一、記錄的充分性和有效性
 

記錄應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品形成過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和效果，為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息。原則是“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”，體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準(zhǔn)確及時(shí)的精神原則。

在編制記錄時(shí)，既要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分性，也要對(duì)每一記錄的必要性進(jìn)行評(píng)審。確保全面、有效地記錄質(zhì)量信息。

二、記錄應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化

記錄應(yīng)做到格式統(tǒng)一，便于填制，便于統(tǒng)計(jì)和分析，同時(shí)也為進(jìn)一步使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理打下基礎(chǔ)。記錄的填寫必須規(guī)范、正確、清楚，以滿足證實(shí)與質(zhì)量改進(jìn)的需要。

三、記錄的實(shí)用性

在確定每一記錄的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)考慮記錄的實(shí)用性，歸檔和保存要符合規(guī)定要求，保證記錄，檢索方便，信息共享對(duì)一些不能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供依據(jù)的信息，不要體現(xiàn)在記錄中。

四、記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

只有記錄真實(shí)準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息，才能為開展質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供科學(xué)的依據(jù)。記錄的失真、失實(shí)、模糊不清都將失去使用價(jià)值，甚至?xí)�造成產(chǎn)品質(zhì)量失控和領(lǐng)導(dǎo)決策的失誤。為此，在確定記錄的格式和內(nèi)容時(shí)，應(yīng)考慮填寫的方便性并保證在現(xiàn)有條件下能準(zhǔn)確地獲取所需質(zhì)量信息。在填寫記錄時(shí)，應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，實(shí)事求是，能再現(xiàn)檢測過程，必要時(shí)可對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。

五、記錄應(yīng)利于管理

不論使用何種載體記錄質(zhì)量信息，都應(yīng)易于貯存、查閱、分析和控制。應(yīng)對(duì)記錄的標(biāo)識(shí)做出明確規(guī)定，必要時(shí)，應(yīng)制定記錄的管理程序。

記錄一般分為質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄兩大類，質(zhì)量記錄指實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系活動(dòng)中所產(chǎn)生的記錄，技術(shù)記錄是進(jìn)行檢測所得的數(shù)據(jù)和信息的累積，也是檢測是否達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量或過程所表明的信息。記錄不只是檢測的原始記錄，象任務(wù)委托、合同評(píng)審、質(zhì)量內(nèi)審、管理評(píng)審、文件發(fā)放、會(huì)議簽到等均屬記錄。原始記錄中應(yīng)包含足夠的信息，以便能再現(xiàn)檢測過程。具體信息一般應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、項(xiàng)目、儀器設(shè)備、環(huán)境設(shè)施、采用方法、實(shí)施過程、相關(guān)人員、樣品描述等。

六、檢測分析記錄中常見的不足

1、不計(jì)起始與終止值，僅計(jì)間隔值，失掉了觀測的原始性，如滴定用量體積、烘干或培養(yǎng)時(shí)間等；

2、記錄的次數(shù)不夠，不足以證明達(dá)到要求，稱量恒重等，至少應(yīng)有兩個(gè)以上讀數(shù)，以證明在規(guī)定要求范圍內(nèi)；

3、記錄格式不規(guī)范，未設(shè)計(jì)必要的表格，被稱為“萬能”記錄表，常常會(huì)丟失必要的信息；

4、記錄更改不規(guī)范，只是用筆重新使勁描寫，看不出原來的數(shù)據(jù)；

5、記錄的信息量不全，如稀釋的過程相關(guān)信息沒有記錄下來等；