記錄是為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據(jù)的文件。記錄的作用主要是為檢測工作的質量效用提供客觀證據(jù)，為預防和糾錯溯源提供依據(jù)。

 

1.1記錄的基本要求

⑴檢測測試過程的基本步驟和依據(jù)；

⑵參加檢測人員的資格；

⑶檢測使用的儀器設備及場地；

⑷檢測實驗環(huán)境條件；

⑸檢測分析的數(shù)據(jù)；

⑹檢測分析結果的判斷；

⑺檢測實驗的結論等。

 

1.2記錄種類

凡對檢測工作質量和質量體系運行有效性有關的、需要證實的所有方面，都必須認真做好記錄。

與檢測質量有關的記錄分為技術記錄和質量記錄兩類。

⑴技術記錄

技術記錄是進行檢測所得數(shù)據(jù)和信息的積累。包括檢測過程的原始記錄、導出數(shù)據(jù)(簡稱原始記錄)、合同、任務單，以及與檢測工作相關的技術方案、采樣點設置圖等說明資料。

⑵質量記錄

質量記錄是客觀反映質量或質量體系運行過程的信息載體，主要包括質量體系內審和質量管理評審的記錄與報告、質量監(jiān)督、儀器設備運行檢查、儀器設備和計量標準檔案、人員培訓記錄檔案、申訴以及糾正措施或預防措施等。

 

1.3記錄管理

⑴所有的記錄必須指定專人負責管理；

⑵制訂各類記錄的保存期限；

⑶涉及客戶的記錄應制定保密措施，以保護客戶信息和所有權；

⑷記錄應保存在適宜的環(huán)境及設施中，有效防止污損、變質、蟲蛀和丟失；

⑸記錄的維護管理、查閱或借閱應符合保護客戶信息和所有權程序要求；

⑹超過保管期限的記錄，由管理人員造冊，經批準后，按有關程序予以處理。

 

1.4檢測原始記錄規(guī)范

原始記錄是編制檢測報告的主要依據(jù)，也是必要和可能時再現(xiàn)試驗的依據(jù)，因此必須記錄完整、真實、清楚，對涂改應作出統(tǒng)一規(guī)定。原始記錄除試驗數(shù)據(jù)和觀察記錄外，還要對所用儀器設備、標準物質、環(huán)境條件、試驗參數(shù)、樣品編號及其狀態(tài)、測試過程中的異�，F(xiàn)象進行如實記錄。

檢測原始記錄是檢測工作活動軌跡的客觀證據(jù)，是形成檢測報告的原始憑證，因此必須規(guī)范化。

⑴原始記錄信息要完整。

原始記錄應包括以下內容：

a)檢測的方法依據(jù)；

b)使用的儀器設備名稱、型號及編號；

c)檢測時的被測樣品標識；

d)檢測時的環(huán)境條件；

e)檢測觀察結果、數(shù)據(jù)及其計算；

f)檢測人員和復核人員簽字；

g)其他必要的說明。

⑵原始記錄填寫人員應準確、規(guī)范、完整、客觀地記錄相關內容，不得使用鉛筆書寫；

⑶原始記錄因筆誤或計算錯誤需要更改時，應按規(guī)定的程序進行修改。如使用單桿劃去原數(shù)據(jù)，在其右上方寫上正確數(shù)據(jù)，并有更改人的簽章；

⑷正確使用法定計量單位；

⑸使用統(tǒng)一格式的原始記錄。

2、報告

檢測報告是檢測機構向客戶提供的最終產品，也是檢測機構工作質量的最終體現(xiàn)，因此檢測機構應準確、清晰和客觀報告進行的每一項檢測結果。

 

2.1檢測報告基本要求

⑴檢測報告的編制應符合國家有關法律法規(guī)及檢測機構所建立的質量體系文件的規(guī)定；

⑵報告中所使用的術語、定義應與現(xiàn)行有效的國家標準、技術規(guī)范一致；

⑶使用法定計量單位；

⑷檢測數(shù)據(jù)的處理與表達方式應與現(xiàn)行有效的國家標準、技術規(guī)范一致；

⑸必須加蓋相關的印章；

⑹若有分包項目應注明，必要時可詳細說明。

 

2.2檢測報告內容

檢測報告應包括以下信息：

a)標題；

b)檢測機構名稱、地址及聯(lián)系電話；

c)檢測報告唯一性標識，報告總頁數(shù)及頁碼；

d)客戶的相關信息；

e)檢測樣品的描述說明和明確標識；

f)檢測樣品的特性及狀態(tài)；

g)檢測方法技術依據(jù)及說明；

h)檢測儀器設備及檢測環(huán)境條件；

i)檢測的結果，并適當輔以表格或簡圖加以說明；

j)報告批準(或經授權)人、審定人(適用時)、審核人、編制人的簽字或等同的標識；

k)報告的有效性聲明；

l)對估算的監(jiān)測結果不確定度的說明(如果適用)；

m)特定方法、客戶要求附加的信息(適用時)。

 

2.3檢測報告審核與簽發(fā)

⑴報告審核

檢測報告在簽發(fā)前必須進行校對和審核。校對主要是對數(shù)據(jù)轉移、計算處理及報告內容差漏進行校對；審核是對報告的完整性、項目的齊全性、依據(jù)的正確性以及結論的正確性進行審查，審查內容包括：

①檢測所依據(jù)的標準、方法、指導書的有效性；

②檢測所依據(jù)方法、儀器設備、環(huán)境條件選用、數(shù)據(jù)計算以及所有文字、符號、計量單位的正確性；

③報告的檢測結果與檢測原始記錄的一致性；

④報告內容及其檔案要件的完整性；

⑤報告結論的正確性及報告編制的規(guī)范性。

⑵報告簽發(fā)

經審核的檢測報告由法人或其授權簽字人簽發(fā)，同時應指定專人負責待發(fā)檢測報告的管理，實行領用登記制度。

有關人員從報告編制、審核到發(fā)布或傳遞檢測報告均應遵循保護客戶信息和所有權程序的相關規(guī)定。

 

報告由檢測機構的負責人或其授權簽字人簽發(fā)，對于授權簽字人應滿足以下要求：

①相應授權簽字領域的資格和經驗；

②能參與監(jiān)督日常報告產生的關鍵過程；

③熟悉檢測標準與檢測程序(包括理論基礎知識和技術領域的實際能力)；

④能對檢測結果進行科學的分析評價；

⑤熟悉質量標準體系的知識；

⑥熟悉評審機構方針、政策以及對實驗室的有關要求；

⑦有足夠的時間參與實驗室工作，熟悉實驗室質量體系和業(yè)務工作的開展。

 

2.4檢測報告更改

檢測報告的更正是指對檢測機構已簽發(fā)批準送達客戶后，因出現(xiàn)下列原因之一需要對檢測報告進行的更正或補充。

①發(fā)現(xiàn)檢測報告對應的檢測儀器設備出現(xiàn)問題，且已影響到該檢測報告所涉及的檢測結果；

②發(fā)現(xiàn)由于采用了不正確或不完善的檢測方法，導致檢測結果有誤；

③發(fā)現(xiàn)出具的檢測報告有其他錯誤；

④為滿足客戶的合理要求。

報告的更改可采用以下方式：

①發(fā)布一個新的檢測報告，以替代原檢測報告。新報告應有新的編號，并標明替代的舊報告號；

②以"報告的更改或補充的通知"的形式通知客戶(尤其是采用電子傳輸時)，應統(tǒng)一編制這種文件格式。

 

2.5檢測報告結論評價用語模式的建立

⑴所檢項目全部合格

模式：該樣品所檢項目符合GB×標準。

舉例：該樣品所檢項目符合GB2717-1996醬油衛(wèi)生標準。

 

⑵所檢項目全部不合格

模式：該樣品所檢項目不符合GB×標準。

舉例：該樣品所檢項目不符合GB2717-1996醬油衛(wèi)生標準。

 

⑶所檢項目少數(shù)不合格

模式：該樣品所檢項目中×不符合GB×標準，其余項目合格。

舉例：該樣品所檢項目中氨基酸態(tài)氮不符合GB2717-1996醬油衛(wèi)生標準，其余項目合格。

 

⑷所檢項目少數(shù)合格

模式：該樣品所檢項目中×符合GB×標準，其余項目不合格。

舉例：該樣品所檢項目中砷符合GB2717-1996醬油衛(wèi)生標準，其余項目不合格。

 

⑸參照標準評價

模式：參照GB×標準，該樣品所檢項目…，即先加入"參照GB×標準"，其后與上述相同。