一、接收樣品
實驗室接收樣品時,應(yīng)仔細檢查,確認并記錄樣品的以下信息:
a) 名稱(由客戶命名)
b) 類別(如土壤、自來水)
c) 數(shù)量(如5袋、3瓶)
d) 規(guī)格(如1kg/袋、500mL/瓶)
e) 性狀(如褐色粉末、黑色顆粒、無色液體)
f)狀態(tài)(包裝完好程度,新鮮程度等)
g) 運輸條件(對運輸條件有要求時)
h) 采樣日期和時間(檢測有時限要求時)
除了采用文字描述,必要時實驗室可通過影像(如照片)記錄樣品的性狀。
二、 粘貼標識
樣品確認無誤后應(yīng)及時進行標識,標識內(nèi)容包括:
a)樣品名稱
b)樣品的唯一性編號
c)樣品狀態(tài)(未檢、待檢、已檢、留存)
確保樣品在實驗室期間保留樣品標識及時更新樣品狀態(tài)。
三、接收方式
若客戶為送樣上門,實驗室收樣人員盡量與客戶一起清點樣品,確認無誤后再簽訂委托合同。若樣品不滿足檢測要求,或與客戶聲稱情況不一致,應(yīng)在合同簽訂前向客戶提出。
若與客戶為遠程簽訂合同,客戶通過物流傳送樣品,收到樣品發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)第一時間聯(lián)系客戶。實驗室有義務(wù)向客戶說明運輸條件要求及樣品的檢測時限要求。
四、 異常處理
A、樣品并非客戶聲稱的類別/質(zhì)量
如:客戶要檢測大米中鎘含量,寄來的樣品為一袋大黃米;
客戶送來一個打磨成型的啤酒瓶底,說是祖母綠(實際發(fā)生過);
客戶聲稱送來的金首飾為120.8g,實際上僅有102.65g;
實驗室發(fā)現(xiàn)后應(yīng)及時告知客戶,確認是否為郵寄錯誤或客戶理解/認知有誤。
B、樣品數(shù)量與聲稱不符
是否為客戶忘帶了,快遞漏發(fā),還是多個快遞部分丟失。
C、樣品量不夠
如:檢測需要50mL,客戶樣品僅20mL。要向客戶詢問是否可補充樣品,還是直接安排檢測。若不補充樣品,實驗室應(yīng)向客戶說明樣品量不足對檢測結(jié)果帶來的影響(如方法檢出限增大、無法留樣、無法進行重復(fù)性測試、無法進行樣品加標等),并在報告中進行聲明。
D、樣品變質(zhì)
如:珠寶樣品,收到的珠寶有破損
食品樣品,保存期較短,或包裝破損,導(dǎo)致樣品變質(zhì)應(yīng)及時通知客戶。包裝破損時,即便無肉眼可見的變質(zhì),也需要通知客戶。
E、樣品采集后運輸儲存條件不符合要求
樣品中有機物檢測,要求4℃以下冷藏保存,客戶常溫帶來或寄過來。
實驗室應(yīng)向客戶說明運輸儲存條件不符對檢測結(jié)果帶來的影響。若客戶堅持繼續(xù)檢測,需在委托合同和檢測報告中作出聲明。
F、樣品存放時間過久
如:某些細菌檢測,要求在采樣后8小時內(nèi)開始?蛻魳悠凡杉两邮諛悠芬训竭_或超過規(guī)定時限,應(yīng)向客戶說明超過時限后檢測對檢測結(jié)果帶來的影響。若客戶堅持繼續(xù)檢測,需在委托合同和檢測報告中作出聲明。
五、合同評審
收樣人員和客戶充分溝通,確認樣品數(shù)量狀態(tài)、檢測方法、收費價格、報告時間、違約責任等,達成共識,鑒定合同(收樣單)。