在檢驗檢測機構資質認定和實驗室能力認可時,建立和實施管理體系是其中的一個重要條件,而作為實驗室自身,按照管理體系要求開展工作是確保數(shù)據結果有效的重要基礎,實驗室理應建立和實施好管理體系。然而,在實際運行當中,卻存在著兩種極端情況,一種是管理體系在實驗室活動中用不上,更不用說起規(guī)范作用了;一種是管理體系運行過于復雜,甚至成為累贅。針對前一種情況,同道咨詢專家團隊已做過很多分析,也提出了一些對策。針對后一種情況,我們從管理層的角度討論一下如何使管理體系運行簡單化。
管理層職責劃分應清晰明了。實驗室管理層通常是由最高管理者、技術負責人、質量負責人組成,管理層應全權負責實驗室運作,在工作中處于組織領導的地位。管理層成員之間職責的劃分,尤其是技術負責人和質量負責人的職責,賦予給技術負責人的職責,就不應再賦予質量負責人;同樣,賦予給質量負責人的職責,就不應再賦予技術負責人。不能有些工作既是技術負責人的事兒,又是質量負責人的事兒。至于兩者之間的協(xié)調與配合,那是正常工作該有的細節(jié)問題,應保留一定的空間,不需要再做出進一步規(guī)定。賦予的職責從源頭上清晰明了,這是管理體系運行簡單化的要件之一。
最高管理者在管理體系運行中的作用至關重要。最高管理者應與重要客戶保持良好的溝通,對關鍵崗位人員應從內外部做好選擇任命,應做好資金資源保障,除此以外其他一些例行性工作,應合理地進行授權。比如,技術運作當中的事項應由技術負責人決策,質量管理當中的事項應由質量負責人決策,機構內部的決策機制應盡量穩(wěn)定、簡單和透明。有些最高管理者對已經決策的事項仍要二次決策,甚至將已經決策的推到從來;有些機構授權不夠充分,授權范圍變來變去,決策機制也不夠穩(wěn)定;有些管理層該在位時不在位,等到下班時間返回公司,又是開會,又是盯事。這些不當行為,都會使簡單的事情復雜化。
技術負責人和質量負責人工作經歷經驗應相當。實驗室作為專業(yè)化技術型組織,在實際運行當中確實存在技術運作與質量管理清晰的職能分配,所以,作為一個實驗室當然還是應該有技術負責人與質量負責人的設置,這兩種角色也應該處于管理層的位置。實驗室活動的每一個環(huán)節(jié)都可能既涉及質量又涉及技術,因此,如果質量負責人懂技術,技術負責人懂質量,在實際工作中雙方的配合與監(jiān)督將更容易進行,雙方的交流更容易達成共識。所以,一個機構的質量負責人應與技術負責人有相當?shù)膶I(yè)技術水平、有相當?shù)墓ぷ鹘洑v、有相當?shù)墓ぷ鹘涷。只?/span>“相當”,兩者才能更好地協(xié)調配合,使管理體系運行簡單化。
當然,作為管理體系運行,也包括工作流程的簡單化,記錄表格的簡單化,但無論如何,只有管理層的簡單化,才會有管理體系運行的簡單化。