,輸入密碼,單擊“確定”按鈕,同樣會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“確認(rèn)密碼”對(duì)話框,確認(rèn)一下密碼就可以了。(如圖15) 圖15
第十節(jié) 存為Web頁(yè)面 |
把一個(gè)文檔保存成一個(gè)網(wǎng)頁(yè):打開“文件”菜單,單擊“另存為Web頁(yè)”命令,打開“另存為”對(duì)話框,選擇保存的文件夾,輸入文件名,單擊“保存”按鈕,就可以保存出一個(gè)Web頁(yè)來(lái)。
不過在保存時(shí)會(huì)丟失一部分格式的設(shè)置,因?yàn)樵陧?yè)面視圖中的某些格式在瀏覽器中是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的,單擊“繼續(xù)”按鈕,Word自動(dòng)轉(zhuǎn)到了Web版式視圖中,在這里設(shè)置的格式就可以在瀏覽器中完全顯示了。
打開“文件”菜單,單擊“Web頁(yè)預(yù)覽”按鈕,就可以直接用瀏覽器來(lái)查看所做網(wǎng)頁(yè)的實(shí)際效果了。在Word 2000中可以直接從打開對(duì)話框中打開并編輯Web文件夾中的文檔,也可以直接把文檔保存到Web文件夾中。
在IE5中單擊“編輯”按鈕的下拉箭頭,選擇“使用Microsoft Word for windows進(jìn)行編輯”,可以啟動(dòng)Word對(duì)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行編輯。
Web文件夾是Office 2000中增加的一個(gè)功能,它允許你將Office文檔直接保存到Web服務(wù)器,以方便文檔的更新。
設(shè)置Web文件夾:打開“我的電腦”,雙擊“Web文件夾”圖標(biāo),打開“Web文件夾”,雙擊“添加Web文件夾”圖標(biāo),打開“添加Web文件夾”對(duì)話框,在“請(qǐng)鍵入要添加的位置”輸入框中輸入放置Web文件夾的URL,單擊“下一步”按鈕,輸入這個(gè)Web文件夾的名稱,單擊“完成”按鈕,一個(gè)Web文件夾就建立好了。
使用Web文件夾:在Word的打開和保存對(duì)話框的左邊有一個(gè)Web文件夾按鈕,單擊這個(gè)按鈕,雙擊文檔要打開或保存的文件夾,選擇文檔打開或輸入名稱保存就可以了。
第十一節(jié) 自定義界面
經(jīng)常會(huì)用到雙刪除線,但又不希望打開一個(gè)“其它格式”工具欄,可以這樣做:打開“工具”菜單,單擊“自定義”命令,打開“自定義”對(duì)話框,在當(dāng)前的“命令”選項(xiàng)卡中可以找到所有的命令;從左邊的“類別”列表中選擇“格式”,從“命令”列表中找到雙刪除線,用鼠標(biāo)拖動(dòng)這個(gè)命令到工具欄上,工具欄中出現(xiàn)了這樣的一條黑色豎線,松開左鍵,這里就多了一個(gè)“雙刪除線”按鈕。按住Alt鍵拖動(dòng)這個(gè)按鈕到編輯區(qū)中,鼠標(biāo)上出現(xiàn)了一個(gè)叉的形狀,松開左鍵,這個(gè)按鈕就被刪除了(如圖16)。
圖16
把命令放到菜單中:打開“自定義”對(duì)話框,把“新建”命令放到“幫助”菜單中:拖動(dòng)“新建”命令到菜單欄的“幫助”項(xiàng)上,“幫助”菜單就打開了,向下拖動(dòng)鼠標(biāo),選擇命令放置的位置,松開左鍵,命令就放到菜單中了。
為一個(gè)命令定義一個(gè)快捷鍵:打開“自定義”對(duì)話框,單擊“鍵盤”按鈕,我們給“插入符號(hào)”命令設(shè)置一個(gè)快捷鍵:從“類別”列表框中選擇“插入”,“命令”列表框中選擇“InsertSymbol”,注意下面的提示是“插入特殊字符”,在“請(qǐng)按新快捷鍵”輸入框中單擊,把光標(biāo)定位到這里,按Alt+Z鍵,單擊“指定”按鈕把快捷鍵指定到這個(gè)命令上,單擊“關(guān)閉”按鈕回到“自定義”對(duì)話框,單擊“關(guān)閉”按鈕,現(xiàn)在按Alt+Z鍵,“符號(hào)”對(duì)話框就出現(xiàn)了。
第十二節(jié) 文檔屬性的設(shè)置 |
預(yù)覽文檔時(shí)發(fā)現(xiàn)有的文檔可以預(yù)覽,而有的就不行,這是文檔屬性的設(shè)置,打開“文件”菜單,單擊“屬性”命令,打開“屬性”對(duì)話框,默認(rèn)的是“摘要信息”選項(xiàng)卡,在這里有一個(gè)“保存預(yù)覽圖片”的復(fù)選框,默認(rèn)是不選中的,一般的文檔無(wú)法預(yù)覽就是由于這個(gè)原因,選中這個(gè)復(fù)選框,單擊“確定”按鈕,把文檔保存一下就可以了。
打開文檔的屬性對(duì)話框,在這里可以設(shè)置文檔的作者、單位、標(biāo)題等信息,單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡,可以看到文檔的大小、位置、創(chuàng)建時(shí)間等信息;單擊“統(tǒng)計(jì)信息”選項(xiàng)卡,可以看到文檔的一些時(shí)間信息和文檔的段落、字?jǐn)?shù)等信息; 使用其它的兩個(gè)選項(xiàng)卡還可以查看文檔的大致內(nèi)容和自定義屬性(如圖17)。
圖17
在修改和審閱文檔時(shí),無(wú)論是批注還是修訂都會(huì)自動(dòng)加上用戶的信息,打開“工具”菜單,單擊“選項(xiàng)”命令,打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,單擊“用戶信息”選項(xiàng)卡,這里重新輸入用戶信息就可以了(如圖18)。
圖18
第十三節(jié) 使用幫助
在幫助里有最權(quán)威、最全面的資料,現(xiàn)在的Word 2000提供了幫助助手,它可以根據(jù)我們當(dāng)前做的操作給出我們想要的幫助:?jiǎn)螕艄ぞ邫谏系男柼?hào),也就是幫助按鈕,就可以把“助手”調(diào)出來(lái)了。
在輸入框中輸入想要知道的內(nèi)容主題,單擊“搜索”按鈕,它就會(huì)把有關(guān)這個(gè)主題的條目顯示出來(lái),如果這一屏上沒有,單擊“請(qǐng)看下一頁(yè)”可以看更多的東西,然后在要看的條目上單擊,就可以看到幫助了。
還可以選擇使用其它的不同助手,單擊“選項(xiàng)”按鈕,打開“Office 助手”對(duì)話框,單擊“助手之家”選項(xiàng)卡,使用“上一位”“下一位”按鈕就可以選擇助手了。
我們還可以選擇不使用助手,單擊“選項(xiàng)”按鈕,去掉“使用Office 助手”前面的復(fù)選框,單擊“確定”按鈕就可以不使用助手了;使用目錄,就像我們查閱文檔一樣在主題中找;使用索引就用關(guān)鍵字來(lái)找(如圖19)。
圖19
打開幫助,可以使用“幫助”菜單中的“Microsoft Word幫助”命令或按F1鍵來(lái)進(jìn)行。 選擇“幫助”菜單中的“這是什么”命令或按快捷鍵Shift+F1,可以使鼠標(biāo)變成一個(gè)帶有問號(hào)的箭頭,此時(shí)用鼠標(biāo)單擊界面中相應(yīng)的位置,就可以獲得相應(yīng)的幫助。
第十四節(jié) 模板的建立和使用 |
在實(shí)際工作中會(huì)遇到類似信函這種經(jīng)常使用的文檔,它們?cè)诟袷降脑O(shè)置上都大同小異,在這種情況下把文檔保存為一個(gè)模板可以使工作更方便:打開“文件”菜單,單擊“另存為”命令,打開“另存為”對(duì)話框,選擇文件類型為“文檔模板(*.doc)”,Word就自動(dòng)轉(zhuǎn)到了模板的保存文件夾,輸入模板的名字,單擊“保存”按鈕。
我們可以基于模板建立新的文檔,打開“文件”菜單,單擊“新建”命令,在“新建”對(duì)話框中就出現(xiàn)了剛才建立的模板,選擇它,單擊“確定”按鈕,建立的新文檔就包含了原來(lái)模板中的內(nèi)容,只需要做少許的改動(dòng)就可以出稿了。其實(shí)所有建立的新文檔都使用了模板,只是Word默認(rèn)使用“空白文檔”模板。
除了將文檔保存為模板外,還可以直接建立一個(gè)新的模板:打開“文件”菜單,單擊“新建”命令,在打開的對(duì)話框的“新建”選擇區(qū)中選擇“模板”,單擊“確定”按鈕,就可以新建一個(gè)模板了。
也可以對(duì)已建立的模板進(jìn)行修改,只要在打開文檔時(shí)選擇文檔類型為“文檔模板”并打開相應(yīng)的模板就可以了。
在管理器中不僅可以進(jìn)行樣式的復(fù)制,還可以進(jìn)行自動(dòng)圖文集詞條、宏、工具欄等的復(fù)制。其它的復(fù)制都和樣式的復(fù)制基本一樣。