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出國參展是經(jīng)貿(mào)活動(dòng)的重要內(nèi)容，要想成功參展，前期準(zhǔn)備至關(guān)重要。在此，本刊特將赴國外參展的有關(guān)準(zhǔn)備工作分幾部分提供給讀者，以供參考。
一、 參展人員出國手續(xù)的辦理
一般，持因公護(hù)照人員由組展公司統(tǒng)一辦理簽證，參展企業(yè)可根據(jù)組展公司提供的外經(jīng)貿(mào)部展覽批文(復(fù)印件)、出國任務(wù)通知書(原件)到當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門辦理出訪手續(xù)和申請參展費(fèi)用，并于組展公司規(guī)定的時(shí)間前，將材料正本送抵組展公司，以便統(tǒng)一辦理簽證。
簽證材料包括：
a、因公護(hù)照
b、出國任務(wù)確認(rèn)件(正本)
c、出訪人員政審批件(正本)
d、光面照片(同護(hù)照上一致)
e、出訪人員名片壹張
f、簽證資料表格組展公司
持因私護(hù)照人員在報(bào)名參展時(shí)請?jiān)趫?bào)名申請表上注明，并盡快將護(hù)照資料(護(hù)照復(fù)印件)提供給組展公司。組展公司提供有關(guān)邀請函給參展企業(yè)，并協(xié)助準(zhǔn)備有關(guān)申請簽證資料，由參展人員向有關(guān)駐華使館申請簽證。博覽會正式邀請函一般在展覽會開始前20天左右寄達(dá)參展企業(yè)。
申請因私簽證需提供如下個(gè)人資料：護(hù)照、簽證申請表格、邀請函、費(fèi)用自理函。第一次持因私護(hù)照出國人員，需有所去簽證國家的出境卡。
二、展品的包裝
托運(yùn)展品的包裝一般使用紙箱，特別注意選用質(zhì)量好的紙箱，且所有紙箱都必須打包，否則展品在托運(yùn)過程中易出現(xiàn)損傷。展品箱內(nèi)嚴(yán)禁裝運(yùn)易燃、易爆、易腐和有毒物品。如果展品出發(fā)時(shí)隨身自帶，包裝宜用行李箱，不要用紙箱或木箱，以便順利通關(guān)。
運(yùn)輸包裝箱上一般要刷上以下標(biāo)記(英文)：
1、嘜頭(Marks):不同展覽所使用的嘜頭不同，具體根據(jù)展覽項(xiàng)目而定，組展公司會另行通知;
2、展覽名稱(Exhibition);
3、參展企業(yè)名稱(Exhibitors);
4、參展企業(yè)攤位號(或編號)和箱號：根據(jù)組展公司安排給各參展單位的攤位號(或編號)，箱號寫在公司攤位號(或編號)的后面。例如：某公司的攤位號(或編號)為9A，第一箱為9A-1，第二箱為9A-2……依此類推。此標(biāo)記一般要求寫在展品箱左上角。
5、 體積(Meas.)：長×寬×高(以米為單位)
6、 毛重、凈重(G.W./N.W.)：以公斤為單位
注：攤位編號是展團(tuán)自編號，只作為展品發(fā)運(yùn)和制作單證之用，和實(shí)際攤位號無關(guān)。
三、展品集中
展品運(yùn)輸時(shí)，一般組展公司基本采用指定專業(yè)公司作為展品國內(nèi)運(yùn)輸代理單位的方式，由他們負(fù)責(zé)展品的國內(nèi)集中、報(bào)關(guān)和遠(yuǎn)洋運(yùn)輸工作。
展品一般在展覽開始前2個(gè)月集中到組展公司指定運(yùn)輸代理單位的倉庫，以便保證展品在展覽開幕前及時(shí)運(yùn)到攤位上。因此，展品集中的時(shí)間不能超過組展公司規(guī)定。
展品展后一般不安排回運(yùn)，多由參展商自己處理。如確實(shí)需要安排回運(yùn)，要及早聯(lián)系組展單位，所產(chǎn)生的費(fèi)用由參展企業(yè)自己承當(dāng)。
四、展品運(yùn)輸單證
展品國內(nèi)外清關(guān)所需單證包括展品清冊、裝箱單、發(fā)票。有的國家要求提供原產(chǎn)地證(FORM A或C/O)和衛(wèi)生防疫證書。
所有單證都必須蓋有公司公章和簽字，在組展公司規(guī)定時(shí)間內(nèi)將所要求的單證正本寄抵。如果展品隨身自帶，必須攜帶好全套以上單證，以便過海關(guān)檢查時(shí)出示。
五、參展人員注意事項(xiàng)
大多數(shù)出國展組展單位制定有如下注意事項(xiàng)：
1、一般展團(tuán)實(shí)行“總團(tuán)管理，分團(tuán)負(fù)責(zé)”的管理責(zé)任制。各參展企業(yè)應(yīng)自覺配合展團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)工作，遵守紀(jì)律和要求。
2、參展人員在外護(hù)照和機(jī)票由總團(tuán)統(tǒng)一保管。如果臨時(shí)需要借出，必須向總團(tuán)說明合理理由，并辦理借出手續(xù)，用完后立即歸還。
3、展團(tuán)人員在外的一切活動(dòng)必須服從總團(tuán)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和安排，不允許擅自離團(tuán)活動(dòng)，更不能到展團(tuán)安排以外的他國活動(dòng)。人員臨時(shí)外出要征得所屬單位在外負(fù)責(zé)人的同意，并向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
4、遵守外事紀(jì)律，遵守所在國法律，尊重當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)俗習(xí)慣，維護(hù)國家尊嚴(yán)。
5、遵守博覽會的有關(guān)規(guī)章制度，不得提前撤展，按博覽會規(guī)定處理樣品;展覽期間參展人員認(rèn)真做好貿(mào)易洽談工作，爭取多成交。
六、有關(guān)資料
為有效做好展覽的籌備和出展工作，參展企業(yè)要詳細(xì)閱讀下列資料：展覽會介紹和市場材料、具體籌展日程表、展品運(yùn)輸詳細(xì)聯(lián)系辦法、展團(tuán)在外行程計(jì)劃、攤位裝修方案等。另外，參展企業(yè)還要準(zhǔn)備出國人員簽證資料表格、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、展品清冊等資料。
總之，充分的展前準(zhǔn)備是成功出展的重要保障。
附：參展企業(yè)參展準(zhǔn)備工作日程表
一、參展企業(yè)填寫參展申請表
二、參展企業(yè)付參展定金
三、送交參展企業(yè)資料 展前三個(gè)月
四、了解展團(tuán)出訪路線 展前兩個(gè)半月
五、辦理護(hù)照等出訪手續(xù) 展前兩個(gè)月
六、展品報(bào)關(guān)單證和展品集中發(fā)運(yùn) 展前兩個(gè)月
七、參展企業(yè)確認(rèn)攤位位置和裝修方案 展前一個(gè)半月左右
八、參展費(fèi)余額匯入組展公司 展前一個(gè)半月
九、集中護(hù)照，統(tǒng)一申請簽證 展前一個(gè)月
十、展前會議 展團(tuán)出發(fā)前一天或當(dāng)天
十一、展團(tuán)出發(fā) 展前三天
