一、總則
檢驗(yàn)印章是檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)合法存在的標(biāo)志,是檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的象征。為了保證檢測機(jī)構(gòu)印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性,有效地維護(hù)檢測機(jī)構(gòu)利益,杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生,特制定本管理制度。
二、印章的刻制
(一)檢測機(jī)構(gòu)各類印章的刻制均須報(bào)機(jī)構(gòu)最高管理者批準(zhǔn)。
(二)“中國計(jì)量認(rèn)證徽標(biāo)”(CMA認(rèn)證章)、“檢驗(yàn)專用章”,由河南省市場監(jiān)督管理局頒發(fā)。
(三)法人個人名章、行政章、財(cái)務(wù)章、各種檢驗(yàn)章、認(rèn)定章,由綜合辦公室開具檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)介紹信統(tǒng)一到有關(guān)部門指定的機(jī)構(gòu)辦理雕刻手續(xù),印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(四)各業(yè)務(wù)室、車間、崗組的工作用私章,由各部門根據(jù)工作需要報(bào)綜合辦公室統(tǒng)一定制。
(五)未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得擅自刻制有關(guān)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的各種印章。
三、印章的啟用
(一)新印章要做好戳記,并統(tǒng)一在綜合辦公室留樣保存,以便備查。
(二)新印章啟用前應(yīng)由檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)正式行文啟用通知,并注明啟用日期、發(fā)放部門(個人)、使用權(quán)限和范圍。
四、印章的使用范圍
檢測機(jī)構(gòu)的印章主要包括CMA認(rèn)證章、檢驗(yàn)專用章、行政章、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章(財(cái)務(wù)章、人事章、唯一性認(rèn)定章、檢驗(yàn)合格章、底盤合格章)、法人專用個人名章、職工個人工作用私章。所有印章必須按規(guī)定范圍使用,不得超出范圍使用。
(一)行政章的使用范圍主要為:
1 、對外簽發(fā)的文件。
2 、與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。
3 、由本檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的證明及有關(guān)材料。
4 、對外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告。
5 、公司章程、協(xié)議。
6 、職工調(diào)動。
7 、員工的任免聘用。
8 、協(xié)議(合同)、擔(dān)保、承諾書。
(二)檢驗(yàn)檢測專用章(CMA認(rèn)證章、檢驗(yàn)專用章、唯一性認(rèn)定章、檢驗(yàn)合格章、底盤合格章)的使用范圍主要為:
1 、對外出具的《機(jī)動車安全技術(shù)檢驗(yàn)報(bào)告單》。
2 、《機(jī)動車查驗(yàn)記錄表》。
(三)法人個人名章,主要用于需加蓋私章的協(xié)議(合同)、財(cái)務(wù)及報(bào)表、人事任免或各類文書。
(四)財(cái)務(wù)專用章,主要用于結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。
(五)職工個人工作用私章僅限于有關(guān)報(bào)告、報(bào)表、記錄及檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作聯(lián)系使用。
五、印章的管理職責(zé)
(一)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)最高管理者:
負(fù)責(zé)行政章的使用審批工作。
(二)綜合辦公室主任:
負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的印章管理、使用登記、審核工作,并負(fù)責(zé)制定印章的使用程序。
(三)各業(yè)務(wù)室、車間、崗組負(fù)責(zé)人:
負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的印章保管、使用工作。
(四)需使用個人私章的職工:
1、負(fù)責(zé)個人私章的保管和正確使用。
2、損壞的私章需上交綜合辦公室更換。
3、不得擅自借予他人使用。
六、印章的管理、授權(quán)、使用及保管
(一)印章的管理
1、行政章、人事章、暫停使用或待分配使用的查驗(yàn)類印章由綜合辦公室指定專人負(fù)責(zé)管理。
2、CMA認(rèn)證章、檢驗(yàn)專用章、檢驗(yàn)合格章由主審核員負(fù)責(zé)管理。
3、唯一性認(rèn)定章(編號(1)至(15))由獲得授權(quán)的查驗(yàn)員負(fù)責(zé)管理。
4、底盤合格章(編號(1)至(4))由指定的底盤檢驗(yàn)員負(fù)責(zé)管理。
5、財(cái)務(wù)章、法人個人名章,由指定的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)管理。
6、職工個人私章由各業(yè)務(wù)室、車間、崗組將對應(yīng)使用者名單報(bào)綜合辦公室備案。
7、印章管理使用者必須高度重視管理職責(zé),切實(shí)負(fù)責(zé),不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的,可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替,但必須辦理移交手續(xù),并填寫印章移交登記表。(見附件:表1《印章移交登記表》)
8、為保證資金的絕對安全,財(cái)務(wù)專用章、法人個人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用,做到一人無法簽發(fā)支票、匯票,一人無法提出現(xiàn)金。 (二)印章的使用
1、行政章、人事章的使用由各管理者設(shè)立使用登記臺帳,按照使用范圍,嚴(yán)格審批和登記后方可用章。(見附件:表2《印章使用申請表》、表3《印章使用登記表》)
2、CMA認(rèn)證章、檢驗(yàn)專用章、檢驗(yàn)合格章經(jīng)由檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)發(fā)文授權(quán)后,在授權(quán)有效期內(nèi)按照使用范圍使用,無需另行審批和登記。
3、唯一性認(rèn)定章、底盤合格章等查驗(yàn)類印章無需審批和登記,按照使用范圍使用。
4、法人個人名章或檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)最高管理者私章由最高管理者本人簽字或接受授權(quán)人簽字后方可使用。
5、財(cái)務(wù)專用章、支票專用章、法人個人名章由財(cái)務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用。
6、嚴(yán)禁職工私自將印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用,需填寫申請并登記后分管負(fù)責(zé)人及最高管理者簽批后方可攜帶外出,印章外出期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。
7、以檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)名義簽定的協(xié)議(合同)、訂購單等,由專業(yè)人員審核,最高管理者批準(zhǔn)后方可蓋章。(對加蓋印章的材料,應(yīng)注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當(dāng),要齊年蓋月;會簽類文件需將年月日蓋至印章中線;印章字跡要端正,圖形清晰。)
8、私人取物、取款、掛失、辦理各種證明,需用單位介紹信時,由綜合辦公室嚴(yán)格審批,符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。
9、任何印章管理者不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章文件、文書、表格等必須已經(jīng)填寫完畢,字跡須清晰、正確。
10、對已辭退、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的,必須具備合法、合理原由,持有效佐證材料,經(jīng)最高管理者審批后,方可蓋章。
(三)印章的保管
1、印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。
2、印章保管必須安全可靠,須加鎖保存,印章不可私自委托他人代管。
3、印章管理、使用者如因崗位變動,應(yīng)及時上繳印章,并與新印章管理、使用者辦理接交印章手續(xù),以免貽誤工作。
4、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
5、印章應(yīng)及時維護(hù)、確保其清晰、端正。 6、印章保管有異常現(xiàn)象或遺失,應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場,管理、使用者應(yīng)及時向綜合辦公室報(bào)告、備案,并配合查處。
七、印章的停用
(一)有下列情況,印章須停用:
1、單位名稱變動。
2、印章?lián)p壞。
3、印章遺失或被竊,聲明作廢。
(二)印章停用時須經(jīng)最高管理者批準(zhǔn),及時將停用印章送綜合辦公室封存或銷毀,建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。(見附件:表4《印章停用申請表》)
八、附則
本《印章使用管理規(guī)定》未盡事宜由檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)最高管理者裁定。